信息化时代创新档案管理服务模式探究

李欢

摘 要：21世纪是信息化的时代，现代信息技术的普及使得人们日常生活工作已离不开信息技术设备。90%的群众会选择用计算机来协助自己找寻所需的信息资源。对于复杂而又繁琐的档案管理工作来说也是如此。科技时代的到来，促使我国各行各业都在更新，档案管理行业也不例外。本文就重点指出如何对档案管理服务模式进行创新，并结合现有问题提出一些建议。

关键词：信息化;档案管理;服务模式

档案管理工作对任何一个单位来说都非常重要。而在21世纪信息时代的背景下，档案管理领域也需要及时更新与信息化融合。因此相关服务工作也不得不做出一定优化革新，这样才能顺应时代的发展。根据我国的现状，我们不难看出，不论是档案管理服务工作的模式还是方法，都有一定程度的欠缺。而档案管理工作不能顺利进行，将会直接造成其他部门工作效率和质量受到影响。因此相关管理人员急需找到档案管理工作和信息化融合的点，进而推动其发展。

1. 在信息化时代创新档案管理服务工作的必要性分析

随着国家的发展，国内的各行各业都在向信息化迈进。因此传统的档案管理服务工作由于不适应当下的发展，进而跟不上其他行业的脚步。在传统的档案管理服务工作当中，主要是以纸质档案为主，数量繁多杂乱，因此查找起来十分不方便，大大降低了效率，拉高了出错率。并且纸质档案极易受环境的影响。因此结合信息化时代的优点加速创新党管理服务工作模式，是我们当下的重中之重。将信息技术融入到档案管理服务工作当中，就可以大大的避免腐蚀或火灾，水灾等档案受到损害以及档案整理工作量大等情况。

2. 信息化时代背景下档案管理服务工作现状

2.1档案管理工作人员思想观念过于落后

调查表明。虽然我国已发展为信息化时代，但是档案管理服务工作并没有很好的跟紧时代的脚步。最主要的原因就是，相关工作人员的理念并没有受时代的影响更新，进而使得国家颁布的一系列政策不能够落地。而分析发现档案管理工作人员缺乏创新意识，最主要的原因是他们在工作当中大多还是采用传统的工作模式和手段，长期受到传统理念的影响，因此很难更新换代，那么档案管理工作的质量和效率就不能得到有效的提高。

2.2实体档案依然是管理工作的主体且不能进行统一信息化管理

当下我国很大一部分单位的档案管理工作，还是以实体档案为主。由于跟不上时代的步伐，不能及时更新为信息化工作模式，进而导致相关工作的效率和质量低下。纸质档案繁多且难以保存，使得搜集档案时不得不浪费很多时间，并且还不能保证正确率。另外由于档案管理的工作并没有做到统一信息化管理。使得档案数据的时效性和真实性都有很大程度的欠缺。在当下，如果档案管理工作不能够考虑到环境和部门之间的工作联系，那么就很难做到规范，高效以及发挥自身作用。

2.3缺乏档案管理系统的联结机制

软件是档案管理工作与信息化连接的枢纽。国家为了更好的推进档案管理工作的信息化进程，开发了很多相关管理软件。党管理服务工作的有效率和准确性，与档案管理系统的联结机制密切相关，同时也是相关管理软件发挥作用的平台。但是目前在我国大力推动的档案管理服务工作创新过程当中，我们发现很多单位都会忽视联结机制的建立，使得管理软件不能达到充分的利用，限制了管理工作创新的进程。

3. 信息化时代创新档案管理服务模式的对策建议

3.1建立一支高素质的档案管理工作者队伍

档案管理服务工作依然是以人为主体的，因此要想推进档案管理服务模式与信息化融合。就要对相关管理工作者提出一定的要求。除了要掌握传统档案管理的系统知识，还要具备一定的信息技术。像计算机软件的操作技能以及基本的管理知识，都是档案管理工作人员所需要熟知的。只有这样才能保证档案管理工作的顺利进行。此外相关单位也要定期的进行培训指导，促使相关工作人员掌握的知识和技术，随着时代的更新而进步。提升工作人员专业素养的同时促进当管理服务模式的优化，满足世界的工作需求。

3.2提升档案管理信息资源利用率且改进服务机制

建立一套完整的档案管理服务机制，是提升档案管理服务工作利用率的基础。而完整的服务机制也能够充分的运用人力资源，有效调动档案管理工作者的积极性。可以实行奖惩制度，工作表现良好的工作人员应及时进行补贴奖励，定期表彰和晋升，同时还要为其提供更多更优良的信息化学习机会，而对于表现较差的工作人员也要定时约谈，考核，惩罚。我国有一部分单位由于缺乏创新意识，没能及时完善和创新现有的信息资源服务机制，使得单位的档案管理工作跟不上时代的步伐。由此我们也不能看出只有服务机制及时创新和优化，档案管理服务工作才能够进步。

3.3完善档案管理信息系统之间的联结通道

档案管理服务工作与信息化之间连接的纽带就是计算机软件。因此及时完善各类相关管理服务工作的系统软件，对档案管理工作信息化的进行有着十分重要的作用。相关工作人员也应重视起来，要树立正确的思想，充分认识到系统软件，对档案管理信息系统工作的重要性。并且及时学习相关的操作技能，要做到能够根据客户的需求及时提供相关的数据和信息。體现档案数据的价值，保证数据的真实性和时效性。

3.4加强档案管理信息化建设必须注重档案信息化人才的培养

人才才是推进档案信息化的关键。对于电子档案来说，像文档的处理内容的数字化等，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着很大的差别。这就要求相关工作人员能够合理的利用这些技术，将档案管理工作的信息化运用的更充分。因此相关单位也需要加强档案管理信息化建设人才的培养。

4.结束语

受到当下时代发展的影响，各个单位要想充分发挥档案数据对其他部门的作用，就要及时将档案管理服务模式与信息化结合，应当主动做出改变，优化现有的不足，创新现有的模式。只有这样才能提高工作效率和质量，更好的发挥档案管理工作的功能。

参考文献：

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