基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理

徐志红

摘要：近年来，经济快速发展，计算机技术不断发展，纸制档案与电子档案并存是事业单位档案管理的客观现实，在推动档案管理电子化、信息化和标准化的理念下，应当优化纸质档案与电子档案的管理思路，明确两者的不同侧重点，进一步形成相互印证的档案体系，并且实现原始数据信息的充分挖掘，达到提高档案管理质量目标。

关键词：基层;事业单位;纸质档案;电子档案;并存;融合管理

分类号：G271;G276;D630

引言

在电子信息技术（ElectronicInformationTechnology）日益发展的今天，电子档案应用而生，成为人们不可或缺的一项保存记录的方式。电子档案的优势不言而喻，但是传统纸质档案也有着不可替代的作用，所以今天的人们更习惯于将二者结合使用，既发挥了电子档案在存储、管理上的优势，又不丢失传统档案的不可替代作用。未来一段时间，传统纸质档案和电子档案一定会相互存在、协同使用，让档案管理事业更加方便快捷。

一、纸制档案管理与电子档案管理特点

①纸质档案的概念及优劣势。纸质档案是以传统的纸张作为主要档案信息存储载体的方式，纸制档案主要由图纸、电报、相册、书稿、证书、图表等组成。我国事业单位以往主要历史档案均由纸制材料制作和组成。纸制档案具有稳定性、完整性、安全性和风险小的特征。纸制档案有明确的规则和制度标准，需要加盖公章和印章，要求纸制档案有法律效力。但是，纸制档案管理也有一定的局限性，纸制档案查阅速度慢，需要占用一定的空间，在借阅时容易损坏，而且保存的时间相对较短。②电子档案的概念及其优劣势。电子档案是借助信息技术进行管理的存储方式，电子档案可以通过计算机有效识别，其主要内容具有形式多样的特征。电子档案的存储空间巨大，可以实现对文字、视频、图表和各种信息的多元化存储。电子档案具有共享性、实时性、互动性和快捷性的特征。可以在智能化的设备下自动实现档案的存取。

二、基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理

1加强档案管理信息化的建设

根据目前档案管理的形势来看，传统的纸质档案管理模式已经十分成熟，无论是在管理制度上还是人才支撑上，若要加强纸质档案与电子档案的有效融合，就必须要完善档案管理的信息化建设。在各个组织和机构中，要根据自身的情况，来建立特有的信息化档案管理模式，才能确保档案管理信息化建设目标的实现。在档案管理信息化建设中，要坚持“双轨制”的原则，双轨制就是纸质档案与信息化档案共同实施，以纸质档案为正本，以信息化档案为副本。双轨制的信息化档案建设，不仅可以有效的实现了纸质档案和电子档案双重备份，同时还促进了档案检索和查询的效率提升，也能够保障档案管理和存储的安全性。另外，还要实现档案全周期的管理。在传统模式下，档案的管理仅仅是在档案存储和使用过程中进行管理，在档案的全周期管理则是要从档案的产生、存储以及销毁的整个生命过程，所以管理人员必须要掌握档案管理的客观规律，才能实现对不同档案的全周期管理的工作目標，提升档案管理的科学性和准确性。

2树立档案融合思想

应当明确档案管理工作的重要性，进一步树立档案融合思想，在纸制档案无法被替代的现实条件下，转化提高档案资源的利用效率。进行档案数据信息的充分转化，推动纸制档案资源不断创新发展。重点保证档案资源的和谐共存，建立通力合作的档案管理机制，达到档案管理的综合化目标。明确档案管理改革重点。第一，实现纸制档案管理的分类改革，保证纸制档案管理健全化，根据业务档案、行政档案、人事档案的分类方式形成综合化的档案管理与存储体系。其次，建立协作分工机制，在专业化、信息化、标准化的背景下明确档案管理事业改革的时间窗口，促进档案的深度融合，不断挖掘纸制档案蕴藏价值。

3电子档案的优化管理。

①完善、引入电子档案管理制度。落实电子档案管理是当前的必然选择，要求馆员积极转变工作理念，构建起完善的电子档案管理制度。在此过程中，应当在单位内重点宣传、推广电子档案管理，为档案管理工作的展开提供更好的内外部环境保障。在制定电子档案管理制度中，需要对工作范围、内容以及程序等进行明确规划，并实现电子档案收集、归档、借阅与利用等环节的统一管理、全过程管理及监督。另外，应当深入挖掘档案之间的历史联系，实现综合开发利用，保证电子档案全面性的同时避免资源浪费。②加强档案数字化建设。就纸质档案与电子档案的使用与管理情况来看，虽然在当前的发展中，纸质档案占据主要地位，但是电子档案是档案管理工作未来发展的必然趋势。基于这样的情况，必须要积极落实档案数字化建设，实现档案管理工作的现代化。在此过程中，应当重点展开纸质单反与电子档案同步归档，分批完成纸质档案的电子化、数字化。在此基础上，还结合管理软件平台，推行网络化服务，满足不同用户的实际需求。

4规范制度，建立长效机制，保障人事档案安全

档案的实体安全及信息安全是档案工作的重中之重。随着互联网技术的蓬勃发展，个人信息泄露已经让许多百姓苦不堪言，比如因手机号码泄露引起的各种电信诈骗事件、花样百出的推销电话，严重影响了人们的生活。人事档案记录了档案本人所有的学习、工作经历、家庭住址、主要家庭人物关系网、个人奖惩事件等重要信息，一旦这些信息泄露都会造成极其严重的后果。人事档案的完善是一个漫长而系统的过程，通常持续几十年甚至上百年。事业单位人事档案管理部门应依据新时代国家档案相关法律法规，制定长效的人事档案安全管理制度，结合防伪、防盗技术的使用，以保障纸质人事档案及电子人事档案的安全。国家档案局、中央档案馆在《电子文件归档和电子档案管理办法》中明确规定：具有保存价值的电子文件，必须将电子文件以相应的纸质文件等拷贝一并归档。电子档案系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。可以在管理后台对电子人事档案查阅界面设置只读功能并制定管理者权限，底层页面设置特殊水印等使电子人事档案页面不能被编辑、删改以防止泄密等。

5加强两种档案的共存性和互动性

纸质档案与电子档案在未来一段时间会长期的共存，纸质档案不会被淘汰，电子档案也不会占据主要的优势。纸质档案与电子档案在信息技术的不断提升下，融合会越来越深入。目前来说，首先要提高纸质档案的共存性和互动性，才能实现两者有效的结合。所谓共存性，就是纸质档案与电子档案两种形式共同存在。因纸质档案是首先存在，电子档案是随后衍生出来的，因此纸质档案作为主体存在，电子档案作为纸质档案的副本而存在。另外，一些視频、音频等信息，在互联网空间及数字存储设备中进行存档以外，还应该进行光盘的刻录，建立实物存储形式。这样，纸质档案与电子档案两者共同存在，能够保证档案更加安全的保存。另外，纸质档案与电子档案在共同存在的基础上要加强相互之间的互动和联系性。纸质档案与电子档案两者各自的特点，可以在查询、检索中广泛的应用。纸质档案长期的存在为电子档案的发展提供了稳定的基础，纸质档案也要不断通过电子档案的优势，来补充自己的劣势。电子档案在长时间作为纸质档案的辅助功能，也在信息查询检索等方面，发挥着巨大的优势。纸质档案与电子档案的互助性，是未来档案建设与管理的重点方向，也是实现两者良好融合的重要条件。

6调整档案管理设施

纸质档案管理是当前事业单位档案管理的客观现实，纸制档案与信息档案并存的状态长期存在。在事业单位投入档案管理经费有限的情况下，应当立足于做好传统的纸制档案管理工作，推动纸制档案管理向标准化的方向发展。还要进一步优化档案资源存储空间，不断提高档案管理的硬件水平。首先，基层事业单位应当优化档案管理库房，不断更新档案管理设备设施，对纸制档案、文献古籍，设施设备进行防霉防潮处置，并且持续购进管理用品和设施设备。其次，加强计算机设备的更新更换，保证存储介质的安全性和可靠性，同时提高档案的存储特点和调整水平，加强档案质量管理。

7事业单位人事档案纸质档案与电子档案有机结合可以相互扬长避短

目前，人事档案纸质档形式仍然是主力军，但随着办公自动化、电子信息技术的发展，电子档案的在查询检索方面的效率优势使其飞速发展。人们一度猜想电子人事档案将取代纸质人事档案，但电子档案的易复制、修改、删除特点，又使其合法性大打折扣。此外，电子人事档案对档案管理系统的依赖性、易遭病毒和黑客攻击等客观缺陷也成了电子人事档案的短板所在。因此，纸质人事档案与电子人事档案只有优势互补、取长补短，才能更高效地发挥人事档案的价值与作用，更好地提供利用和服务。

三、结语

综上所述，纸质档案与电子档案的融合是未来档案建设的重要内容。在社会信息化水平逐渐加深的环境下，智能生活与线上办公成为主流趋势，档案的管理与人们的职业和生活息息相关，复杂的档案管理程序已经于当下的先进的社会生活方式极为不符。档案管理人员要从自身的工作实践做起，通过实践的经验和理论的积累，为档案工作的发展和优化提出合理化的建议，能够不断促进档案工作的完善与进步。

参考文献：

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[5]贾虎，苗英龙.档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展分析探讨[J].卷宗，2018.

（山东省济宁市汶上县南旺镇政府，山东济宁  272506）