高校行政秘书职业能力提升的探析

高舒婷

摘 要：学校秘书的工作具有复杂性和灵活性，其主要的工作有学校领导的上传下达、资料收集整理等等，而这些工作的开展需要多方协调，这就要求行政秘书具有良好的应变能力和沟通能力，所以将高校秘书的工作做好，就需要不断提高个人职业素质能力。

关键词：高校;行政秘书;职业素质;能力提升;探析

随着高等教育的快速发展，行政秘书的地位日益凸显，发挥着承上启下、内外协调的中枢作用。高校行政管理中的秘书岗位是高校行政管理工作的重要部分，其工作效率和工作水平直接影響到高校行政管理的整体水平。本文结合作者自身工作的内容和特点，分析高校行政秘书工作的常见问题，并探析如何提高高校秘书的职业素质。

一、高校行政秘书的角色定位和工作特点

高校行政秘书是高校重要的行政管理岗位，对高校的正常运行具有举足轻重的作用。高校秘书是根据学校的领导知识安排，参与学校重大决策前的研究调查和分析建议。其次是做好校长办公会以及董事会会议等各类重要会议的会议记录。同时，学校行政秘书需要对接学校教职工以及校外重要来访人员，对校领导的各项会议活动的安排熟悉了解并提前通知提醒领导。然而，精细的管理可以使行政秘书的自我能力不断提高，在日常工作中形式良好的工作习惯，从而更好地履行工作职责和发挥桥梁与纽带的作用，保证各项工作的顺利开展。

高校中的秘书既是参与者也是协调者，其工作特点具有服务性、创造性和机密性。

（1）面对学校领导乃至广大师生都要有良好的服务意识，为上排忧为下排忧。

（2）在我们的印象中，秘书工作仅是简单的传递工作和服务群众，但是高校秘书更需要领会领导精神，用新办法和手段处理新事务。

（3）高校秘书的工作中具有严谨的保密性，对重要材料的妥善保管是非常重要的，尤其是行政秘书是机密文件的第一接触人，因此需要时刻保持警惕性。

二、行政秘书工作面临的问题

（1）职业倦怠程度加重

职业倦怠指个体在工作重压下产生的身心疲劳与耗竭的状态，是一种最容易在助人行业中出现的情绪性耗竭的症状。人把对工作上长期的情绪及人际应激源做出反应而产生的心理综合症称为职业倦怠。一般认为，职业倦怠是个体不能顺利应对工作压力时的一种极端反应， 是个体伴随于长时期压力体验下而产生的情感、态度和行为的衰竭状态。

在高校行政秘书的工作中，其肩负着管理与服务的任务，工作繁杂琐碎，因此产生工作压力也产生了职业倦怠，从而影响工作效率和工作质量。秘书对自身的认知的责任感是起着极大的推动和促进作用，如果欠缺责任意识就会工作消极被动，进一步影响获取处理工作所需的信息。

（2）自我提升能力有限

自我提升能力越高，个体对自身成功完成任务就越有信心。高校行政秘书是衔接上层领导、师生之间的桥梁，贯穿到学校工作的统筹布置、整理、上报、接待等各个环节中。秘书工作的重复性和程序化，使得秘书对工作规划、职业规划等都缺乏了思考，同时失去对专业知识和科研提升的能力。其次，秘书工作的创新空间有限，思维能动力受限，因此产生自身提升能力有限。

高校行政秘书大部分并没有系统学习过管理学、秘书学等专业知识，同时由于工作繁杂忙碌，导致行政秘书的专业知识提升缓慢，专业化水平不高。在日常工作，秘书的工作缺乏科学的指导，只是纯粹地按照工作安排执行，不断重复完成工作，缺乏理论知识的系统学习和工作经验总结的归纳，不善于抓重点和理清工作思路，不善于掌握工作的主动权和改进工作方法。这就导致行政秘书产生枯燥感，影响到工作热情，无法提升专业化的业务水平。

3、自我认同感缺失

通常大家对秘书岗位定位仅限于一个以服务为主的岗位，日常只是处理公文和上传下达工作，导致行政秘书的门槛偏低。再者，在高校中的秘书普遍性是通过校内转岗方式，导致行政秘书的队伍的流动性比较大，岗位人员不稳定。在高校的职称评审、奖惩工作中，行政秘书的工作成绩认可度比较低，对其的考核仅限于出勤考核，并未把其工作服务满意度和工作效率等纳入考核工作中，最终考核结果缺乏真实性和公平性，也影响秘书的工作热情。其次，在注重教师激励的时候，容易忽略了行政秘书的激励机制，极少有机会参加相关专业培训以及无法与同行进行交流学习，长期存在进修培训机会少，职称晋升空间有限等等问题，导致行政楼秘书缺乏职业发展目标，也进而降低了积极性，因此行政秘书对自我认同感薄弱。

4、良好的健康心理素质

在实际工作中，有大部分的秘书陷于盲目性卑微的一种心理状态。她们常常觉得自己一无是处，不敢大方的与他人交流沟通。在协助领导的工作中，常常会出现心理紧张，害怕出现差错，长此以往就会感到悲观，对自己更加没有自信，卑怯的心理也会越来越严重。

随着新时代社会的发展，每个人的处境也随之变化，这就对高校行政秘书的工作提出了具备耐心、细心和应急反应能力的要求。高校行政秘书不仅需要教育管理学、心理学的知识储备，还需要具备积极的工作心态，面对复杂的服务对象还需要有一定的心理素养和友好沟通的心态。

三、高校秘书能力提升应对策略

1、规范工作制度，提高职业能力素养

行政秘书要紧跟学校的发展步伐，及时了解学校最新的工作方针和规章制度，结合工作方针和规章制度，联系到具体实际的工作，不断创新工作思维，提高工作质量。在高校行政秘书的工作中，需要及时汇报和传达，确保各部门之间的信息畅通以及各项工作方针的有效落实，严格遵守规章制度和规范工作条例，严格执行学院及领导的工作安排，提前预判各种工作细节，在各个环节中确保到位、按时完成。同时，行政秘书要加强工作责任意识，加强与各部门之间的联系，具有大局意识，对繁琐的工作做到不逃避不厌烦，积极协调各种问题的工作态度。在高校环境多变的形势下，没有忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是无法做好秘书工作的，所以要求秘书人员必须谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责。