企业人事档案管理及其模式创新

庄凯

摘要：在企业人力资源管理中，人事档案管理工作的重要性日益凸显。随着智能科技以及企业的发展，传统人事档案管理模式的不足也逐渐暴露出来，也就是说现代企业也要改变人事档案管理模式，加强模式创新才能更你好地为企业的发展服务。本文对传统企业人事档案管理中存在的问题进行分析，并结合实践提出了几点对策，希望能够有助于人事档案管理模式的创新，提高企业人事档案管理水平，为企业发展提供更强助力。

关键词：企业;人事档案管理;模式创新

对于企业来讲，企业之间的竞争实质上就是人才的竞争。现代企业竞争日益激烈，在企业管理中人力资源管理至关重要，卓越的人力资源管理有助于企业的健康发展，而做好企业人事档案管理可以为企业培养和选拔人才提供基础支持。传统的档案管理模式已经不能适应新时代的发展，所以，加强企业人事档案管理模式的创新研究势在必行。

1 传统企业人事档案管理中存在的问题

1.1 档案管理观念相对落后

现在很多企业的人事档案管理人员并没有认识到企业人事档案的真正作用和意义，同时也没有意识到人事档案管理工作会对企业的发展具有重要影响，所以，在实际档案管理工作中只是简单地对档案进行归档保管，甚至部分企业根本就没有设置专门的人事档案管理岗位。有些档案管理人员在实际工作中责任感较差，对档案管理也不甚重视，经常出现工作纰漏，甚至在信息录入过程中将员工的重要信心遗漏，从而产生较多的信息错误，严重降低了人事档案管理的效率和质量。显然，这种管理模式显然没有发挥档案管理的真正作用，人事档案管理管理落后对企业的发展极为不利。

1.2 企业人事档案管理制度不完善

一直以来，很多企业在人事档案管理方面的工作都不够细致和严谨，同时也缺乏相应的制度予以约束和管理，从而导致企业人事档案管理过程中，工作人员比较容易出现攻错纰漏，严重影响档案管理效率和质量。其一，没有明确的分工，实际工作中并没有将责任予以落实，职责不清晰。一旦工作中出现问题，就会出现推诿扯皮的现象，难以找到问题根源，从而加大了人事档案管理工作的难度;其二，考核制度有待完善。在档案管理工作中，由于该项工作的考核指标不明确，导致相关人员的责任意识淡薄，工作态度散漫。同时相关的管理工作也只是流于形式，难以落实档案管理工作，从而严重制约了人事档案管理工作真正作用的发挥。

1.3 人事档案管理工作手段创新不足

虽然现在部分企业已经认识到了认识档案管理的重要性，同时也加大了管理系统的信息化建设，建立了档案信息数据库，提供了检索便利。但是，其仍然缺乏专业管理人员对数字信息进行处理，导致档案的信息量不足，实用性能不佳，档案管理工作不能与企业的人力资源管理同步。另外，还有一部分企业的人事档案管理仅仅是为了满足企业的需求，主要通过手工操作来完成档案信息的收集、分类和整理，管理方法落后，效率较低，不利于企业人事档案管理水平的提升。

1.4 人事档案内容不全，信息的真实度较差

对于企业而言，其员工档案信息必须真实完整，但是，在实际工作中，很多企业的员工档案信息并不完整，真实性更难以保证。其一，在员工录用过程中缺乏相应的学历证明、党团资料以及相关证书等等，档案重要资料不全;其二，对员工的档案信息不能及时进行整理和归档，比如，在发生员工岗位调动，职称晋升以及工资调整时并没有将相关信息进行及时整理，档案资料乱堆乱放，造成档案信息混乱，甚至丢失;其三，存档资料鉴别失真。在归档过程中将一些手续不全或者是不该归档的其他资料进行错误归档，从而降低了档案信息的真实性。

2 创新企业人事档案管理的建议

2.1 在档案管理工作中融入信息化技术

随着企业的发展，企业人事档案资料也会越来越多，不仅会占用大量的办公空间，同时也会加大档案管理人员的工作量，影响人事档案管理效率，制约企业发展。所以，在今后的人事档案管理工作中一定要加强对信息化技术的应用，利用计算机技术提高档案信息处理效率，提高信息的真实度，同时也有利于档案信息的存储和搜索，减少办公空间的占用，提高档案管理效率。

2.2 完善对档案管理人员的考核制度

为了有效提升人事档案管理人员的工作积极性和责任感，企业建立科学的考核制度有着重要的作用。在实际工作中要对各项工作进行责任划分，将责任落实到个人，从而有利于增强工作人员的责任感，提高员工工作积极性。另外，奖罚分明的考核制度也有利于提高员工的担当，有利于提高档案管理工作的工作质量和工作效率。

2.3 增强人事档案管理人员的工作意识

在企业人事档案管理工作中，工作态度和直接技能也是非常关键的因素。在档案管理工作中，档案管理工作人员是与档案信息进行直接接触的人员，所以，在工作过程中及时发现问题并进行整改将是提高档案管理质量的关键。另外，也要加强企业各部门之间的交流与和沟通，在自身工作角度来对档案管理中的问题提出建议，对于利于管理创新的建议可以给予相应的奖励，从而有效调动全体员工在档案管理创新中的创造性。同时也可以有助于员工在实际工作中不断自我完善，改善自身不足。总之，在新媒体时代，现代企业人事档案管理工作的创新要依靠企业的所有员工，只有大家团结一致、群策群力才能够利于企业的人事档案管理创新，利于企业发展。

2.4 实现档案管理的信息共享

传统的档案管理的主要模式就是各个部门的分散管理，并且这种模式也导致各部门之间缺乏有效的交流和沟通，信息不畅，从而导致企业的人事档案管理工作系统性较差。事实上，企业人事档案管理需要加强各部门间的沟通和交流，比如，可以通过座谈会的方式，将部门间的工作重点进行布置，有效地进行分工合作，同時还可以实现部门之间的相互监督，确保档案管理工作的有效性。在实际开展中，使用者要将相关的资料信息上传到档案信息管理系统中，并对信息的来源以及资料的类型进行标注，从而可以为其他人员日后利用资料提供便利。

2.5 建立创新型的档案数据库

随着计算机技术的不断发展，，在日后档案管理工作中信息化管理已经成为必然趋势。企业人事档案管理工作也要紧跟时代步伐，加强档案信息数据库建设，并不断创新。档案信息数据库的建立是一个循序渐进的过程，不能一蹴而就，在不断完善的过程中使其逐渐成熟。档案信息数据库的创建要将信息技术与档案管理工作相融合，并且要保证档案信息的我智能诊断。通过档案信息数据库可以有效提高档案管理的工作质量和工作效率，确保企业人事档案管理工作的规范化和科学化。

结束语：总之，创新企业人事档案管理模式势在必行，在未来工作中不仅要加强对员工思想意识以及专业技能的提升，同时还要建立相应的考核制度来对档案管理人员进行有效约束，提高其工作责任感和积极性。另外，还要加强信息化技术的应用，建立创新型档案信息数据库，提高档案信息管理的科学化和规范化，为企业发展提供支撑。

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