办公室工作智能化管理结构探析

任利军

(黑龙江职业学院，哈尔滨 150080)

办公室作为企业上传下达的重要机构，其作用非常大，但受多方面因素的影响，办公室工作管理效率和水平始终不高。

1 传统办公室工作管理及发展

办公室是企业的宣传窗口，办公条件的好坏对企业的影响不容小觑。过去物质匮乏，企业财力资源有限，硬件设施投入不足，办公条件简单。表1为不同时代办公室管理工作的特点。

表1 不同时代办公室管理工作特点Tab.1 Characteristics of office management of different eras

从表1可以看出，传统办公室管理工作特点主要体现在：文件以纸质档案方式保存，信息以电话、口头等方式传递，实际工作中存在信息输送失真、文件传达断链等问题，很容易造成领导决策失误。

2 办公智能化管理的优越性

随着发展，对办公室工作的规范性和高效性提出了更高的要求。办公室工作内容越来越复杂，若企业依然采用传统的管理模式，会出现信息传递效率低、信息准确性差、信息滞后等问题。办公智能化管理是大势所趋。表2为传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较。

表2 传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较Tab.2 Comparison of traditional and modern intelligent management office mode

从表2可以看出，办公智能化管理具有优越性，主要体现在以下几方面：文件柜逐渐被伺服机取代，使信息储藏更安全。笔逐渐被键盘取代，信息制造更高效。电话逐渐被电子邮件取代，信息传输更快捷。档案馆、图书馆逐渐被数据库、网上图书馆取代，信息采集更准确。办公室逐渐被办公人员所在地取代，信息处理地点更多元。……