论档案化管理：文件归档范围的扩展

詹逸珂 苏焕宁

摘  要：文件归档在数字转型背景下不能完全适应档案工作社会化趋势。文章分析社会记录的多元特征与现有文件归档的局限，指出应以社会记录为面向的档案化管理来弥补传统文件归档的不足。档案化管理意味着归档范围的扩大与归档概念的扩充，标志着档案管理触角的延伸与档案管理职能社会化。它可提升档案职业和档案部门显示度，激发社会主体业务效能，塑造多元包容的社会治理格局与价值取向。

关键词：档案化管理;文件归档;社会记录

Abstract： Documents archiving cannot fully adapt to the socialization trend of archival work in digital transition. The article analyzes the diversification trait of societal records and limitations of documents archiving， and points out that it is necessary to facilitate documents archiving by records archiving. Records archiving signifies expansion of the scope and definition of archiving as well as represents the extension of archival management tentacles and the socialization of archival functions. Records archiving facilitates social visibility of archival professions and institutions， enhances potential business efficiency， and shapes inclusive governance pattern and social value orientation.

Keywords：  Records archiving; Documents archiving; Societal records

在推进数字转型和社会治理现代化的新形势下，尽管面向电子文件单轨制管理趋势的文件归档已经逐渐成为业界共识，但其实践仍存在归档对象以组织机构文件为主，归档工作的实施以“双套制”为主，归档文件的保管方式以实体集中至后端档案部门为主等问题。这使档案资源的“入口”具有相当的局限性，难以适应社会记录多元化发展的需要。以档案化管理实现归档范围的扩展是破局之道，代表着理念、视野和实践范式的相应转变，对文件归档的发展具有重要的导引作用。

1 文献回顾

从1952年以来的一千余篇“电子文件”相关文献来看，面向传统归档和电子文件归档的研究已有较丰富的积累。在具体内容上，相关研究主要涉及三个方面。

一是对文件归档的界定与辨析。有学者指出，“存档”和“归档”在具体含义上有一定区别，存档是前端将档案进行短暂保留和存放的行为，即文件办理完毕后业务部门将其作为档案暂时保存，并将存档的档案经过整理后定期向机构档案室移交，由后者负责长期保存。[1]存档是归档的必要前提，归档作为一个过程包含存档，它是针对文件归档涉及的不同主体关系而言的。

二是对文件归档工作的组织及其制度、技术实现路径的探讨。针对归档过程中前端业务部门和后端档案管理部门应如何做、两者的权责定位如何明晰等问题，学界从完善相关制度标准和管理规范的角度进行了研究。其中，电子文件歸档相关技术路线、框架和方案的设计成为学界的关注点，主要涉及电子签章运用[2]、 “四性”检测策略与工具选择[3][4]、归档接口功能设置与预归档模块部署[5]等。不同的技术模式对“单套制”和“双套制”归档、物理归档和逻辑归档的实践与选择具有不同影响。

三是对文件归档范围的研究。有学者对国家档案局第8、第10号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》进行解读，[6]对档案保管期限表的编制及在执行中应注意的问题进行探讨。[7]

部分学者对电子文件归档范围给予充分关注，认为信息时代电子文件的归档不同于纸质文件，其范围远大于后者，[8]电子文件归档范围的划定应遵循标准一致、范围适度放宽、期限适度延长、综合进行价值鉴定、以我为主、销而不毁等原则。[9]

以政务服务事项电子文件为例，其电子文件的归档范围不具有普通文书类归档范围的通用性，而要在归档平台进行系统配置，根据事项内容逐一确定。[10]

此外，还有学者针对传统村落建档范围、[11]高校教研档案归档范围、[12]城建项目工程档案归档范围、[13]政务微博等社交媒体信息归档范围[14]等特殊类型档案的归档范围问题进行了研究。

现有研究从诸多维度针对文件归档进行了有益探索，其中多是从文件归档的概念内涵和工作流程的规范性出发，探讨改善文件归档的具体策略，或从实践角度对涉及文件归档的相关制度规范进行解读和分析。

总的来看，现有研究未能脱离传统认知下的归档概念，仍在不断探索如何通过归档实现资源在档案部门的集中并保障归档文件的真实完整。

针对传统文件归档难以通过单一入口归集多样化的资源问题，赵跃等提出传统归档模式向档案化管理模式转变的观点。[15]事实上，传统归档的局限性不仅体现于新型数据资源中，对这一问题的思考有待于从普遍性出发分析数字环境下传统文件归档局限性的背景和体现方式，在灵活遵循归档本质意涵的基础上，寻求突破创新，以更好维护档案资源的真实完整性。

2 趨于多元的社会记录与现有文件归档的局限

从资源保管的角度看，归档决定了机构所形成的记录能否被视作档案而被特别对待，在某种程度上也决定了哪些记录具有权威性和历史面貌反映性，而归档的决定性因素在于归档范围的划分。

在普通个体和社群产生原始记录方式的多元化趋势下，文件归档的局限性日益显现。

从内容上看，传统认知下的文件归档只限于组织机构并带有一定官方色彩，但在现时条件下，社会记录反映的主体和事由不再仅包含基于官方视角的事实偏向预设，而是形成涵盖所有社会成员的“全景视角”;从保存方式上看，传统认知下的文件归档赋予了组织机构妥善管理机构记录的能力，使之成为社会主要档案资源的管理主体，但云存储、计算机网络和数据库技术的发展为记录保存提供了更丰富、便捷和完备的手段，使各种社会组织及个体理论上均可承担保存之责。[16]

基于此，现有的履行传统归档程序并被集中保存的档案对象远不能覆盖理论层面的“档案”概念。在现行文件归档工作机制下，大量非官方背景的社会记录未被纳入档案资源对象范畴，难以进入档案管理的“资源池”，难以保证档案的齐全完整性。

第一，从组织机构角度看，归档范围的局限对档案价值的发挥造成了一定影响。“大资源”与“小入口”的现实矛盾所导致的全面、完整性的缺失，归档文件难以很好发挥其在机构业务中的支撑作用。第二，从社会角度看，归档范围的局限对社会记录的全面完整呈现构成了客观制约。如果反映社会现象、事物及相关趋势的缺乏其他非官方视角记录的“在场”，档案资源的结构性缺陷将造成历史呈现和认知的片面性。

对社会而言，人物、职能和事件全景联系的展现离不开社会记录的完整留存。文件归档的局限性囿于范围的有限性，是“尽归”问题难以解决的根源。这一问题的症结在于人们对文件归档有着特定认知下的特定理解问题，即一般而言归档属于组织机构的工作，并且归档后的资源应由档案部门来进行集中统一管理。

对此，那些能多方面反映社会面貌的普通个体的、社群的、非官方与历史等的记录则不在归档的核心范围之内，自然无法得到“档案化”的“待遇”而被保管。

解决这一问题需要突破现有文件归档在范围与认知上的相对固化与局限，以档案化管理的方式更加多元、完整地保管社会记录。

3 档案化管理：理念意涵与核心诉求

“档案化”源于法国哲学家德里达在讲演《档案热病：弗洛伊德印象》中的阐述。[17]有学者对德里达的档案化思想进行研究，认为德里达将人类所有信息交流现象视为档案化的过程。[18]

结合档案管理工作特点，“档案化”在档案学视阈下可被解释为“确保并能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等），使文件有可能用作证据和作为档案加以保存”以及相应的范围界定原则与管理措施。[19][20][21][22]

在此基础上，“档案化”概念及其核心思想已在企业经营、文化遗产保护、网络信息管理等领域得到推广和使用，研究涉及面也日趋广泛[23][24][25][26]。在数字转型的背景下，有学者进一步提出“数据资源档案化”的概念，即为确保数据资源完整、有效、可理解和可持续而给予其档案化干预和管理的过程。它在传统归档模式基础上对文件连续体理论的应用体现在两方面：一是对数据资源的“档案化认同”，二是数据资源管理过程的“档案化”转型。[27]

在以资源为面向的实践问题上，相关研究已取得一定进展，但档案化管理作为新形势下文件归档的一种优化发展，其核心诉求及其与归档的关联仍有待深入研究和揭示。

本质来看，档案化管理将以空间转移为标志的文件归档概念扩展为以符合归档要求的档案形成为标志，而不将文件或档案所处的空间或阶段作为划分二者的标尺。[28]从事物根本属性的角度看，归档不能左右档案事物成为档案这一过程本身，它只是赋予档案某种“资格”或“名分”的“仪式”。实践的发展要求我们跳出这种“仪式”的限制，透过现象看本质，实施广泛和深层次的档案化管理。具体而言，档案化管理与传统理解下的文件归档相比有两方面重要转变。

3.1 归档范围扩大与归档概念扩充。1987年颁布、1996年和2016年修正的三版《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十条对文件归档的规定一脉相承，且内容较为简略。[29][30][31]而2020年修订颁布的《档案法》第十三条则对文件归档范围作出了详细规定。[32]

通过研读其中的内容可以看出，新《档案法》在归档范围上的明确与细化，凸显了归档作为资源“入口”和源头的重要地位，旨在消除“可归可不归”的灰色地带，将理应归档的文件材料均明确纳入归档范畴。这要求组织机构在《档案法》的总体框架下，结合文件类型和自身实际扩大归档范围、拓展档案来源。尤其是将“反映历史各时期”的活动记录纳入归档范围的表述，直接突破了传统认知下归档以现行文件为核心对象的局限，从法律上实现归档范围从现行到非现行的扩充。

虽然之前有学者曾提出拓展归档范围的相关建议，但主要是针对特定类型的前端文件而言的。[33][34]而今，新修订的《档案法》从法律适用层面为扩大归档范围提供了针对性操作指南，如将历史材料进行归档的做法予以明确，不仅是归档对象拓展的体现，也预示着“归档”本身将具备更丰富的实践内涵。同时，归档范围的扩大将随之导致归档概念在实践领域的合理扩充。

目前，电子文件归档的概念业已提出，元数据的捕获、登记和著录等也逐渐被纳入归档范畴，但由于没有改变对归档对象本质特征的认识和“集中于档案部门管理”的传统思维，非现行的历史记录材料并没有被纳入。

因此，重新界定归档概念，突破“集中”的概念局限和“集中统一管理”的能力瓶颈，实现以档案化管理辅助归档，是解决包括历史材料在内的各种原始记录“应归尽归”问题的必然选择。

3.2 檔案管理触角延伸与职能社会化。社会记录的内容、数量和分布情况复杂性决定了其很难由档案部门仅凭一己之力妥善管理。因此，档案化管理应当对应并实现档案部门工作触角和职能的变化。

档案部门的触角向酝酿、组织和执行形形色色业务活动的前端延伸，在前端进一步由“官方面向”的组织机构向“民间面向”的社群和个体延伸。

档案部门基于整体观与全程观，从档案管理的本质诉求出发，与前端社会记录的形成和管理主体进行合作互动，针对记录的产生和保存过程提供规范性建议，同时为自身创造更多收集和保管“体制外”档案资源的机会。[35]这种新格局在构建“数字记忆”为导向的档案治理实践中正逐步得到体现。

档案化管理最根本的是立足广泛、全面的资源保存目标，拓宽记录管理的社会参与渠道，明晰档案社会化管理在大数据、网络化场景中的实践路径。

档案社会化管理的协同和共治内涵要求赋予组织机构、社群与个体必要的技术、规则和理念，增强记录形成主体的自觉干预，使其深度参与对相关业务活动所形成记录的管理活动。据此，记录的产生和“再背景化”才能在多元交融的业务关系中进行，管理的历时性界限趋于弱化，反映职能活动的原始记录得以在充分受控的环境中得以形成和保存。

档案社会化管理具有记录主体的协同化和记录内容呈现场景的多元化两方面重要表现。

在记录主体的协同化方面。泛在的社会业务活动依托技术工具打破时间和空间限制，使不同的记录主体和对象在记录形成、流转和保存过程中所形成关联的基础上建立新的关联，不同社会情境的交汇与融合得以在记录的协同收集和参与式管理中实现。

在记录内容呈现场景的多元化方面。记录内容的呈现场景在官方的组织机构之外得以延伸，以民间个体和社群活动为中心的多元非官方场景成为社会记录反映的显性场景，实现“从幕后到前台”，而官方场景的主导优势有所弱化。

因此，档案化管理是对档案管理职能社会性本质的回归，将记录形成与管理嵌入宏观的社会运行机制，可以促进档案管理理念与方法在社会业务活动中的广泛应用，为档案管理职能在社会空间的彰显与延展创造良好条件。[36]

4 档案化管理实践的现实旨归

4.1 提升档案职业和档案部门显示度。档案化管理有利于档案管理职能范围的扩大和职业空间的拓展，使档案部门主动开辟新的工作领地成为应有之义。

从实践策略看，档案部门只要自身条件允许便可积极参与、从事和引导社会记录管理与保存实践;[37]从影响和效果看，档案部门广泛寻求发展机遇，使档案元素不断扩展和普及，将档案活动推移至显性的公共空间中进行，增强档案职业的生机与活力。

档案化管理可以促进社群和个体的档案意识，强化参与的积极性，使档案工作成为所有社会主体感知、理解与亲身实践的活动，而档案部门履行自身职能的相关背景、过程和结果也成为社会成员可以近距离审视的公共事务。[38]这将显著提升档案职业和档案部门的社会认可度和显示度。

4.2 激发社会主体潜在业务效能。对包含组织机构在内的各类社会主体而言，其工作效率的提升和职能效益的实现得益于信息共享障碍消减和信息利用壁垒的消除两个信息价值实现维度。前者可促进内部职能结构的优化，实现基于特定愿景或目标的科学分工与责任协调;后者可确保业务参与方信息获取的及时性、准确性，在保障共同利益和实现自身权益的同时，形成合理制约权力分配和运行的知识体系。

档案化管理不再强调现有文件归档中以实体移交和接收为主要内容的制度约束，而是以有效的技术手段和管理策略加以取代。例如针对相关主体的信息利用诉求，档案化管理要求在前端业务记录的形成、流转和保存中应用权限分级、数字水印和电子签章等手段保证其真实性、完整性、安全性和可用性，不再过度依赖正式归档手续的履行和档案部门实体保管的“背书”。

在这种情况下，供相关主体查阅利用的业务记录在内容和形式上与后端档案部门保存的档案是一致的，二者均是完成固化的原始记录。[39]同时与后者相比，前者没有经过鉴定和筛选，其真实性和完整性更为彻底。

4.3 助推社会治理格局重塑。新时代，人们对参与社会事务、对完善治理体系和提升治理能力具有不断强化的迫切要求，[40]这为社群和个体的参与档案化管理的创造了有利条件。档案部门应以此为契机，在共建共治共享的社会治理格局建设框架下，丰富档案治理的实现渠道，扩大档案工作覆盖面，使前端各类社会主体既成为记录管护策略的具体制定者和实施者，也成为涵养公共精神、培育历史责任感与凝聚社会记录协同管理共识的促进者，实现档案事业的协同发展。

这些角色的彰显有利于体现社会主体的积极性与创造性，促进档案部门主导的“官方治理”和其他社会主体广泛参与的“民间治理”的良性互动，以档案治理的完善推动多元社会治理格局的形成。[41]

在这一背景下，档案化管理有助于凸显记录内容的人民性，反映不同社群和个体的生活轨迹和思想情感，体现丰富多样的叙事方式，展现整体、全面的历史视野，从而孕育关怀社会、多元包容的价值取向，使之随着社会治理实践推进而深入人心。

*基金项目：本文系广东省政务服务数据管理局委托项目“广东省数字政府电子文件归档与电子档案管理标准规范体系建设研究”的阶段性成果。

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（作者单位：中山大学信息管理学院 来稿日期：2021-02-07）