企业档案信息资源开发利用工作研究

赵骊玢

（上海福寿园实业集团有限公司，上海 201700）

新时代档案行业的发展需要进一步发展档案信息资源，进一步强调档案信息资源的价值。本文提出了若干新时代档案信息资源开发利用战略，希望提高档案信息资源利用效率，加快档案信息资源共享，突出档案信息资源的价值。

1 企业档案信息资源的开发利用概述

信息资源的开发和利用是档案管理的根本目标，也是利用其中所载信息价值的主要手段。目前，为了使企业能够更好地发展，它们必须确定自己的发展方向和需求，查明和改进问题。所有这些都与档案的开发和使用密切相关。特别是，在当今技术变革的时代，企业对档案和信息资源的更广泛地利用提高了其信息的价值，从而进一步提高了相关工作在企业发展中的地位。

2 企业档案开发利用工作现状和问题

1）企业档案开发利用工作现状。档案的价值在于其使用，企业档案工作的重要性主要体现在服务于企业的发展上。目前，大多数公司的档案管理模式落后，档案存取仍然是一种非活跃、缺乏创新的服务。一方面，由于数字资源有限，缺乏先进的研究模式，目前存档效率低下；另一方面，由于许多企业对档案管理重视不够，档案管理人员的总体素质低下，以及企业内部缺乏科学的档案管理服务模式。解决这些问题的第一步是不断改进档案管理人员的工作。

2）企业档案开发利用工作问题。目前，企业档案资源开发面临的挑战包括：对档案资源开发认识不足、档案工作机制不足、档案资源不够丰富、档案质量差以及档案工作人员不足。针对这些问题，收集关于档案使用情况的反馈意见是一个更好的解决办法。

3 企业档案信息资源开发利用的必要性

第一，从企业管理层决策的角度来看，企业档案信息资源的开发利用可以使企业管理更加精确。公司档案是公司管理的基础之一。新的业务经理可以从归档中了解公司的历史和发展趋势，而旧的业务经理可以更准确地了解公司未来的运营目标。在企业档案信息资源的支持下，企业的生产活动和市场经济的变化记录在档案中，有助于企业领导人在企业的长期商业活动中建立企业文化。同样，企业文化的长期发展是企业赖以生存的基石，企业档案信息资源的开发是帮助企业文化逐步发展的手段。作为促进企业文化的一部分，企业可以通过树立自己的形象加强核心竞争力。最后，公司档案信息资源的开发利用确保了公司档案管理的成本效益，满足了公司最基本的需要。信息资源合理利用后，企业招标过程中遇到的问题、科研投入、设备改造等都会得到解决，公司的操作系统会越来越完善，公司未来的发展方向也会越来越清晰，企业的经济绩效自然会提高。

4 加强企业档案信息资源开发利用的重要途径

1）进行源头管理。重视档案信息资源的建设工作，需要从源头出发，严格控制档案信息资源的质量，确保信息资源能够具有较高的开发价值。企业需要加强对档案信息资源的建设。在源头管理方面，企业下属的各个部门和单位需要加大对档案的管理力度，并配备专业的档案管理人员来管理整个项目部门的档案资料管理工作，这不仅需要企业制定一个完整的档案管理制度，同时需要各个部门之间开展紧密的合作，并进行相关的考核工作。只有这样，才能够真正地实现源头管理的目标，这对于档案信息建设具有重要的意义，也能够为档案信息资源的开发利用奠定坚实的基础。

2）提升档案信息资源开发利用的信息化水平。首先，我们要加强数字化建设，各级档案必须确定信息资源开发和利用的优先次序，并有针对性地、有条理地实现档案数字化。数字化不应局限于纸面档案，而应包括图像、视频、录音和缩微胶片等各种媒体。应加快建立电子文件中心和数字档案，重点是加强档案数据库管理系统、电子文件管理系统、数字档案信息的转移和获取系统。应积极促进新时代档案信息资源的新模式，重点是建立和提供档案专题数据库，以便更有针对性和系统化地开展工作。其次，我们要积极应对网络潮流，需要充分利用互联网手段，建立一个档案资源共享和信息服务平台，扩大公众获取档案信息服务的机会，并向社会提供全面的档案信息服务；利用多媒体技术在网络环境中发展档案，建立一个新的平台，以展示和传播档案研究成果，引导档案资源，最大限度地提高档案信息交流的效率，扩大档案信息资源的覆盖面和影响。我们要加强智能管理，智能归档管理减少了归档人员的工作量，加快了归档信息资源的开发和分发。我们需要在档案的开发和利用方面深入研究先进的新技术，在设备、技术和资源的开发和利用方面进行综合创新，以改变传统管理，采用成熟和稳定的技术。

3）加大档案宣传力度，树立开发利用意识。为了最大限度地提高档案信息资源开发利用的效率，社会全体成员必须积极支持和参与档案信息资源的开发利用，以赢得全社会的响应。提高全社会对开发和利用档案和信息资源的重要性的认识，采取多种方法确保整个社会真正承认档案管理。可以充分利用电视、报刊和因特网等各种媒体，积极宣传与档案信息资源开发和利用有关的法律法规，充分传播档案信息资源的相关知识点，指导人们充分利用档案信息。与此同时，提高认识活动应侧重于如何开发和利用存档信息资源，包括通过网站、微信公益告示、报纸广告、特别会议和展览，以便向公众提供信息，使公众能够真正了解。

4）档案信息化软件的选择和维护。企业在进行档案信息化建设过程中，需要正确地选择档案管理的软件并且做好后续的维护工作，从而使得档案信息化软件能够在实际中发挥其应有的价值和效果，在进行档案信息化软件选择时，需要选择信誉较好的生产厂商，或者是邀请社会上的专家学者适用到企业中进行信息软件的编制。另外，还需要明确系统的升级能力以及开发能力，实现软件的有效升级以及管理，只有企业的档案信息化管理软件能够顺应信息化管理的需求，才可以提升实际的工作效果。其次，在进行档案信息化软件选择时，需要配备标准化的功能以及设备，选择产品时需要符合我国的相关标准以及要求，特别是选择一些主流产品和国外一些实力雄厚的软件公司所推崇的产品，从而减少实际维护的费用。在设备选择时，需要充分地考虑网络的容载量以及响应速度。在进行档案信息化管理工作时，需要严格按照我国推荐信息化管理的标准，结合自身的发展需要和特点，搭建完善的内部维护和管理体系，在维护工作中需要做好数据的记录工作，企业也可以建立独立性的数据库，从而保证实际工作效率的提升，解决由于以往档案管理信息化建设中不足之处所带来的困扰。

5 结束语

随着经济社会的快速发展，对企业档案管理工作的要求越来越高。档案资源利用便捷化、管理信息化、制度标准化、队伍专业化等成为企业档案开发利用工作发展的新标准和要求，我们应积极适应时代发展的要求，不断完善体制机制，最大限度地发挥企业档案信息资源在服务企业发展、促进经济社会发展过程中的重要作用，为实现中华民族伟大复兴的中国梦贡献力量。