城建档案服务方式和方法的创新思考

何向

摘  要：将创新思维充分地运用于实践中，通过对服务方式和方法的不断创新，对利用者的需求进行准确把握，才能将城建档案在城市和经济建设中的作用充分发挥出来，使城建部门在市场竞争中保持优势地位。

关键词：城建档案;档案服务;档案编研;创新方法;档案编研

Abstract： Fully use innovative thinking in practice， through continuous innovation of service methods and methods， and accurate grasp of the needs of users， can the role of urban construction archives in urban and economic construction be brought into full play， so that the urban construction department can be in the market invincible in competition.

Keywords： Urban construction archives; Archives service; Archives editing and research; Innovative methods; Archive editing

城建档案是城市管理、建设及规划等相关的科研活动中形成的各种具有保存价值的原始记录，对城市的管理和发展意义重大。如何与中国城市建设呈现出的迅猛发展态势相适应，将城建档案的作用充分发挥出来，已经成为新时期城建档案管理人员亟待解决的问题。[1]本文从创新城建档案服务方式方法方面，提出了加快建设数字化城建档案、提升城建档案编制质量、建立共享机制等策略，以及对城建档案的社会化功能方面，进行了探索。

1 转变服务观念，对新的服务空间进行拓展

社会进步的源泉就是创新，对于城建档案工作，只有不斷创新，才能与市场需求及社会发展需要相适应。作为信息资源组成部分的城建档案，在开展各项服务性活动的同时，应以市场需求为导向，进行业务建设，紧密结合信息资源的服务利用与开发，瞄准市场，积极主动展开内容丰富、形式多样的信息服务。[2]从根本上转变服务观念，明确用户需求，加大改革力度，积极推进各项工作，进一步加强城建档案工作的吸引力。

认真执行《建设工程文件归档整理规范》的相关规定，对建设工程竣工档案的质量进行有效控制。[3]城建档案工作者应充分意识到城建档案规范和科学管理的重要性。立足于工作实际和社会需求，从服务管理、机制、功能和专业技术、资源等方面，将城建档案社会化服务的大舞台搭建起来，发挥其应有的功能。

2 改进服务方式，对新的服务需求给予满足

保障档案质量，是城建档案社会化服务的宗旨。应从不同载体的服务需求出发，不断创新服务方式。

2.1 开展主动式服务。积极主动对服务领域进行拓展，赢取服务信誉。城建档案管理人员应将搞好服务作为己任，对进馆档案的接收、在建工程中的档案接收，都应提供满意、高效和优质的服务。[4]为了保障服务对象满意和竣工档案验收合格，应在具体的工作中，实施“一人一项一表”业务指导服务责任量化考核制。

2.2 超前式服务。城建档案搜集和归档工作相对漫长，从初始化做起，并进行跟踪服务，在制作声像档案、编制施工技术材料和补绘竣工图方面，需要城建档案馆签订责任书时了解和掌握。在签订委托协议书时，应对施工单位及档案馆双方履行的责任予以明确。通过档案人员的及时介入，增强服务的主动性和预见性，做好跟踪和服务工作。[5]

2.3 开放式服务。知识爆炸的时代，进一步拓展了城建档案的开放式服务。为提高服务水平，应充分利用各种现代化科技手段，对社会跨馆际查询档案信息的需求给予满足。

3 更新服务方法，对信息资源进行有效利用

3.1 加快城建档案数字化建设。现代化技术手段的广泛应用，使城建档案信息资源有效和科学利用成为现实。创新城建档案馆服务工作的重要载体，即对服务方法的创新。而二十一世纪档案馆业务建设的重点即数字化建设。[6]目前，国内许多图书馆开始实践和规划数字化建设：一是有重点、有计划地将现有馆藏进行数字化扫描和刻录等处理;二是对电子文件大力整理和搜集，并开始增加各种电子档案的入藏比例。城建档案馆为方便查档者对电子化档案文献的即时查询，应与时势相顺应，对电子阅览室着手筹建，并对各类设施进行购置，完善条件，为查档者提供多角度和多视觉的检索空间。加快信息网和档案局域网的建设工程，有效连接Internet和政府网以及城建档案馆网，利用联机系统的电子邮件和网上服务等手段，实现网络化的档案信息传递方式。[7]利用多媒体技术，对电子档案环境予以改善，吸引更多查档者，进行馆藏信息资源的利用和开发。同时，还应做好网络宣传、培训以及咨询工作，帮助查档者对网络信息知识熟悉和掌握，能够对查询网络信息的技能驾轻就熟。在实践的过程中，更好地使用各种网络技术。

3.2 提升城建档案编研质量。为了更好地服务于社会，需要科学加工、有机组合城建档案的信息，所以档案的编研工作至关重要。目前城建档案馆还没有充分重视编研质量，仅能提供一些以资料汇编为主的浅层次服务。对于档案的深加工上，不管是质量还是数量，提升空间都非常的显著。[8]档案工作者在对历史档案研究之余，还应为今天的城市建设提供科学合理的建议和参考，准确提炼和研究城市管理与建设的规律，进行总结概括，为城市管理者提供有价值的参考，这是档案人员应尽的职责。

3.3 优化馆藏机构，建立“大共享”机制。为了最大限度地发挥城市档案的利用价值，必须充分实现信息的共享。而“大共享”就是有机结合“横向共享”和“纵向共享”。“纵向共享”就是对信息化手段充分利用，共享相互关联的档案以及各级政府所属的城建档案信息，使馆际间的合作进一步加强。[9]利用互联网技术，实现远程的调用和检索，打破城建档案服务的级别限制，真正实现“为我所用”的共享机制，对科学研究和经济建设给予最大程度的支持。“横向共享”就是共享和整合城市规划建设管理整个系统的档案，因为目前已经明确划分了各个行政职能，城建系统与多个部门的工作密切相关。如果割裂档案信息资源，不仅不利于使用者的查阅，同时还会遗失各类重要的档案，或者形成“死档”。[10]因此城建档案部门应积极主动地协商和配合城市管理、建设和规划等相关部门的工作，以为城市发展和建设做贡献为立足点和出发点，能够完整、及时征集城市建设中的各类珍贵档案资料。提升城建档案的社会服务功能，为厚实馆藏夯实基础。同时，应完善规章、规范，保障各项制度的健全，确保各种规范性和长效性的城建档案信息共享。

城建档案馆服务工作的创新，是一个实践的过程，也是一个不断探索的过程，需要档案工作者勇于开拓，大胆去闯，使城建档案服务工作的方式和方法不断创新，真正做到与时俱进，更好地为经济建设服务。

参考文献：

[1]胡耀林.注重历史文化名城档案收集 丰富城建档案信息资源[J].城建档案，2012（05）： 13-14.

[2]胡涛.加快推进城建档案工作全面服务城市建设[J].城建档案，2012（05）： 44-45.

[3]屈红军.推进城建档案信息化建设[J].档案管理，2012（03）： 92-92.

[4]王宇.工程档案信息资源的开发与利用[J].施工企业管理，2012（05）： 29-30.

[5]孙佳，李云清.对城建档案管理网络化的思考[J].兰台内外.2012（02）： 45-45.

[6]杨霞.专门档案利用服务的问题与对策分析[J].档案学研究，2012（02）： 12-15.

[7]朱光艳.加强建设工程档案收集工作确保归档质量[J].城建档案，2012（04）： 34-35.

[8]郑红霞.浅谈城建声像档案收集工作与管理[J].城建档案，2012（04）： 42-43.

[9]张凤.浅析城建档案信息资源的开发与利用[J].城建档案，2012（04）： 48-49.

[10]蒋庆杰.浅谈城建档案信息资源开发利用工作[J].城建档案，2012（04）： 53-55.

（作者单位：张家港市城建档案馆 来稿日期：2020-12-20）