档案数字化加工场地的规范化探析

刘烨宁

摘  要：由于国内档案数字化标准规范较少涉及档案数字化加工场地的规范化，我国大部分数字化加工场地都面临环境标准、操作制度、结构模式、应急预案、政策支持方面的问题。为保障档案数字化工作安全开展，建议从制度与场地两方面对档案数字化加工场地进行规范化管控。

关键词：档案数字化;加工场地;规范化;档案修复;档案整理

Abstract： As domestic standards and norms for the digitisation of Archives rarely deal with the standardisation of archival digitisation processing sites， most of China's digital processing sites face problems with environmental standards， operating systems， structural models， emergency plans and policy support. To ensure the safe digitisation of Archives， it is suggested to standardize the management and control of Archives digital processing site from two aspects of system and site.

Keywords： Archive digitisation; Processing sites; Standardisation; Archive repair; Archive organization

档案数字化加工场地作为档案数字化工作开展的基础环境，涵盖了纸质档案数字化的全部工作区域，确保其规范化同样也是国家安全体系建设中不可或缺的紧要一步。基于此，文章就檔案数字化加工场地在规范化管理方面的主要症结进行阐述，试探析其规范化管控建议。

1 政策梳理

2014年12月，国家档案局印发《档案数字化外包安全管理规范》，[1]对数字化加工场地进行了9点规定。2016年4月，国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》的通知，[2]明确指出各部门各单位要对数字化加工场地进行安全管理。

2016年5月《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[3]提出，应加快档案管理信息化进程，确保档案实体与信息安全。2017年6月，时任国家档案局局长李明华在全国档案安全工作会议上的讲话中指出，[4]进一步做好档案安全工作，必须坚持推进规范化建设，努力做到以规范促安全、以规范保安全。

2017年7月，中国国家标准化管理委员会与国家质量监督检验检疫总局联合发布《干部人事档案数字化技术规范》，[5]从选址、环境控制等方面对数字化加工场地进行规定。2017年8月，国家档案局发布行业标准《纸质档案数字化规范》。2020年5月，国家档案局发布《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》，[6]在场地选址方面作出指导。

然而笔者在选取部分档案部门发布的档案数字化工作标准规范进行调研时发现，各层面标准规范中针对加工场地提出规范化管理要求的只占少数。如何加强档案数字化加工场地规范化，确保档案数字化工作顺利进行，是当今档案部门亟须思考的问题。

2 研究现状

笔者通过文献调查发现，有关档案数字化加工场地规范化的理论研究寥寥无几。国内研究主要包括场地选址及布置[7]、设施配置[8][9]以及出入管理[10][11]等。国外专论主要集中于技术及策略分析，包括数字化与“版权法”之间的关系[12]、数字化项目未能实现记录保存和访问的问题分析[13]等。

3 主要症结

3.1 场地环境标准有待明确。我国档案馆环境控制主要参照《档案馆建筑设计规范》（以下简称“设计规范”），档案数字化工作主要参照《纸质档案数字化规范》，其中都没有明确数字化加工场地温湿度、光照强度等具体范围。

虽然纸质档案库温度范围已有明确规定，[14]然而场地人员流动大，数字化设备不断产热，易加速纸张的吸湿和解湿以及热老化作用。[15]

在光照方面，场地必须具备充足的光照条件保证操作人员正常工作。虽然纸质档案库的照度已有相关规定 ，[16]但并无规定兼含二者的数字化加工场地的照度标准。

在有害气体方面，纸张对有害气体的吸收能力与其暴露面积、周围空气流速、周围环境温湿度有密切关系，[17]对于长时间暴露在空气流通不佳加工场地的档案而言，有害气体防控也是保障数字化加工场地规范化的重要措施。

在有害生物方面，档案有害微生物与档案害虫的生命活动与周围环境有密切关系。[18][19]加工场地人员密集、温湿度适宜，极易成为有害生物的庇护场所。

3.2 场地操作制度有待完善。多数档案部门规定操作人员严禁操作除自己设备以外的任何设备，但这也易造成人员闲置，影响进度。当然，不允许多人使用同一台设备的原因主要是进行批量操作的数字化设备不具备个人信息识别功能所致。

3.3 场地结构模式有待改进。场地结构模式即各加工区域之间的结构。目前暂无标准规范涉及此方面。

目前国内大多数档案部门采用的是“多块状”加工结构，即各工作区域各守其位、互不干涉。[20]其优点在于工作高速度，对人员工作能力没有高要求。但由于各个加工区域工作速度不同，例如福建省档案馆信息中心，扫描区一个操作人员每天可以扫描1000张以上的档案，而著录区一个操作人员每天能完成的作业量只有不到100份，因此一个很大的问题就是极易造成数字化加工“半成品”的“大量积压”，不仅会延长原件暴露在库房外的时间，同时不能及时发现问题，极易再次破坏“出错”档案。

“单块状”加工结构即先组织所有加工人员集中做一个生产环节，再通力进行下一环节。其优点在于每个生产环节逐一进行，加工场地简洁有序，不存在积压情况。但由于所有环节都需要全部人力参与，操作人员需要熟练掌握每个生产环节的操作规范，对操作人员有很强的能力要求。且若后续环节发现错误，需要耗费大量人力返回每个环节进行修改，不能及时发现改正错误。

由于没有相应法律依据和充分实践经验作为支撑，目前我国档案数字化加工场地的结构模式尚未成熟，大部分档案部门面对档案数字化加工“半成品”积压情况也无计可施。

3.4 应急预案制度有待补齐。《纸质档案数字化规范》第五章第二条[21]规定，数字化场所应具备档案存放等工作区域即临时库房。临时库房能够弥补操作人员与档案库房之间的距离问题，具备临时性、方便性、快捷性的特点，其重要性显而易见。

然而，一方面，《纸质档案数字化规范》只表明加工场地不应不利于档案实体的保护，并没有细化数字化加工场地的突发事件应急管理办法，另一方面，临时库房只发挥临时保存作用，导致临时库房往往没有引起足够重视。如若发生突发事件，无法第一时间抢救珍贵档案。同时要注意的是，日常数字化工作涉及的档案不仅数量庞大且在临时库房内留存时间短暂，日常工作中对临时库房内每份档案进行抗灾粗分类显然不够实际，如何在二者之间寻求平衡是其关键所在。

3.5 政策支持力度有待提高。从国家颁布的各项标准规范来看，关于数字化加工场地的规范要求逐渐丰富与具体。但场地支持力度仍有待提高。

一方面，场地政策支持的全面性有待提高。目前我国没有出台专门档案数字化加工场地标准规范，2006年发布的《文献档案资料数字化工作导则》和2017年发布的《纸质档案数字化规范》是我国各级档案部门进行档案数字化的主要依据，前者没有对数字化加工场地提出要求，[22]后者也只是粗略规定了对于数字化加工场地的规范化要求。[23]在场地规范化方面，我国标准規范大多聚焦于局部管理，管理要求过于单一，未能深入具体操作过程。

另一方面，场地政策支持的协同性有待提高。目前我国涉及到数字化加工场地的数字化工作标准规范只占少数，国家层面出台有《干部人事档案数字化技术规范》，行业层面出台有《纸质档案数字化规范》《档案数字化外包安全管理规范》等，地方层面部分省份、直辖市、高校等档案部门也出台有涉及加工场地的标准。

4 管控建议

4.1 制度管控

4.1.1 突发应急事件制度。笔者认为数字化加工场地突发应急事件可分为操作设备故障以及重大公共突发事件。

突遇到操作设备突发故障时，可让操作人员更换设备继续操作，避免工作进度落后。由于此情况较少见，可通过制定相应规章制度及时跟进操作人员，保证数字化加工场地的有序化和规范化。

在遇到重大公共突发事件时，档案部门可参照《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆应急管理规范》等规范对临时库房进行应急管理，例如对暂时存放在临时库房的档案按价值或保管期限进行粗分类保存，以便在必要时优先抢救珍贵档案。

4.1.2 场地管理“三个结合”制度。在进行数字化加工场地管理时可借鉴数字化前处理“三个结合”思想，[24]最大程度地实现综合效益，一是把数字化加工场地管理与档案原件密级鉴定工作结合;二是把数字化加工场地管理与档案整理工作结合，初步整理档案原件对后续数字化加工场地整体布置具有重要意义;三是把临时库房场地管理与破损档案修复结合，即在前处理前及时检查临时库房内档案的质量，及时对破损残缺的档案进行抢救修复。

4.1.3 场地人员管理制度。数字化工作人员的活动对于数字化加工场地来说如同予之生命，操作人员的任何操作都会对数字化加工场地带来影响。第一，可通过奖惩制度对人员进行管理。第二，也可通过组织经常性的集中培训增强人员档案保护意识和加工场地规范化维护意识。第三，应重视数字化工作人员在实操工作中遇到的问题以及提出的解决想法，充分运用群体智慧，对问题采取“零容忍”态度。

4.2 场地管控

4.2.1 场地区域结构管控。 “多块状”加工结构对操作人员、资金的要求较低，在纸张耐受能力较高、保存环境较好且馆藏数量相对较少的情况下可采取此结构。

“单块状”加工结构对操作人员要求较高，较适用于普遍数量少、易损坏的珍贵档案。还可组织成立专门小组进行数字化，达到数字化加工的最优效果。

辽宁省档案馆创新设立“多能”动态结构，[25]保证了档案在库房外的所有时间都能被充分利用，降低不必要损害。但也存在不足，第一，操作人员须具备很强的综合专业能力。第二，人员频繁走动易造成场地混乱。第三，人员须时刻观察何处有需要，故无法完全投入到工作中。第四，每份档案的每个生产环节都需要确定责任到人。因此该结构适用于资金充足、档案数量大的档案部门。

4.2.2 试点管控。试点作为前期典型试验能够很好地起到示范作用。在档案数字化加工项目立项之后，通过试点方式确定目标基层档案部门，在与各方面专业人员协同参与下进行选址，再对场地进行设备配置，并定期进行场地检查、记录工作情况，以点带面，调动其余档案部门数字化加工场地规范化建设积极性，带动数字化加工场地规范化建设。例如北京市平谷区档案局2014年在两个镇档案室进行数字化试点，[26]成功试点后，在2016年带动全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作。

4.2.3 场地环境管控。各级档案部门可在参照各方面标准的前提下结合自身场地特点，制定在数字化加工场地方面更为详实的数字化工作细则。在参考制定标准时，还应注意如下方面：

在温湿度控制方面，第一，应针对不同加工区域制定场地温湿度控制标准。第二，标准制定应保证在人员身体健康的情况下开展工作。第三，标准应根据地域、气候的不同适当改变。

在光照控制方面，数字化加工场地应避免日光直射，[27]注意最大限度缩短档案实体暴露在光源下的时间，最低标准200勒克斯可适当提高并做好紫外线防护，保证紫外光强度不大于75mw/lm。

在有害气体防控方面，数字化加工场地应适当利用空调设备进行通风换气，并考虑温湿度及空气流速变化进行有害气体防控。

在生物防治方面，场地应时刻保持清洁卫生，适当进行药物防霉，[28]且需严格规定，严禁操作人员携带任何食物进入加工场地，采取适当防虫措施。

*基金项目：本文系2020年国家社会科学基金一般项目“档案部门协同合作与服务转型研究”（批准号：20BTQ097）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家档案局.国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知[EB/OL].[2020-11-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/0024a254088146028d1c1a6050f31400.shtml.

[2]中华人民共和国国家档案局.国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》的通知[EB/OL].[2020-11-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/55d8388520734b2ab270bbd49b7b61d2.shtml.

[3]中华人民共和国国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].[2020-11-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201604/13520453b74a4146a5195adfbd0fa5b9.shtml.

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（作者单位：福建师范大学社会历史学院 来稿日期：2021-02-02）