机关单位人事档案管理存在的问题及对策分析

郝国伟

摘要：机关单位人事档案管理是机关单位人事工作的重要组成部分，是保障机关单位人员工作的重要部分。对于机关单位而言，人事档案管理是控制单位人员情况，监督人员工作状态的重要途径。作为机关单位的人事档案管理需要全面系统、收集可靠真实、管理可靠安全，这样才能够为用人、选人和识人提供参考依据，才能够维护好政府的公信力。

关键词：机关单位;人事档案管理;问题及对策

机关单位人事档案管理是机关单位人事工作的重要组成部分，是保障机关单位人员工作的重要部分。对于机关单位而言，人事档案管理是控制单位人员情况，监督人员工作状态的重要途径。在国家不断发展的过程中，机关单位的人事档案管理受到了一定的挑战，在2014年中央巡视组巡视中发现，部分省市机关干部档案存在造假现象，出现了一些严重的问题，如：九零后县长和九零后局长等，这些都导致了政府公信力度的解答下降。作为机关单位的人事档案管理需要全面系统、收集可靠真实、管理可靠安全，这样才能够为用人、选人和识人提供参考依据，才能够维护好政府的公信力。这就不得不引起我们的思考，如何才能够从源头消除机关单位人事档案造假的情况？加强机关单位人事档案管理成为了一个需要思考的问题。

1.机关单位人事档案管理存在的问题

1.1机关单位人事档案管理难以满足与时代发展的需求

机关单位人事档案管理依然延续计划经济时期的功能，成为了对人身进行控制的方法和手段，是上级领导和本单位人事组织对个人实施的全面监督，这样的管理模式强调的是“集中统一和分级负责”。而现在时代背景下，人才流动日益加剧，这种“集中统一和分级负责”的模式与现在时代发展格格不入，导致人才交流机构缺乏自主权，执行力偏软。另外，机关单位政审材料占据比例较大，材料鉴定和意见千篇一律，能够体现人员真实能力和水平的材料不多，没有太大的参考价值。同时，机关单位人事档案管理程序较为繁冗。信息化手段不高，档案管理效率较低。有些机关单位将档案管理作为限制人才流动的重要手段，人为的为人才的流动设置壁垒，严重不符合当今时代人才合理流动的潮流。

1.2双轨制档案管理存在问题

在档案管理的发展与改革中，出现了人事档案代理和机关单位人事档案管理两种模式并存的“双轨制”情况，这样“双轨制”模式非常容易出现双重标准和双重规则的情况。当一些公司员工或者机关干部从非公共部门转到公共部门时，他们的档案很难处理。例如，当一个企业的领导去机关单位担任主任，或者一个大学教授去企业担任老总等，他们的档案管理就存在矛盾。尤其是党政干部去企业工作，他的人事档案是不能够转移到企业的，尤其是一些级别较高的领导干部，他们的档案涉及到一些秘密，是不允许档案传递的。在双轨制的档案管理中，会因为制度缺陷导致规范空白，使得档案管理的约束力下降，从而出现了“黑档”问题。有些人会利用这一漏洞来伪造或者篡改人事档案，严重影响了档案的真实性。造成这一因素的一个重要因素就是当事人对自身档案的知情权受到限制，根本不清楚自己的人事档案的情况。

1.3机关单位档案管理缺乏服务性

传统形势下的机关单位档案管理依然以组织对个人的绝对权力作为主线和核心，人事档案是绝对封闭的，是不公开透明的。在现实生活中，很多单位或者个人会利用人事档案谋取私利，阻碍干部进步。机关单位档案管理缺乏服务性、公开性和人本性是机关单位档案管理中存在的一个重要问题。

2.完善机关单位人事档案管理的建议

2.1转变机关单位人事档案管理的理念和功能

首先，树立公共人事档案管理理念，破除传功机关单位人事档案管理作为一种权力控制的禁锢，将人事档案管理的公共利益放到首位，充分保障当事人对人事档案的利用权、知情权等合法权益，将人事档案的服务性和人本性放到重要的位置上。

其次，发挥人事档案管理的公共服务功能。傳统的机关单位人事档案管理方式表现出了较为强烈的政治控制功能，忽视其公共性和服务性，使其成为了很多人事调动和晋升的主要依据，直接影响着一个人的仕途发展，引起了大众的不满。机关单位人事档案管理过于强调保密性，而忽视其服务性，要改变这一情况，作为机关单位人事档案管理要改变自身政治化、主观化、神秘化的观念，客观记录档案当事人的德、能、勤、绩、廉等情况，充分发挥人事档案管理的公共服务功能。

2.2完善机关单位人事档案管理相关制度建设

首先，要完善机关单位人事档案管理收集制度，有针对性的调整档案收集的重点和范围，对于专业技术人员的档案，要重点收集技术水平、个人专长等方面的信息，公务员的人事档案信息收集要着重德、勤、廉、能、绩方面的信息，保障档案信息收集的全面性和系统性。

其次，要完善机关单位人事档案管理整理制度，部分机关单位档案管理依然采用传统档案管理形式，将大量的时间和精力放在装订、裁剪、组卷、拆卷、技术加工上，这样费时费力，效率较低。随着信息时代的到来，人事档案的管理应该利用信息技术手段，灵活调整档案管理的要求和步骤。

2.3保障相关人员的合法权利

首先，要赋予人事档案相对人的知情权，在人事档案中，只有极少部分内容是需要向当事人保密的，在机关单位人事档案管理中，将全部档案材料保密是没有根据的，想要提高机关单位人事单位人事管理的透明度，就需要赋予档案相对人一定的知情权，以便维护自身的合法权利。

其次，要赋予人事档案相对人利用权。人事档案包含了自身的档案信息，作为人事档案相对人具有使用自身信息的权利。随着经济全球化的发展，人才的流动性逐渐增强，作为机关单位人事档案管理工作，可以适当放宽对自身人事档案信息的使用条件，充分发挥人事档案管理的服务性。

小结

机关单位人事档案管理是机关单位人事工作的重要组成部分，是保障机关单位人员工作的重要部分。作为机关单位的人事档案管理需要全面系统、收集可靠真实、管理可靠安全，这样才能够为用人、选人和识人提供参考依据，才能够维护好政府的公信力。

参考文献

[1]鲍群涛.国外人事档案管理的特点及对我国的启示[J].社会发展，2012（4）.

[2]陈艳.干部人事档案管理制度的发展与改革[J].攀登，2014（6）.

（郓城县退役军人事务局 274700）