探究信息技术在事业单位档案管理中的应用

张 羽

（兴安盟农村牧区广播电视事业管理办公室，内蒙古 兴安盟 137400）

在信息化背景下，许多事业单位已经开始引入信息化系统，这改善了档案管理的工作模式，也提高了档案管理的工作效率。为了促进事业单位的发展，使得信息化系统更合理地用于档案管理工作中，事业单位的档案管理人员和其他相关工作人员也要积极进行创新，不断改进档案管理的工作模式，在管理中加入信息化、科学化的元素，提升管理效率。

1 事业单位开展档案管理工作的意义

在当前市场经济发展速度不断加快的背景下，事业单位也对自身的发展要求与方向进行了相应调整，档案管理工作受到单位的重视。积极落实档案管理工作，能为事业单位创造相应的经济价值与社会价值。事业单位要想在多变的市场环境中占据有利地位，需要规范化实行档案管理工作，运用科学的信息化管理模式，不断创新、完善单位档案管理工作。事业单位要想实现发展与进步，需要保证各项工作互相配合，通过综合分析工作流程与管理模式，编制合理化的档案管理方案。事业单位的档案管理处于重要的改革阶段，需要单位发现合适的落脚点，并收集广泛的信息与资料，落实集成化的管理工作，建立内部档案数据库，以此分析档案基本内容[1]。

2 信息技术在事业单位档案管理中的应用

2.1 构建档案信息的资源体系

再者，事业单位的档案管理人员在推进档案信息化管理的过程中，需要积极搭建并完善事业单位的档案信息资源体系。事实上，档案资源体系的建立完善，可以在最大程度上带动事业单位档案信息利用管理。不仅如此，现代信息技术的开发运用，管理人员可以实现档案数据库的建立完善，在进行该体系构建的过程中，需要进一步加强对于现代化的信息技术的运用，确保档案管理的智能化、科学化、合理化。

2.2 健全电子档案管理机制，明确档案管理标准

1）事业单位不仅要梳理电子档案的管理流程，还要细化、规范流程，合理配置单位内部的资源，降低电子档案管理的成本支出，实现电子档案管理的专业化管理。2）明确单位各类型电子档案的格式标准，统一处理与录入电子档案，如：针对文字类的电子档案，可以利用PDF格式存储；对于图片类的档案，需要保证图片的清晰度，使用高清格式进行存储。3）事业单位要尽快出台《纸质档案数字化技术标准与技术规范》《电子执法档案暂行管理办法》等规章制度，对档案管理行为进行约束与监督。在明确安全管理责任的基础上，建立健全绩效考核机制，从上到下对各个部门的档案进行管控，保证档案的安全性与准确性，不断提升整体的档案管理效率[2]。

2.3 搭建信息化管理模式

档案管理工作系统性较强，而传统的信息化档案管理工作中存在各软件系统不兼容的状况，容易导致资源的浪费以及管理效率的降低，无法推进文件检索工作的开展，最终导致了档案信息的电子化处理。为此，事业单位需要科学的利用多媒体技术进行信息化的方案系统建设，实现档案的电子化，加大事业单位各部门之间档案信息的交流与合作，降低管理工作难度。

2.4 利用信息技术的云储存和备份

事业单位应用信息技术进行档案管理时，其首要任务就是将原本纸质的档案转变成电子档案，档案管理工作人员可以通过人工输入或者机器扫描的方式将所有档案信息转换为电子文档，并将其录入到计算机中，同时还要再云端进行存储和备份，以免档案信息不慎丢失。这样一来，便能解决传统档案存储困难且占空间等弊端，使得事业单位的档案管理可以得到进一步的发展。尤其是在当前这样一个大数据的时代，人们对于数据技术的应用越来越纯熟，所以事业单位就可以紧随时代发展的步伐，将大数据技术应用到档案管理过程中，以此来实现数字化的档案管理。这样一来，面对各种档案信息，档案管理人员就可以将其转化为数字档案，在存储的同时也会在云端产生备份，这样即便档案数据丢失，也可以从备份中将丢失的部分找出来，如此便能避免很多档案存储问题，使得档案管理的工作效率更高[3]。

2.5 拓展档案管理服务能力

服务是档案管理工作的本质，所以在信息化建设过程中提高档案管理服务能力是比较重要的工作内容。在引入信息化系统之前，档案管理主要的服务功能是对信息进行查阅、检索等，而在信息化系统引入之后档案管理的服务功能变得更加多元化，不仅能快速地查阅、检索相关数据或者是信息，还能对数据或者是信息进行有针对性地筛选、总结以及对比，这会让使用者获得更好的使用感受。以往的档案管理服务内容大多单一与被动，而信息化档案管理系统能够改善这一局面，从被动变为主动，还可以对服务内容进行拓展，这也为使用者节省了大量的时间和精力。

2.6 增加对管理人员的培训，提升信息化管理意识和技术水平

档案管理工作，运用信息化系统所涉及的范围非常广泛，而在运用过程当中，与事业单位的许多工作人员具有非常密切的联系，具有很大的影响。为了进一步顺应当代社会的发展需求，确保在档案管理当中实现信息化的运行和发展，需要事业单位不断增大对信息化建设资金的有效投入，转变传统的管理模式，制定出更加合理的、有效的计划，增强对人员的培训等。事业单位的档案管理大多是内部的工作，需要事业单位的相关领导针对这些人员进行理论知识、专业技能的培训，有效提升管理工作人员对信息管理工作的积极性。除此之外，还可以建立起良好的奖惩制度，针对考核相对优秀的员工进行奖励，对考核成绩不合格的一些人员进行批评或者再培训，不断提升管理人员的学习兴趣，促使管理人员能够掌握更多的知识，因地制宜地加快信息化构建。

3 结束语

为了保证信息化技术能在档案管理工作中发挥出应有的作用，应对档案管理人员进行全面培训，使其能够完全掌握信息化技能，在培训过程中也要注意提高档案管理人员的整体素养，让其在工作中更有责任心、更有担当，从而促进事业单位档案管理工作的信息化建设，这将极大地提高档案工作的效率，促进事业单位的发展。