企业商业秘密档案的有效管理研究

彭婕

摘 要：商业秘密档案是企业的核心档案资料，是企业发展的命脉所在，合理有效的企业商业秘密档案管理对保障企业核心利益来说，有着非常重要的作用，特别是当下随着市场经济的不断发展，企业面临的竞争也越来越激烈，商业秘密档案的价值和作用也在这个过程中逐渐凸显出来，并引起了企业的重点关注，如何对企业商业秘密档案进行有效的保护，成了企业未来发展重点考虑的问题，本文以此为切入点，首先对企业商业秘密档案的管理价值进行了分析，继而就如何做好商业秘密档案管理进行了深入研究，希望能给企业商业秘密档案的管理提供一定的参考价值。

关键词：企业;商业秘密档案;有效管理

当前随着经济全球化的不断深入，国内经济市场受到国际经济环境的影响也越来越大，企业也面临着更为激烈的市场竞争，内部管理工作也有着更高的要求，传统粗放式的内部管理已经无法适应当下企业的发展需求，必须对此做出改变，而档案作为企业的无形资产，其管理工作是企业内部管理的重中之重，特别是企业商业秘密档案的管理工作，关系到企业未来的发展，做好对企业商业秘密档案的管理是必然要求，而这也是确保企业商业秘密不流入市场，保证企业商业安全的关键所在，因此，对企业商业秘密档案的有效管理进行研究，是非常有必要的。

一、企业商业秘密档案及其管理价值概述

（一）企业商业秘密档案

顾名思义，企业商业秘密档案指的是与企业发展经营过程中涉及到商业秘密信息的档案，是企业发展的核心机密所在，尽管当前国际市场环境下，各国法律对商业秘密的规定不同，但是在定义上大同小异，具备一定的趋同性。在我国的法律体系当中，商业秘密主要是指企业或者当事人所不愿意公开的技术、情报、信息等内容，据此我们可以将商业秘密分为以下几个类型，如表1所示：

而企业商业秘密文件的管理通常涉及如图1所示的几个流程：

（二）企业商业秘密档案的管理价值

企业商业秘密档案对企业发展经营来说有着非常重要的作用，若是商业秘密档案管理不当流入到社会环境或者竞争对手当中，往往会对企业未来的发展形成极为严重的影响，甚至会直接导致企业由此走向衰退。在当前的市场环境下，恶意竞争的现象时有发生，像重大招投标项目的标的价格，关键生产工艺、重要客户情报等商业秘密信息，企业做好对这些信息档案的管理，就意味着企业的核心利益得到了保护，在未来的发展经营中，企业就可以通过这些商业秘密档案来获取高额的经济利益，从而确保企业在市场环境中占据着核心地位，为未来的发展提供切实的保障。因此，企业商业秘密的管理是企业获取合法收益，保持市场竞争力和旺盛生命力的关键所在，是企业发展过程的硬性需求。

此外，企业商业秘密档案中有相当一部分属于技术创新型资料，对这些资料进行保护意味着对创新型技术工艺的支持，这对企业新产品的研发来说，有着非常重要的鼓励作用。反之，若是企业商业秘密档案得不到有效管理，那么意味着企业毫无秘密可言，知识产权被肆意践踏，经济秩序被破坏，市场环境也会逐渐趋于崩溃，其作用也将不复存在，市场竞争环境要求企业必须要做好对商业秘密档案的管理，这是维持良好市场经济秩序的关键所在。

二、当前企业商业秘密档案管理所存在的问题分析

（一）定密过程缺乏科学性

定密指的是对档案进行分析，确定其是否属于企业商业秘密、秘密等级如何、保密期限到什么时候等相关信息，定密工作是企业商业秘密档案管理的基础工作，在实际的企业商业秘密档案管理过程当中，定密工作通常面临着缺乏科学性的难题，这主要是因为定密过程主要是通过工作人员的主观判断来确定的，那么工作人员对涉密事项的了解程度、对国家政策和企业规定的掌握程度都会间接影响到定密的科学性，对于界定清晰的档案可以很好进行定密，而对于一些模棱两可的档案如何确定其保密等级和保密期限就成了一个大问题。同时人在主观判断方面会有较大的差别，同一事件不同人会有不同的判断，这就给定密过程增添了不少难度。

（二）商秘档案标识不规范

按照秘密档案管理相关规定，企业商业秘密档案应当有规范清晰的秘密标识，也就是档案的权属、保密等级、保密期限三个重要标识，而在实际的企业商业秘密档案管理工作中，标识不规范的情况非常普遍，除了政府机关单位和部分国有企业外，大多数企业并未按照秘密档案管理相关规定对秘密档案进行规范的标识，只填写保密等级而不标注保密期限的情况十分普遍，更有甚至只在档案上注明“企业秘密档案”，这样不规范的档案标识给企业商业秘密档案的管理工作带来了极大的难度。

（三）商秘档案归档不准确

企业商业秘密档案的归档工作是非常重要的工作，直接关系到档案管理的有效性，而就目前企业商业秘密档案归档情况来看，归档不准确的情况比较常见，在实际的商秘档案归档操作当中，经常忽略档案的“密级”及“保密期限”字段的标引，进而影响到对企业商秘档案文件的有效认定，特别是在当下档案数字化管理的情况下，这种操作极大的影响到档案归档的准确性和完整性，直接影响到企业商业秘密档案管理工作的有效进行。

三、企业商业秘密档案有效管理研究

对现代企业而言，影响企业商业秘密档案管理的因素有很多，比如说内部管理因素、人员流动因素等都会对企业商业秘密档案的管理形成影响，再加上企业商业秘密档案管理过程中依旧存在一定的问题，要实现企业商业秘密档案的有效管理，必须全方位入手对这些问题和因素进行解决。

（一）档案自身的管理

对企业商业秘密档案而言，要想实现有效的管理就必须要有完善的档案管理制度支持，针对目前档案管理中所存的问题，企业应当从以下几个方面入手强化对档案自身的管理。首先，在商业秘密的确定方面，按照谁产生、谁定密的原则，相关部门或单位产生商业秘密信息后，应当交由企业保密工作小组审核，确定保密等级和保密期限后，由专人对商业秘密档案进行接收和管理;其次，档案應当有规范清晰的保密标识，根据相关规定的要求，注明档案权属、密级、保密期限等信息;最后，档案应当进行科学的归档和管理，归档时要对档案相关信息进行核查，要基于保证企业经营管理连续性的层面出发，确保档案的完整性和准确性，尤其是牵涉到企业改组、联合、兼并、租赁以及出售等方面的变动，均属于十分重要的商业信息，若是对相应的档案处置不当，便可能造成档案的流失，不利于企业今后的发展，在管理方面，涉密档案原则上不允许外借、复制、拍照等操作，相关人员在进行调阅时，应当有完善的调阅手续。档案在管理期间，应当根据保密要求进行升密、降密和解密操作。

（二）档案载体设备的管理

企业商业秘密档案表现形式多样，其存储载体也呈现出多样化的趋势，目前来看，纸质档案、光盘、硬盘、云盘等存储方式较为常见，在实际的档案管理当中，应当做好档案载体设备的管理，这是对商业秘密档案进行有效管理的重要途径。对于纸质档案的管理，可以通过专业的保密柜来对纸质档案进行有效的管理，而云盘、硬盘等信息化存储介质，可以在技术层面上强化网络安全建设来防止商业机密信息的泄漏，比如说，加强用户身份的识别和访问权限的授予管理，防止私人进行商业秘密档案的复制和传递;涉密计算机不得同公共互联网进行连接，防止黑客利用漏洞窃取商业机密。

（三）档案人员的管理

商业秘密档案管理工作的主体是管理人员，其在实际管理过程中接触商业秘密档案是不可避免的，因此企业要实现对商业秘密档案的有效管理，就必须要从人员管理入手，采取一定的措施避免商业秘密档案在此环节发生泄漏。提高档案管理人员的职业素养是最为行之有效的方法，通过相关法律知识和商业秘密档案管理知识的培训和学习，使得管理人员的道德素养、政治素养、保密技能等得到全面的提升，促使管理人员在档案管理工作中自觉遵守相关保密协定，自觉对企业的秘密档案进行管理和保护。

四、结束语

综上所述，商业秘密档案对企业而言，有着非常重要的价值，特别是在当前经济全球化的背景下，顺应发展需求，对企业商业秘密的管理中的问题及影响因素进行解决，做好企业商业秘密档案的管理工作，提高商业秘密档案的安全性，对维护企业的核心利益，提升企业的核心竞争力而言有着非常重要的作用。

参考文献：

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[3]陈燕宁.基于“统一信息化平台”的现代企业子集团档案管理模式探究[J].机电兵船档案，2019（06）：42-43.