企业数字化档案管理技术的有效运用探索

郝敏

摘要：档案作为政府、企业等单位的重要的信息资源，如果因为未对其进行有序、有效的管理而发生了丢失或破坏的现象，那么无论是对个人还是部门来说都是很大的损失。数字化技术是网络信息技术的一种，档案管理实现数字化有助于提高其时效性，有助于将有价值的信息和数据进行有效管理，有助于实现信息资源的互联、共享。

关键词：数字化;档案管理;应用探索

在现阶段的档案管理过程中，主要是通过对现有的实体文件进行分类、整理并且根据相应的要求而提供一些服务。而且，档案管理工作本身的工作性质主要还是以服务为主体，所以在整个档案管理的过程中也需要相应专业知识进行档案管理工作。但是随着各种类型档案的需求的不断增长，对专业档案管理人员的要求也越来越高。在计算机网络迅速发展的时代背景下，也需要通过数字化手段来减少专业管理人员的工作量，进而提升整个档案管理的效率。

一、档案管理数字化建设的现状

（一） 没有意识到档案管理数字化建设的重要性

部分企业领导没有意识到档案管理对于发展的重要性，缺乏建立数字化、信息化的档案管理意识，档案管理过程中还是采取传统的手工记录、编码、整理的方式，更不用说先进的电子设备了[3]。由于相关领导对于档案档案管理的忽略，导致一些基层单位的档案资料并不完整甚至没有独立的档案室，一些工作人员身兼多职负责档案管理的工作，从而增加了管理人员的工作难度。

（二）档案管理人员的专业素养有待提高

数字化档案管理的建设离不开专业人员的参与，由于数字化档案管理并不是一个热门专业，因此很多的企业和部门都面临的一个共同问题就是专业的档案管理人才的缺乏，一些单位的管理人员一般是即将退休的工作人员或者是其他部门的工作人员兼职，其技术水平有限，并未接受过专业机构的训练。部分单位的档案管理人员即使经历过简单的技术培训，但也较为浅显并未涉及到数字化方面的技术手段，无法保证其设备操作的规范性，从而制约了数字化档案管理的开展。

（三）档案管理基础设施有待完善

现阶段，部分企业的档案管理部门中的基础设备并不完善，不能满足实际的工作需要，还需要借助传统的方式进行工作，导致档案管理的效率不高。再加上企业领导对于档案管理的忽视，有些档案资料随着时间的流逝在不断的搬迁过程丢失或损坏，特别是年代较为久远的文字资料等，由于管理不当而出现了字迹模糊的现象，很难作为参考资料使用。

（四）企业对档案管理数字化建设的投入有待提高

目前，很多的企业对档案管理数字化建设的认识程度不够高，因此，对档案管理数字化建设的资金、人员投入较少，相关设备的也较为落后，档案室的建设有待完善。这些对于建设数字化档案管理还有一定的差距，主要原因还是基层单位的建设投入过少，没有真正重视起来数字化档案管理的建设，导致人力、物力、技术等方面的投入力度不能满足实际需要。

二、档案管理数字化建设的应用探索

（一）树立先进的档案管理理念

企业中档案管理的工作人员一定要建立档案管理数字化的理念，提高对档案管理数字化建设的重视程度。管理工作人员的高度重视确保了档案管理的有序开展，同时确保了数字化建设的质量和效率。因此，档案管理的工作人员必须要建立科学、合理的管理体系。同时，企业领导应增加对于档案管理各个方面的投入，一般情况下档案管理的年限都较长，在长时间的存放过程中，档案的存放环境很容易发生变化。比如：一些墙体受潮、蛀虫等现象的发生都会影响档案的存放和保存。只有尽可能地做到分工明确、责任到位、流程规范，培养管理人员先进的管理意识，加强对于档案管理部门的资金投入，才能确保档案管理数字化建设的顺利进行[5]。

（二）完善档案管理工作的基础设施

档案管理的数字化建设是在完善的基础设施上进行的，也就是说基础设施是档案管理数字化的前提条件。其中，基础设施主要涉及以下几个方面：第一，如扫描仪，电脑等硬件设施，硬件设施的情况对数字化建设具有直接影响;第二，计算机网络技术，该技术是一項可以将资料进行分类、录入的系统。计算机网络技术可以有效提升管理工作的质量和效率，还能促进各个部门之间的沟通与交流;第三，良好的档案管理体系能够避免信息的泄露，并能够及时对档案资料进行备份，防止出现档案丢失或破坏而影响工作进展。

（三）健全档案信息管理体系，提高数字化的整体水平

档案管理看起来是一项比较简单的工作，但是在实际的工作中对于一些涉密档案的管理尤为重要。要解决当前管理方式效率低下问题，可以在当前基础上对档案的管理体系进行升级，将一些比较繁琐不必要步骤去除，除此之外制定新型的管理、分类框架。通过对档案存放的重新布局，来提升整体档案管理的运行效率。为了进一步提升档案管理工作的数字化程度，需要制定完善的档案管理制度。科学、合理的档案管理条例能够帮助管理人员在整理和查阅档案资料时更加的便利、高效，同时，还要严令禁止违反规定的行为发生，避免档案资料的外泄[6]。此外，档案管理部门还应聘请专业的计算机人员，为建设数字化档案管理工作提供技术支持，从而建立更加完善、规范的档案管理体系，还能节省档案储存的占用空间与经济成本。

（四）全面提升档案管理人员专业素养

数字化档案管理对于专业知识和技术能力的要求较高，该工作的顺利开展与进行离不开管理人员丰富的管理知识储备和专业的计算机能力，知道怎样将管理知识与计算机技术充分结合来促进数字化档案管理的建设。因此，为了更好的开展基层档案管理工作的数字化建设，相关部门领导需要重视人才的素质培养[7]。第一，基层单位在聘请档案管理人员时，需要以工作经历、计算机技术等作为重要的参考依据，以确保档案管理队伍的数字化水平。第二，基层单位还要定期对档案管理人员进行管理知识和计算机技术的培训和考核，必要时还可以实行奖罚制度。

三、结束语

科技的不断进步加快了数字化建设的进程，企业档案实现数字化管理是势不可挡的。我们应该保持一种积极乐观的态度去看待数字化应用给我们的生活和工作带来的便利，企业需要提高档案管理人员的专业素养，提升档案管理数字化意识，制定规范化、科学化的档案管理制度，不断完善数字化档案管理建设，确保档案管理数字化建设的有序开展

参考文献

[1]袁亚妮.积极实施档案数字化促企业管理升级[J].现代企业文化，2020，（23）：41.

[2]李晓莉.探究信息数字化建设在企业档案管理中的应用[J].财讯，2020，（1）：115.

[3]梁英波.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].百科论坛电子杂志，2020，（7）：469.

[4]陈惠芬.数字化下的企业档案管理策略探究[J].大科技，2020，（8）：5-6.

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