高校OA系统电子文件归档集成研究

韩宇亮 赵瑞红 王旭

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2104-5640-3095

摘  要：随着高校办公自动化系统的不断提升及应用，产生了大量电子文件，在确保来源可靠、程序规范、要素合规前提下，如何实现档案管理系统与OA系统集成将成为高校亟待解决的问题。通过对57所高校的问卷调查，研究办公自动化系统归档集成现状及存在问题，并根据中国海洋大学电子文件归档工作实践，归纳总结集成工作步骤并详细介绍具体实施过程，为高校OA系统归档集成工作提供了参考案例。

关键词：高等学校  OA系统  电子文件  归档

中图分类号：G270.7                         文献标识码：A文章编号：1674-098X（2021）05（a）-0176-04

Research on Integration of Electronic File filing System

in OA System

——Take Ocean University of China as an Example

HAN Yuliang  ZHAO Ruihong  WANG Xu

（Archives of Ocean University of China， Qingdao， Shandong province， 266100  China）

Abstract： With the continuous improvement and application of office automation system in colleges and universities， large number of electronic documents have been produced. Under the premise of ensuring reliable sources， standardized procedures and compliance of elements， how to realize the integration of archives management system and OA system will become an urgent problem to be solved in colleges and Universities. Through the questionnaire survey of 57 universities， this paper studies the current situation and existing problems of OA system archiving integration. According to the practice of electronic document archiving in Ocean University of China， this paper summarizes the integration steps and introduces the specific implementation process in detail， which provides a reference case for OA system archiving integration in universities.

Key Words： Colleges and universities; OA system; Electronic document; Archiving

隨着数字化校园的快速推进，各高校均建立了适应本单位工作的办公自动化系统（OA系统）并产生大量电子文件，通过OA系统与档案管理系统的对接开发，实现高校电子公文的自动归档，对于推动高校档案信息系统整合和资源开放共享，建立互联互通的综合共享服务平台，打破“信息孤岛”，让数据多跑路、让业务流转少走弯路均有着现实方面的重要意义。

1  目前高校OA系统电子文件归档现状

办公自动化系统是基于工作流原理采用计算机和网络信息技术搭建的办公信息系统平台，实现公文运转的在线化、高效化和协同化，改变了过去低效的手工办公方式，提高了行政办公效率和管理服务水平[1]。随着OA系统在学校行政管理中的日益普及，越来越多的文件资料都是以电子化的形式产生、传阅和归档，文件的修改、审批等操作均在系统中完成，高校电子文件数量必将暴增，电子文件也将成为高校档案资源的主要来源。

高校一般采用档案管理系统与OA系统相互独立的模式，两个系统各自为政。电子文件归档集成指以业务系统电子文件归档为目的将业务系统与档案管理系统集成在一起的过程，它既要满足电子文件归档的相关要求和条件，又要符合信息系统集成的基本原则与方法[2]。

为全面了解高校OA系统电子文件归档现状，笔者通过网络问卷调查方式对57所高校进行调研，其中教育部直属高校19所，省属高校38所。调查结果表明，调查范围中91.2%的高校都已开始接收电子文件，而完成档案管理系统与OA系统集成，实现电子文件在线归档的高校仅占总数的40.4%。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》中，电子文件的法律凭证效率得到肯定，并鼓励电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统等相互衔接[3]。电子文件的单套制实行已是大势所需，高校档案管理系统与OA系统集成已成必然。

2  OA系统电子文件归档集成案例概述

中国海洋大学OA系统已实现收文登记、发文拟稿、文稿审批、分发、办理、催办、传阅等公文处理环节线上办理，学校的公文发文、校外来文、材料报送、通知公告、会议纪要等材料已实现全面信息化管理，所有的发文已经实现无纸化办公。此外，学校按照高校档案工作人员的工作场景建立，定制开发了个性化的档案管理系统，该系统除具备一般的信息管理、整理编目、查询检索、借阅利用等功能外，还注重强化了业务系统中电子文件的归档流程。档案管理系统内设预立卷、整理库、档案库3个工作库，分别对应文件预立卷整理（各立卷单位使用）、档案审核核对（档案馆使用）、档案正式入库利用3个工作流程。

笔者研究分析学校电子公文档案的管理现状、电子文件归档需求，详细梳理OA系统3个模块（公文发文、校外来文、材料报送）的流转办理环节，确定归档文件元数据及电子文件内容规范格式，制订公文与档案系统的集成方案，构建了电子文件可信归档技术通道，搭建了电子文件归档与电子档案管理系统平台，实现采集文件的预归档处理及纸电协同，有效解决了电子单轨归档过渡期的“双套制”归档问题，同时为OA 系统正式启用电子签章后的可信单轨归档奠定了良好基础[4]。

3  OA系統电子文件归档集成实践

电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节[5]。但档案管理系统、OA系统各有其系统工作特点，OA系统侧重于对工作流的管理，档案管理系统又有其档案独有的特性，两者集成是一项细致而又繁琐的任务。根据中国海洋大学OA系统归档集成实践经验，笔者对整个归档集成实施工作进行归档。

3.1 明确OA系统归档集成需求

OA系统因高效性，会产生大量的电子文件，部分文件时效性较短，如不加辨别全部归档，会产生大量资源浪费，所以在归档前期需加强对OA系统的前端控制，按照归档范围及要求对数据进行筛选及规范，并根据电子档案的四性要求，生成符合归档规范的文件内容。

根据归档范围及OA模块成熟度，中国海洋大学OA系统与档案管理系统主要集成3个方面的内容：一是已办结的学校发文;二是经承办单位归档筛选后的已办结的校外来文;三是已办结的工作任务及其他材料。集成的电子文件由元数据和电子公文内容数据两方面组成。元数据主要为文件条目及审批流程中档案信息所涉及的数据项，因为OA系统设计的初衷并非为归档，所以像“领导签发时间”等数据仅在审批流中体现，不会存储在数据条目中，所以还需对OA文件的审批流进行特殊处理。电子公文内容数据主要由正文、附件、背景信息等材料构成，为保证电子文件的原始性，需OA系统对文本文件进行版式化处理。

3.2 制定电子档案管理模式

因在传统档案管理中，传统纸质文件管理占主导地位，而电子文件仅用于辅助管理，传统管理模式已根深蒂固。近几年来，电子文件数量暴增，电子文件生成的分散性、易操作性、类型多样性等特征使其归档时间、程序及归档方法都与纸质文件截然不同，但在实际操作过程中，又无法避免传统载体档案的存在。所以在制定电子档案管理模式时，需处理好电子档案与传统载体档案的关系，两者均需兼顾但又不能阻碍电子档案的便捷性特征。

学校档案由按件管理和按卷管理两种模式构成，党群、行政、外事等文书类档案以按件管理为主，教学、科研、基建、设备等档案以案卷管理为主。为保证传统档案管理的延续性，我校电子文件仍沿用传统档案分类管理模式但又有所创新，在以卷为单位管理的档案中引入虚拟案卷概念，使部门产生的电子文件对应存放至相应的案卷中。

3.3 设计适宜的电子文件归档流程

档案管理系统与OA系统实现归档集成后，档案归档包括两个部分，一是OA系统流转的文件;二是非 OA系统流转的文件[6]，因此电子文件归档流程的设计需综合考虑了这两部分档案在线归档的实际情况。

依据实体档案的归档流程制定了电子公文流程，公文流程结束后，档案管理系统将电子文件（包括目录条目、文头稿纸、审批记录、正文、附件）从公文系统捕获至OA信息缓存库中，根据承办单位、拟稿部门和报送单位等信息对电子文件进行分类，并分发至各归档单位的预立卷中，分发同时完成条目信息完善、档号编制、组件排序等工作。兼职档案人员在预立卷中对分发的OA文件进行鉴定筛选、信息补充校对，并对非OA系统文件著录条目及挂接电子全文。对鉴定整理后的待归档文件，兼职档案人员在系统中打印已带档号的纸质副本并发起归档申请，档案馆在线审核申请归档的电子文件数据。档案馆对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回，符合要求的信息正式进入档案库。

3.4 合理选型接口开发技术

目前业界采用的主流归档集成接口开发技术有Web Service技术、中间库技术、ESB技术和Hessian协议。Web Service技术具有技术原理简单、操作便捷、部署容易的特征，可满足多种业务系统归档集成场景。中间库技术开发的归档集成接口有效地降低业务系统与档案管理系统的系统耦合度。信息技术实力雄厚、信息化资金充裕，倾向于开发统一的ESB平台并提供集成服务。基于Hessian协议的接口具有开发难度较小、稳定性较好、精简轻便和与平台无关等优势[7]。

结合学校实际工作，笔者最终采用“Web Service+中间库”模式进行开发，即保证了集成的便捷性，又保证了数据的安全性及可追溯性。在档案管理系统内部增设OA信息缓存库，用于存储从OA系统获取得公文数据。电子文件在OA系统中流程处理结束后，借助于XML文件技术将电子文件元数据封装，封装数据发布到web service服务中，由档案系统提取至OA信息缓存库中，完成文件著录目录的抓取。正文、附件、文头稿纸、审批记录等组件由OA系统生成版式化文件及URL，档案管理系统通过OA系统提供的URL方式采集，提高电子原文传输速度和实时性。同时，为保证电子文件的数据完整性，OA系统中的部门、用户等信息需同步到档案管理系统中。

3.5 制定可行的数据配置规则

档案管理系统与OA系统的数据集成，仅是完成了数据的转移过程，但电子档案有其特殊性及整理规则，为确保OA系统数据归档资源效率最大化及自动化，需在确定电子档案管理模式的前提下制定数据配置规则，由相应的“程序模块自动+人工辅助”来实现著录、分类、归档、鉴定等工作，系统根据已有元数据管理体系获取相关内容、结构与背景信息等，实现电子文件的数字文件及元数据信息实时归档[8]。

OA系统侧重于数据流程管理，其文件分类、文件类型、数据结构、数据元素有其流程性特点，制定数据配置规则的目的，一是根据归档要求对OA数据筛选并进行规范化处理;二是替代数据的人工处理及分发，整个过程不需手操作或干预，实现OA系统文件归档的全流程自动化;三是补充完善缺著录项目，对于从捕获的电子文件，其著录项目也会随着原文的上传自动生成相关字段内容，但都会有字段缺失或内容不准确，系统需对照原文并按照“著录项目填写要求”进行核对、修改和补充。通过数据配置规则可初步判定OA电子文件是否属于归档范围，是否有价值成为档案，电子文件保管期限划归为永久、长期还是短期，根据归档要求OA电子文件需完善哪些字段，哪些结构数据需转化为版式文件，电子档案分发至哪个档案门类下。

3.6 技术实施及方案调整

根据接口开发技术的选择，与OA系统、档案管理系统的软件开发公司进行沟通，制定技术实施方案，明确相关责任及分工，并根据分工对其系统进行技术实施。在与公司沟通过程中，系统需求及方案不可能面面俱到，会存在一定的特殊性及不可预见性，故在实施过程，需根据具体情况对方案作出及时调整。

4  集成实践过程中的探索与创新性做法

4.1 建立OA信息缓存库

归档集成实施时，在档案管理系统中创建了OA 信息缓存库，根据OA系统中的文件类型又相应内设“收文”“发文”“材料报送”3个模块，用于存储从公文系统流转至档案系统中的数据。系统利用数据库接口捕获OA系统的电子文件及数据条目，将解析后的公文信息存入到OA信息缓存库中，随后再根据匹配规则自动分发至各单位预立卷中。

采用缓存库模式：一是便于统计从OA系统进入档案系统的数据，二是在数据接收或分发过程中如产生问题，便于数据调整及问题查找，如遇特殊情况无法自动分发;也可从缓存库进行人工分发;三是OA数据中不完善的项目，系统在缓存库中可根据规则完善。

4.2 采用机构代码制定分配规则

在集成过程中，通过大量调研和不断梳理制定了OA数据自动分发规则，采用“承办单位”“拟稿部门”“报送部门”字段的数据与归档单位名称进行匹配并分发。但在实际归档过程中，單位名称在不同时期会有所变化，如采用名称匹配会导致分发规则需不断调整。经研究发现虽然机构名称改变，但其对应的机构代码是唯一的，故引入学校最新版本的组织机构名称及代码，分发规则采用机构代码进行制定，在机构名称变更时，规则无需更改。

4.3 引入虚拟档号概念，解决案件类档案电子文件组卷问题

电子文件一般以“件”为单位进行管理，其与传统载体中以件为单位整理的档案管理模式大致相同，归档集成过程也较为友好。但对于以卷为单位进行整理的档案，系统无法全部智能的根据文件之间的有机联系自动组成案卷，但如将模式调整为以件为单位管理，会给此类纸质载体档案整理模式的传承性及管理方式带来一定影响。

综合考虑电子文件特性及原有档案整理模式和管理方式的传承性，我校在传统案卷管理模式中引入虚拟档号概念，以便在不破坏原有档案整理模式的前提下，解决案卷档案中电子文件时时归档问题。在以卷为整理单位的档案门类中，以立卷归档部门为单位建立相应的案卷档号及条目，该立卷部门的年度OA文件均存放于此案卷中，并且案卷内的文件以件为单位进行管理。

5  结语

通过OA系统与档案管理系统优化整合后，电子文件目录及全文数据由原来手工、半手工化升级为全自动化，大大降低兼职档案员的工作量，提升了文件归档的数量与质量。在高校档案信息化建设过程中，档案管理系统与0A系统的集成是档案信息化的一个重点，也是一个难点，通过完成OA系统电子文件归档集成，为其他业务系统与档案系统整合奠定基础。

参考文献

[1] 苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（5）：86-91.

[2] 王强，吴志杰.业务系统与档案管理系统归档集成框架：构建与内涵解析[J].档案学通讯，2020（6）：45-53.

[3] 中华人民共和国档案法[N].人民日报，2020-7-16（16）.

[4] 喻玲.高校电子文件可信归档实践探索——以重庆大学为例[J].中国档案，2021（1）：62-63.

[5] GB/T39362-2020，党政机关电子公文归档规范[S].

[6] 李月娥，周晓林，贾玲，等.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——以中国矿业大学档案馆为例[J].档案与建设，2016（4）：28-31.

[7] 王强，吴志杰.业务系统与档案管理系统归档集成框架：构建与内涵解析[J].档案学通讯，2020（6）：45-53.

[8] 沈玉瑾.电子文件前端控制模式与传统管理模式的区别[J].科技资讯，2019，17（29）：82-83.