人事档案管理与大数据

汪卫杰

（河南商丘市梁园区人力资源和社会保障局，河南 商丘 476000）

1 大数据带来的机遇

1）有利于保护各类档案文化资源，确保档案收集的完整性。档案来源渠道更加广泛，一切信息皆可归档，大大扩宽了档案资源的收集范围，有利于保存各种类型的档案资源，保证“档案全数据”的完整。

2）有利于优化档案业务工作流程，提升档案业务管理工作能力。大数据时代，云计算、云存储、微服务、云服务、远程服务、大数据挖掘和分析等技术，档案网络管理系统和应用平台的出现，实现档案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务，可以有效减轻档案工作者任务负担，利用信息科学技术提高档案管理工作水平。

3）有利于挖掘档案增值信息，创造社会、经济双重效益。利用大数据技术开发使用档案管理软件和系统，有利于把具有民族价值、文化价值、民生价值、社会价值、经济价值的档案进行深挖分析，以供全社会共享共用。

4）有利于加强档案管理机构的职能职责，构建科学的档案管理体系。大数据时代下档案管理模式创新研究，尤其是对档案管理机构的准确定位和职能优化，有利于提高档案信息资源存量与增量保存的效率，有利于加强档案部门与其他部门的协同合作，同时又节省了人力、物力和财力，为建立科学的现代化档案管理模式创造了可能。

2 管理者观念的改变

正确认识大数据时代给我国档案管理工作带来的变化，这就要求我们用发展的视角去认识档案价值，用创新的思维去拓展档案领域，用科学的方法去提高档案工作水平，用变革的技术去提升档案管理 能力。

1）大数据观。大数据时代到来的最大最显著特征就是数据量的剧增，大到我们采用一般的方法和技术无法对其进行描述和处理。大数据并非对数据量大小的定量描述，问题的关键在于如何快速获取数据价值的程度。在对需要解决的问题进行相关数据分析时，重点是要对数据进行科学分类、优化整合而不是数据越多越好。如果说过去是受主客观条件的影响而没有遵循一切数据皆归档的原则的话，那么现在数据充足技术发达的大数据时代，数据即档案，所以档案部门应该尽快树立起档案大数据观。

2）大档案观。大数据观强调的是对数据的重视，抱持一切数据皆有用的思想。大档案观则是要将一切皆有用的数据视为档案，转变成一切档案皆有用的态度。对于大档案馆的理念可以从二个方面来理解。首先，“一切归档”成为可能，让档案的大门更加开放。在档案归档的范围上门要打得更开，做到包罗万象涵盖所有，将社会产生的一切具有保存和利用价值的信息记录视为档案。只要在需要的时候可供检索利用，发挥应有的价值，那它就是潜在档案。

3）大服务观。大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不只是技术的革新，实质上计算机服务时代的来临，对数据的抽丝剥茧、总结结论更体现了计算机行业正从技术供应型转为服务供应型，技术的变革是服务的高层次要求，技术的进步是为了提供更好的服务。利用服务是数据存在的最终目的和意义，大数据时代，档案部门不仅可以运用信息技术把隐藏在海量数据中的知识揭示出来，对用户的利用习惯和兴趣趋向进行数据挖掘和量化分析，改变档案利用服务方式，提升档案服务的主观能动性，向用户提供信息抓取准、知识含量高的档案定制、推送服务，实现大档案大服务。

4）大平台。档案数据大平台建设函括二个方面的内容。首先，档案管理系统互联网平台的开发应用是重中之重。其次，建立行业内部档案管理系统局域网平台。克服各地区因独立操作造成的“信息孤岛”和信息流转不便的难题，通过权限管理和信息流通，实现数据资源的相对集中，外部信息也可通过附属软件直接导入导出系统，大大提高了上下级和部门间公文处理的效率。

3 档案数据资源体系的变化

1）档案数据的来源更广。档案馆是集中统一永久保管党和国家档案的科学文化事业机构，是科学研究和社会各界利用档案史料的中心，所以档案过去的功用主要体现在维护和传承党和国家的记忆上，这在一定程度限定了档案的来源，它们大多都是机关、企事业单位经年累月后精挑细选的“成品”，大数据时代，档案数据的来源更多地倾向网络化、社会化、平民化。

2）档案数据的内容更丰富。对于档案部门来说，信息资源是安身立命之本，档案数量越大、门类越多就越有利于档案价值的发挥，强化档案部门的社会地位。大数据时代早已让 IT 行业风起云涌，后知后觉的档案部门受到大数据的影响，档案数据本身也发生了变化。

3）档案数据的收集方式多样。信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案，就不能起到档案作为权威的作用。档案业务工作的第一环就是档案的收集，在传统的管理方式下，收集主要靠的是主动移交，单位各科室定时向综合档案室移交，各单位定时向各级国家综合档案馆移交，还要打好移交清册，以免损毁丢失。

4 档案利用服务体系的变化

1）档案服务对象。过去档案部门主要是为党和政府有关部门服务，为企事业单位服务，为公务员和职工服务，他们是档案最大、最直接的受益群体。面对新形势，国家更注重惠及民生档案资源的收集，档案更倾向于为广大人民群众服务，要为城市发展和市民服务，要为智慧城市的建设服务，要为新农村建设服务，要为农民老百姓 服务。

2）档案服务内容。档案服务一直遵循着“你来馆我来找”的模式，馆内资源就是档案部门服务内容的全部，馆外资源还不是档案，不属于服务责任范围。但是档案只是信息资源的凤毛麟角，馆外资源只因数量巨大超出档案部门处理信息的能力而被迫流于馆外。大数据时代，馆外资源尤其是网络资源显现出自身的优势和价值，应该被纳入档案服务内容的范围，扩充档案服务内容，追求档案服务内容差异化、精细化。

3）档案服务方式。档案馆作为档案服务的实体机构，拥有庞大的档案资源，传统的档案服务基本以馆藏为依托，档案用户得拿着红戳证明亲自到当地或档案所在地档案馆进馆查询。大数据时代，网络的发达开创了档案远程服务方式，不管是需要解决实际问题，还是进行咨询研究，都可以经由档案网站的互动信息栏与档案馆取得联系，用户表达诉求，档案馆再将档案通过在线传输、打包邮寄或其它方式提供给用户。

4）档案服务目的。档案服务的最高目的在于最大限度的满足用户的信息需求。大数据时代，用户需要对不同层面、不同领域、不同方向的档案信息的进行深入了解，通过对信息内容的筛选和捕捉加上自己的知识储备和理解，将无序混乱的信息整理成能够解决特定问题的答案或方法。

档案作为真实的历史记录被悉心保存，最终的目的就是需要档案部门维护好党和国家利益，服务好人民群众，满足社会公众对档案的利用服务需求。