浅谈档案的保管保护

摘要：档案存储是维护档案完整性和安全性的特定任务，并且是基本档案操作的重要组成部分。其中心任务是采取有效措施，延长档案的使用寿命并确保档案的安全性。档案存储的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律。通过常规工作，采取了特殊的技术措施来最大程度地防止和减少档案损坏，延长档案的使用寿命，并维护档案的完整性和安全性。

关键词：档案保护;预防措施;监督检查

档案是重要信息的载体，对今后工作的正确发展具有重要的指导意义，因此做好档案的保存工作是非常必要的。作为档案管理员，必须提高对档案存储和使用的认识，将获得的知识应用到实际工作中，并真正实现档案的价值。

一、档案保护的重要价值和重要性

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，在建设具有中国特色的现代化强大社会主义国家中发挥着重要作用，这些档案是历史性的和真实的。它的历史和真实性在人们的实践中逐渐形成，任何档案都有一定的内容和价值。无论档案内容多么重要和有价值，它们都通过某些物质支持表达。如果在保存过程中这些材料由于各种不良因素而缩短其寿命，如果档案中留下的宝贵历史痕迹消失了，那么档案的历史和真实性及其功能也将受到影响。稍有疏忽会造成无法弥补的损失，应引起我们的极大关注。随着中国经济体制改革开放政策的深入实施，档案业蓬勃发展。如何正确保护这些档案给我们带来了许多新研究课题。只有解放思想，更新观念，不断提高档案保护和保管水平，最大限度地延长档案使用寿命，为经济建设和各项工作服务，档案工作人员才能认识到其重要的现实意义。

二、技术档案保护工作的特点和性质

在档案管理中，档案保护技术工作是非常重要的部分，也是档案管理的非常重要的部分。档案保护技术工作与档案工作中的其他链接之间有一些区别。档案的收集，整理和使用基于档案的内容。尽管在工作中使用了档案，但主要在调查方向上仍存在一些差异。将档案转换为材料后，必须使用某些物质进行存储。档案保护的技术工作主要包括掌握保存物质的变化规律和运动规律，同时掌握物理，化学和物质变化规律，这一点要充分做好，寻找保护档案的科学技术方法。因此，技术档案保护工作是科学的技术工作。

三、档案保护要点

（一）取预防措施

首先，主管部门应当在档案评估和检查工作中纳入对档案质量，档案媒体和记录材料质量的保护。从事档案管理工作的人员，应养成良好的习惯，应使用具有良好耐久性的手写材料来编写档案。特别是在填写重要的报告并编写一些重要档案时，更应使用耐久的手写材料，例如铅笔，蓝色墨水笔和彩色笔。其次，为了确保档案保护的永久性，要从意识形态的角度加以注意，首先要树立预防的观念，并始终注意审查保管中的档案，发现问题并及时解决，消除档案损坏的现象。

（二）采用先进技术，提高存储和保护水平

随着科学技术的不断发展，存储方法和档案保护技术也得到了不断的改进和创新。这引入了檔案保护的新要求。只有积极探索和大胆创新工作方法和工作机制，不断引进和吸收高新技术成果，借鉴先进的管理经验，并将其与实际工作相结合，才能不断改善管理工作和档案保护。

（三）改善保管库存储环境

在现有的管理条件下，要努力创造良好的条件，改善管理环境。因此，一方面必须注意控制和调节档案馆的温度和湿度，并做好防止光，霉菌，灰尘和各种有害物质侵蚀的工作;另一方面，做好清理档案存储的工作，例如仓库安全和档案存储。最好以垂直和平行的方式存储档案，而不要堆叠它们，并最大程度地减少由于纸张之间的挤压而对档案书写造成的损害。同时，在使用过程中，还需要妥善保管档案，以免造成人为损坏。

四、使用档案过程中的保护方法

使用过程中的档案保护系统应包括所有基本问题以及与档案使用过程中的保护问题相关的方面。它主要包括两个方面：

（一）档案使用登记和转让系统

如果出于任何原因使用档案，则必须执行严格的登记过程以进行档案返回和传输。如档案的传递和存储记录，借出记录和转移计数。

（二）管理系统和档案使用限制

该系统涉及档案的使用方式以及必须避免的不良现象。例如，不允许用户抽烟，喝水，吃食物等，在档案上绘画或涂抹，拍照，未经许可的复制，并且不允许破坏性行为，例如撕裂和切割，档案必须保持完整。损坏档案的行为将根据《档案法》、《档案法实施办法》和其他法律法规进行处罚。

（1）数量和顺序控制。使用档案时（无论是内部使用还是外部使用的），当所需档案数量很大时，可以根据管理系统以批量和有限的数量提供它们，并且应要求用户保持其物理顺序在使用过程中和归还档案时。

（2）加强现场使用行为的监督检查。对于外部使用，应指派档案人员监视站点的使用情况，随时检查用户的使用行为，发现问题后及时指出并纠正问题，并消除发芽的不良现象。尤其是供社会使用的档案，必须配备电视监视系统。

（3）使用形式和使用地点的限制。使用档案的基本方法是就地读取。原则上，许可的拍摄或复制工作必须由档案（室）工作人员进行;使用档案的地方应该是一个集中的阅读中心，并且通常没有单独的房间供用户使用以避免发生事故。

（4）对重要档案采取有效的保护措施。对于贵重档案，档案（室）要实施：密钥保护。尽量不提供原始档案，仅提供缩微胶卷或影印本等。使用时特别注意监护问题，档案工作的根本目的是为社会各阶层提供档案信息服务。档案室必须正确处理管理与使用之间的关系，充分发挥档案信息在物质文明，政治文明和精神文明建设中的作用。

五、结束语

随着社会的发展和时间的流逝，一方面，档案的数量和构成继续增加，另一方面，档案馆正在不断销毁。档案管理是一个重要的项目，可以保持历史的真实外观。档案存储涉及许多链接，例如分类，合并，排序，编号，设置资金和日常安全检查。只有根据档案和材料形成的规则以及材料的价值确定档案的保存期限，档案才能为保存和用户方便地保存档案。

参考文献

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[3]李芳.浅谈图书馆加强参考咨询档案的收集与管理工作[J].大众文艺，2016（18）.

作者简介：

张文婷（1983—），女，汉族，山东潍坊人，工学学士，档案馆员，从事档案研究。

（潍坊中学 山东 潍坊 261041）