高校档案管理工作的现状与对策探讨

赵东龙

摘  要：高校档案工作正处在由传统管理向规范化科学管理转变的重要节点。本文针对高校档案管理工作存在问题，提出实现高校档案规范化管理体制与机制创新的对策建议，以期提升高校档案工作科学化水平。

关键词：档案管理;体制机制创新;高校;档案信息化;档案规范化

Abstract： The archival work of colleges and universities is at an important node in the transition from traditional management to standardized scientific management. In view of the existing problems of archives management in colleges and universities， this paper puts forward countermeasures and suggestions to realize standardized management system and mechanism innovation of archives in colleges and universities， in order to improve the scientific level of archives work in universities.

Keywords： Archives management; System and mechanism innovation; Colleges and universities; Archive informationization; Archive standardization

1 高校档案管理工作现状

就目前情况看，高校档案管理工作在管理模式、信息化进程、法制化建设、专业化人才四个方面存在突出矛盾与问题。

一是快速增加的高校档案信息资源与传统的档案管理模式严重不相匹配。随着高校的快速发展，新型档案载体、档案内容等档案信息资源呈几何级增长，而传统落后的档案管理模式已经难以适应档案工作形势的变化。

二是高校档案管理信息化、数字化推进速度大大滞后于档案工作的发展需求，档案管理设施与技术手段的更新严重落后于技术的更新步伐，很多高校在档案管理信息系统建设上缺乏顶层设计和统筹协调，档案管理信息系统与学校办公自动化系统还没有实现无缝对接，“信息孤岛”矛盾十分突出。

三是高校档案管理法治化建设有待加强，档案管理相关规章制度不完善，不能全面实现依法管档、依法治档、依法用档。

四是高校档案管理专业化人才缺乏，知识结构不合理，影响了档案管理工作整体水平的提升。因此，加强高校档案管理规范化建设迫在眉睫。

2 高校档案规范化管理体制与机制创新的对策

2.1 以制度建设推动档案工作规范发展。要把落实档案工作相关法律法规，加强档案管理规章制度建设作为一条主线贯穿于高校档案工作全过程，实现档案工作的法制化、规范化、制度化。

要增强全校各级和广大师生的档案意识，不断强化档案工作者的法制观念与服务理念，在制度规范的框架下推动档案管理工作的創新与协调发展。

既要从中心意识、服务意识、大局意识、机遇意识、竞争意识和创新意识六个方面，强化档案工作的观念创新，又要在工作模式、技术引领、多学科方法等方面同步推进，实现档案工作的法治建设与体制机制创新协调发展。

2.2 建设档案信息化管理新平台。档案信息化建设内容主要包括三个方面，即档案建设标准化、档案存储数字化和档案服务网络化。

档案建设标准化要求档案管理部门要配备现代化多媒体硬件设备，以多媒体技术应用支持档案的信息化。档案存储数字化需要将传统的手动操作归档到现代操作，实现传统载体文件档案数字化。档案服务的网络化必须依托互联网平台及管理软件实现资源的开发利用和共享。

推进档案管理信息化是一个逐步渐近的过程，要建立以传统纸质版本档案为正本，数字化档案为副本的全新的高校档案存储管理模式。同时，实施“全周期”管理，“全周期”管理指档案管理不再是以往的档案的存储和使用管理，而是从档案的产生、存储、使用一直到销毁的全过程管理。

2.3 馆藏资源建设。目前，档案资源建设不再盲目追求档案数量，而是注重从社会整体的视角思考重视档案资源质量和种类。

高校档案资源建设应涵盖教书育人、科学研究、服务社会、文化传承等各领域，用反映学校整体发展的“大视角”指导馆藏资源建设。

就高校档案资源建设现状来看，仍然建立在进馆范围基础上的被动接收模式，没有做到“应收尽收、应归尽归”。同时，高校在档案馆资源建设的法规制度上缺少严格的执行机制，学校管理部门和二级学院对档案资源建设认识不到位，档案管理人员更迭频繁，做不到专人专职，存在档案缺失遗失等问题。

2.4 建立服务型档案管理新模式。传统的档案管理模式，注重的是收集、保管和馆藏档案资料，是一种被动式管理方式，只有开放式、服务型的档案管理模式，才能最大限度开发和利用档案资源。

首先，高校档案对教学科研具有借鉴与参考作用。档案见证了高校设立、成长及发展的全过程，贯穿学校教育教学及组织管理各个方面，真实记载着高校运行、教学管理的轨迹，属于高校珍贵的信息资源。

其次，档案是教学管理的依据与借鉴。高校档案随着教育教学活动逐渐形成，属第一手资料，是教育教学总结和经验。

最后，特色档案还是高校文化的重要组成内容。正如中国人民大学冯惠玲教授提出的“信息资源综合贡献力”观点，高校档案工作落脚点必须放在服务中心、服务教学、服务科研、服务师生等方面，通过提升档案服务水平，发挥档案工作对学校发展的贡献力，进而形成档案管理工作与学校整体发展的良性互动。

作为高校社会服务功能的具体体现，高校档案管理必须形成对外开放的格局，运用“互联网+”技术手段，建立档案管理的信息化与网络化平台，逐步在高校与社会间形成全方位、立体化的信息共享机制。[9]

2.5 加强档案管理队伍建设。档案管理人才队伍建设问题仍然是高校档案工作面临的最突出和紧迫的问题。要从政治觉悟、业务能力、专业素养和职业道德四个方面，全面加强档案管理队伍建设，努力打造一支拥有良好政治素质、乐于奉献品质、崇高敬业精神、现代技术手段的专业化档案管理队伍。同时，积极探索档案管理岗位资格认证制度，加强对档案管理岗位员工进行业务培训，实行持证上岗，严格职称晋升和考核管理，从体制上搞好档案管理人才队伍建设。

参考文献：

[1]郭仲.大数据背景下高校教学资料档案管理的思考[J].北极光，2019（12）： 164-165.

[2]耿硕，徐彦红.高校档案管理生态系统要素及其相互关系研究[J].北京档案，2019（12）： 37-39.

[3]周文晖.以高度的政治责任感做好新时期高校学生档案工作[J].中国档案，2019（12）： 66-67.

[4]段建国.刍议网络时代高校档案管理资源应用方法[J].现代企业，2020（01）： 102.

[5]胡建红.高校档案管理工作面临的主要问题及对策[J].智库时代，2017（13）： 232-235.

[6]何玉兰.高校学生档案管理现代化相关问题研究[J].人力资源管理 ，2018（03）： 173-174.

[7]陈亚利.新媒体时代高校档案资源利用存在的问题与解决对策[J].山西档案，2018（02）： 63-65.

[8]徐中华.做好高校档案利用服务工作的途径分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2018（06）： 144-145.

[9]郝伟斌，周昊，李璐璐.“互联网+”环境下建设项目档案新型监管机制研究[J].档案管理，2020（06）：48-51.

（作者单位：临沂大学档案馆 来稿日期：2021-02-20）