企业数据型档案系统建设的思考

【摘要】档案业务管理伴随着信息技术的发展而发生改变，发展过程总体上分为三大阶段，分别为模拟型、数字型和数据型。企业档案数据型系统建设方案是未来发展主要方向，将以单套制为基础，管理电子文件的原始形态，通过大数据、云计算、人工智能等新技术实现数字档案的整合共享。

【关键词】档案数据型系统建设;档案;档案工作

档案业务管理伴随着信息技术的发展而发生改变，发展过程总体上分为三大阶段，分别为模拟型、数字型和数据型。模拟型为早期档案管理的模式，以实体档案为主，通过计算机来辅助管理实体档案的目录;数字型为现阶段各企业档案管理的主要模式，管理对象为实体档案和数字化副本（即双套制），通过标准化的档案系统实现档案的管理、查询和利用;数据型是未来发展主要方向，以单套制为基础，管理电子文件的原始形态，通过大数据、云计算、人工智能等新技术实现数字档案的整合共享。

一、企业档案数字系统建设的重要性

企业档案是企业在研发、生产、经营、管理和社会化服务等各项实践活动中直接形成的，对企业的生产和发展具有重要凭证价值和信息价值的历史记录。企业档案既是企业各种有形资产的合法证据，又是承载企业研发、生产、制造、经营和管理和服务的经验、数据、信息、知识、智慧的宝贵资源，是企业管理决策、组织协调、依法维权、总结经验、延续历史的原始凭证保障体系和业务数据及信息的支持体系。档案数字系统的建设，使档案信息资源进一步拓展，提升档案工作时效性，使档案工作流程合理化，科学化。

档案数字系统不仅使得档案管理体制机制更加完善，使工作流程进一步优化，同时让档案管理更加科学化。档案数字系统的应用，使档案的收集、管理、利用各方面效率都得到了提升，还弥补了传统档案的管理中的存在的不足，健全档案工作的管理方法和手段，进而提升了企业档案管理水平。

近年来随着我国信息技术的快速发展，档案管理中也应用到了各种新技术新手段，不仅促进了档案工作人员的管理水平，也给档案工作人员开拓了新思路新想法，从而为企业带来优质的档案服务。

二、企业档案资源现状与问题

对于新组建成立的企业，由于成立时间短、管理业务多，档案四大体系建设工作滞后。一是从档案资源来看，档案来源和分布区域广泛，档案内容涉及业态种类多样且复杂，纸质档案量大，存量纸质档案资源的数字化工作量大，增量电子档案资源的管控尚不到位，亟需形成统一规范标准，利于全企业档案数据的统一管理和利用。二是从档案体制机制来看，发展不均衡，所属企业有的已建设完善，走上正轨，有的尚在筹建阶段，有的仍处于传统的档案管理模式中。三是档案管理制度建设不完善，仅仅印发少量基本档案管理制度和管理规范，尚未形成档案管理规范制度体系，标准体系，理论支撑力度尚缺乏。四是档案建设所需人财物技等资源配置尚显薄弱。

三、数字档案系统建设思路

通过数字档案系统建设，建立健全档案收集渠道，建立档案收集的统一规范标准，建立重点资源开发体系，建成丰富完善的数字档案资源库，实现档案信息资源在全企业的整合和共享。

（一）建立健全档案的收集渠道、推动与各业务系统的集成，实现档案收集的完整、准确。主要步骤为：逐步完成新建档案系统与OA办公系统、财务系统等业务系统的集成工作，实现部分电子文件和电子档案元数据的在线直接收集;在建立电子文件和电子档案元数据归档细则的基础上，确保数字档案系统在收集电子文件和电子档案元数据及时、准确、整理规范;将不同业务类型的电子文件和电子档案元数据、及传统档案全部纳入数字档案系统资源库中;数字档案系统在非密和涉密网络中分别布控，且应在对应安全保护级别的数字档案系统集中管控。

（二）推进纸质档案数字化加工规范化建设。企业纸质档案存量巨大，很多珍贵档案面临亟需修复整理。纸质档案数字化应当按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”原则，结合实际开展存量档案数字化工作，将重要的、急用的和自然老化严重的珍贵档案优先数字化。在纸质档案数字化过程中，应以人身安全和档案安全为前提，坚持质量第一、控制数量、控制进度。在进行档案数字化时，应制定相关技术、工作和流程规范，以指导数字化过程管理，确保数字化的质量和数据安全。实现“存量数字化，增量电子化”的目标。

（三）搭建集中、统一的企业档案综合管理平台。实现企业全体的信息化管理，实现档案工作的信息化管理，全面提升档案管理水平，促进档案资源的利用和共享效果。在档案管理平台上需包括档案资源服务平台、电子文件管理系统、档案管理系统、档案考评管理系统等。其中，要实现全企业档案资源整合和共享，建议采用云计算技术支持系统集中部署;企业云存储、云计算技术解决海量数据存储和并行访问;在系统权限的分配能力和控制力度上需考虑当前和后续不断扩展的业务需求;另外，在数据安全和可管理性要求上，要满足多种形式的访问需要，同时悲剧数据格式封装功能模块，电子文件要具有可加密、数字水印、离线保护、安全审计等多种档案信息安全的防护措施。

（四）集成的数字档案系统。数字档案系统需包含档案资源服务门户网站、电子文件管理系统、档案业务考评系统等。档案资源服务门户网站用于展现企业档案重要资讯、企业文化、宣贯制度方针，便于利用人员查阅相关档案资源，向所有利用这展示档案工作情况。在资源服务门户中可包括信息展现、利用、统计、编研和虚拟展厅等内容;电子文件管理系统则要求实现电子文件的捕获登记、分类组织、坚定处置、统计管理、存储管理、检索利用等内容，为数字档案系统提供数据支撑;档案业务考评系统的建立，面向企业档案专（兼）职工作人员，为档案工作表彰奖励工作提供依据。另外，通过与企业协同办公系统、财务系统等业务系统的无缝集成，保障数据采集的自动化，通过与基础系统（如门户系统、身份认证）的集成，实现系统登录、用户管理的方便性;实现与智能化库房的集成，对库房相关设施的监控工作。

参考文献：

[1]邓绍兴 陈智为主编.档案管理学，北京：中国人民大学出版社，1996年10月。

[2]马洁.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用[J].信息与电脑，2018（06）：177-179.

作者简介：

周慧（1981—），女，漢族，籍贯：湖南益阳，学历：本科，职称：无，单位：中国融通资产管理集团有限公司，研究方向：档案