纸质档案与电子档案融合管理创新的研究

王 迪

（双鸭山市红兴隆管理局党校，黑龙江 双鸭山 155800）

1 纸质档案管理的特点

1.1 纸质档案的优势

我国自造纸技术发明后，信息的书写和储存更加的方便和便利。我国的纸质档案已经经历了长期的过程，直到今天仍然沿用纸张进行信息的记录，具有重要的作用。随着科学技术的不断发展，纸张的种类和性能也在变化。社会发展过程中，信息的传播和记录，都需要纸质形式完成，因此纸质载体具有鲜明的特点，在档案管理中也主要通过纸张记录信息。可以通过对档案的检索，快速地找出想要调阅的档案，不需要使用其他的辅助方式，具有稳定性强，不受外界影响的优势。在信息化技术的未出现前，档案管理就是利用纸质检索的方式，档案管理工作的效果较好。同时，纸质档案也可以长期保存。

1.2 纸质档案的缺点

与信息技术应用相比，纸质档案的不足也十分明显。纸质档案需要利用大量的纸张来存储信息，档案需要占用较大的储存空间。因此，大型的图书馆档案馆都需要建设单独的建筑，建立专门的图书档案管理机构，用来存储这些档案资料。同时，档案馆内要做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，这需要消耗大量的人力和物力，浪费一定的资源。同时，纸质图书档案的整理和修编工作也需要付出较多的时间。此外，如果发生自然灾害，例如：火灾档案较容易出现损失。

2 电子档案管理的特点

信息化技术时代下，计算机具有较强的储存能力，无论是硬件还是软件都具有较强的功能。在企业或组织中，目前已经建立了电子档案存储系统。在信息技术的支撑下，电子档案与现代化办公系统紧密配合，提高了办公的精细化，有效地避免了纸质档案管理中存在的问题。

2.1 电子档案的内容多样

随着信息技术的发展，档案的形式也更加多样，包括图片、视频、音频等，这些资料是无法通过文字资料来储存的，只能通过电子档案进行存储。因此，电子档案的出现丰富了档案的存储形式，包括视频和音频等，有助于更多的信息和文化内容的传承。

2.2 电子档案的存储空间小

电子档案是以数字形式存储的，所占用的空间较小。自计算机技术出现来，数字存储设备性能也在提高。不仅存储空间更大，而且具有读取和传输等性能。数字储存设备开始的储存空间较小，但随着硬件技术的发展，数字储存器日益完善，人们可以更加便利和安全地进行电子档案的管理。

3 纸质与电子档案管理融合发展的原则

3.1 互动原则

纸质档案与电子档案管理的方式不同，为了更好地融合两种方式，需要对缺点进行规避，实现两者的互动，结合不同单位的实际情况来选择档案的管理方式，促进两种方式的相互完善。对于纸质档案来说，可以通过电子档案管理模式加快管理流程，同时利用电子档案管理中的快速检索来提高工作效率。对于电子档案来说，可以利用纸质档案对电子文件备份，提高档案信息的安全性。

3.2 共存原则

电子档案管理存在很多优势，但也是以纸质档案管理为基础的。机关档案管理人员可以利用信息技术提高档案的管理效率，但是并不意味着传统的档案管理方式完全被取代。电子档案管理时，容易出现档案的问题，为了提高安全性，就需要纸质档案管理配合，将重要的电子档案信息利用纸质形式备份。此外，部分地区发展落后，还不具备电子信息技术应用的条件，主要以纸质档案为主，这可以节约成本。因此可以看出，纸质和电子档案管理是需要相互共存的。

4 加强纸质档案与电子档案融合的措施

4.1 完善档案管理制度

两种档案模式的融合，首先，需要完善信息化技术下的档案管理制度。档案管理人员要提高对电子档案管理的重视。需要依据现有的档案管理模式，融入信息化档案工作要求，建立相互补充和协调的档案管理机制，保证信息化档案管理的有效性。其次，进行统筹管理，两种管理模式是独立又联系的。在纸质档案与电子档案共存下，需要建立两个数据库，做好两种档案的对接。档案管理人员要理解两种档案的特点，在各个环节都建立规范的管理模式，分别建立管理系统，促进两种档案存储过程的随意切换，提高档案管理的效率和便捷性。

4.2 加强档案管理信息化的建设

目前我国档案管理的形式主要就是传统的纸质档案和现代化的电子档案。其中纸质档案管理应用时间较长，较为成熟，传统档案管理方式在制度上和人员上都较为完善。如果要在现有的传统档案管理模式中融入信息化技术，就需要做好档案管理的信息化建设。不同的单位和部门需要依据自身的不同需求，选择科学的档案管理模式，紧跟时代发展做好档案管理模式的创新优化。在进行纸质和电子档案融合的管理中，两种模式可以相互促进，共同存储。这种融合的信息化建设，可以充分保障档案管理的效率和安全性。同时，需要加强档案管理的全周期性，不仅在储存和使用中进行管理，还需要注重档案的产生和销毁，实现档案管理的目标。

4.3 提升档案管理人员的综合素质

随着科学技术的发展，档案管理人员的素质也应不断加强，已经成为档案管理工作的重要组成。档案是重要信息，因此进行档案管理需要应对很多复杂的工作。人员的工作质量会直接影响档案的完整性和安全性。因此，管理人员需要掌握电子档案的储存特点，并要加强档案业务知识和管理能力的培训，在工作中不断积累经验，逐步完善档案管理手段，保证档案工作的顺利开展。

4.4 加强两种档案的共存性和互动性

现今的档案管理是电子档案和纸质档案共同应用，两种模式都不能消失或取代对方。纸质档案应用电子信息技术，可以更符合时代发展的特点。目前，需要提高纸质档案与电子档案的互动，促进两种方式的互补。两种档案的共存性十分显著，电子档案是近年来出现的，而纸质档案时间较久，因此是管理的主体。对于目前很多的信息，例如：视频等，需要对资料进行储存。两种存储模式的融合，可以提高档案管理的安全性。两种档案还应修饰互补，以纸质档案为基础，配合电子档案存档。而电子档案的主要特点就是互助性，可以有助于信息的查询，是今后档案建设的重要方式。

5 结语

总之，目前我国的档案管理仍是电子档案和纸质档案两种。在信息化社会背景下，智能生活已经成为主流，档案管理也应结合社会发展，提高档案管理的智能化。因此，要做好档案管理的信息化，融合两种档案模式，提高管理效率。档案从业人员也应不断提高自身能力，面对档案管理中的挑战。