事业单位档案管理的信息化建设分析

摘要：随着网络的普及，越来越多的信息在网络上产生和传输，如何处理日益增多的档案信息也成了不少事业单位正在面临难题。在这种情况下，依托网络来处理日益繁多的文件信息成为一种必然的态势。本文探究了档案信息化的必要性，以及对如今制约相关工作建设开展的因素进行了探讨，并给出了几点建议，希望能对当前事业单位的档案信息化工作的展开提供些许帮助。

关键词：信息化;档案处理;单位

引言：

随着科技的不断发展，我国的事业单位稳步提升，相关的档案信息也越来越多。但是，很多事业单位对档案的管理还停留在传统的方式上，根本无法对数量日趋庞大的单位档案进行有效管理。而实现档案的信息化转变这一举措正是解决我国不少单位当下困境的良方。那么完成档案的信息化转变，实现对档案信息的有效管理，成为了必然的趋势。

一、事业单位的档案管理完成信息化转变的必要性

在服务层面上来说，档案信息化是指从纸质档案为核心向以信息化档案为核心来向社会提供服务的转变过程。在电子网络不断普及的今天，完成档案的信息化转变对帮助事业单位的员工处理内部越来越多的档案，辅助领导进行相关决策等极有必要。

（一）提升事业单位档案管理部门整体素质

档案信息关系到我国事业单位的方方面面，想要真真正正实现档案的信息化转变，事业单位有必要购置专门的电子设备对信息化的档案进行统一处理。只有硬件条件达到了，才能将档案的信息化这一目标落实。与此同时，全新的档案存储处理形式对于进行相关工作的员工来说，意味着新的知识与技能。单位有必要对员工进行相关培训，拔高员工的自身素质。如此，设备更新了，相关人员技能丰富了，档案处理部门的整体素质水平必然将大幅上升。

（二）提高事业单位对档案信息的利用水平

在管理层面上，管理纸质档案往往要付出较大的人力物力，而信息化檔案存储在网络世界，只要通过一台网络设备就能轻松实现对档案信息的管理与利用。尤其是在网络发达的今天，事业单位的相关工作人员动一动手指就可以实现对档案信息的有效管理。工作的简单化，意味着工作人员对档案信息能够进行更多的处理，档案信息能够应用在事业单位的更多方面。

二、当前制约我国单位进行档案的信息化转变的因素

档案信息对我国企业单位的发展至关重要，能否实现对档案信息的有效处理更是直接关乎单位项目能否正确开展。我国单位要想跟上时代脚步，完成档案的信息化转变已成必然前提。但是，我国不少单位的相关工作却进展缓慢，其中自然存在着不少制约因素。

（一）我国事业单位缺少管理档案的专业人员

管理档案的专业人员在我国的事业单位中是比较稀缺的，很多单位的档案管理人员既没有参加过专门的训练，又缺少相关的知识，管理能力普遍偏低。其次，单位内部进行档案处理的员工经常变动，使得本就复杂的档案处理工作变得极其混乱，档案丢失乱象常有发生。另外，档案管理人员在进行档案管理时工作态度大都偏差，对自己的工作缺少责任心，更不用提耐心地去进行复杂的档案管理工作了。

（二）档案管理工作缺少技术支持

我国很多单位对于档案的信息化这件事还只是一个概念。换句话说，很多单位没有将档案信息化这一目标付诸实践。有些单位甚至没有给处理档案信息的相关部门引进专业的现代化设备。没有硬件的支持，档案的信息都录不上去，一切目标都是空谈。其次，就算有硬件设备，相关的软件条件也很难满足。没有专门的档案系统处理软件，工作人员对档案的处理只能停留在保存，收集等表浅层面上，无法对信息进行深度操作。

（三）事业单位对信息化档案利用不足

事业单位对信息化档案的利用普遍不足，相关工作人员对档案信息的认识仍旧停留在信息的采集、保存方面，没有看到信息化档案在开发加工方面的巨大潜力。利用不足，也就无法产生对这方面的需求，严重限制了档案管理信息化的进展。

（四）单位领导对信息化的相关工作忽视现象严重。领导的态度直接代表了整个单位对某件事的态度。而国内现在的情况是，很多领导没有认识到信息化的档案对档案处理有关工作的重大意义和作用，于是出现了上层人员对档案信息化建设疏于管理、指导;下层人员对档案管理信息化工作不上心，不主动提升自己，学习相关知识的现象。这些，无一不极大的阻碍了我国事业单位档案管理信息化的建设。想要扭转当前的局面，事业单位上层管理人员必须收起对本单位档案管理信息化建设的轻视之心，在工作中展现出对其的看重。上行下效，由领导带动事业单位全体员工对档案管理信息化建设态度的改观，激发他们对档案管理的热情，这将极大地促进事业单位档案管理信息化水平的提高。

（五）事业单位员工困于传统模式，档案信息化水平落后。

过去，受限于科技水平，事业单位的档案信息几乎全部由纸张记录。今天，全球信息化已成趋势，档案信息载体的选择已不受科技水平的限制。要知道，纸质档案有诸多缺陷，但即使如此，很多事业单位员工还是受限于传统模式，思维比较固化，认为利用传统的档案管理模式比较得心应手，对进行档案信息化建设主观上比较懈怠，在工作上还是偏向于采用纸张记录事业单位的档案信息，而不选择更加优秀的电子信息化载体。要知道，相比于传统的纸张载体，将档案以信息的形式保存在网络上拥有诸多优点。例如，信息化的档案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在几秒钟内完成过去要耗时几周或几月的档案信息排序、编辑、收录能工作。其次，信息化的档案易于存储，保存条件不像纸张文件那么苛刻。可以说，信息化档案在诸多方面上可以碾压纸质档案。事业单位内部档案管理的工作人员要迅速改掉自己的习惯，适应时代发展，在档案管理工作上利用电子设备进行记录、处理，促进本单位档案信息化的进展。

三、对提高我国档案的信息化工作水平的建议

近年来，我国事业单位档案管理工作已日趋完善，但是离真正实现档案管理信息化还有相当长的一段路要走。目前事业单位档案管理信息化建设中还存在许多问题，如果不能及时解决，势必会影响事业单位的持续发展。于是，本文给出了如下几点建议。

（一）摆脱传统模式，适应信息化改变。事业单位的档案管理人员普遍受困于传统模式，还在用以前的思维看待事物。这使得他们习惯于在纸张上记录档案信息，而很难适应目前更加高效的信息化处理模式，更不用提主动地促进传统模式向信息化模式的转变了。员工要顺应时代改变，摆脱传统模式对自己的桎梏，主动走出自己的舒适区，去接触现在发达的电子信息技术，学习相关知识。有关单位要做好相关员工的思想工作，帮助他们完成思想上的转变。只有这样，档案处理工作的相关员工才能在全新的档案处理模式中如鱼得水，而不是对此感到懈怠。为了帮助员工完成这样的转变，事业单位的领导可以组织相关讲座，帮助自己的员工学习信息技术，适应当前的信息化改变。

（二）保证事业单位档案信息的安全性。信息化的档案同以前的纸质档案相比拥有诸多优点，但是，也和纸质档案一样存在安全问题。如果事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中出现了信息化档案遗失、缺漏、遭窃等安全问题，势必会引起单位上下对信息化的档案的安全性的考虑，极大地挫伤员工的积极性。为此，有关单位要做好防范工作，杜绝以上事件。在这一要求下，事业单位可以聘请专业的网络安全人员为档案信息化的安全顾问，建立事业单位信息化档案的防火墙，防止单位的档案信息流出。

（三）事业单位对档案管理员工的专业本领和思想建设要两手抓。要想真正完成事业单位的档案管理信息化建设，关键还是在人。只有单位的档案管理相关人员去做，才能将一切手段付诸现实。为此，加强事业单位档案管理相关人员的专业本领显得极为重要。事业单位可以定期举办关于档案管理技能、网络信息技术等档案管理信息化相关方面的知识讲座，给本单位的员工接触这些知识的机会，帮助他们学习相关技能，提高自己的业务水平。另外，档案管理人员由于其工作的特殊性，稍有人心术不正，就极其容易导致事业单位的信息流失，造成单位的巨额损失。故单位在强化员工专业本领的同时，也要做好员工的思想建设，可以向他们普及相关的法律知识，杜绝这种监守自盗的现象。

四、结束语

事业单位档案管理有效与否直接关系到事业单位的人才选拔、培养，单位高层的决策，员工调动等诸多重要方面。尤其是在电子信息技术不断普及的今天，档案信息处理的高效与否显得更加重要。我国单位只有把握住时代脉搏，完成网络技术与自身的结合，实现对档案信息的高效处理，才能不断发展，为国家创造更多利益。

参考文献：

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[2]李咏梅.事业单位档案管理信息化建设的策略分析[J].黑龙江史志，2015（13）：163.

[3]韩鸿立.新时期事业单位档案管理信息化建设问题分析[J].城建档案，2016（7）：25-26.

作者簡介：邹馨1978.7，女，汉族，江苏常州金坛人，南京河海大学，单位：常州市金坛区水利局金城水利管理服务站。