中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨

梅娟

摘要：当前，在我国中职学校当中，档案管理也是极其重要的。档案是学校开展各项科研工作的重要材料，其也是学校进行评估所产生必备的材料，于是保护好档案对于学校管理有着重要作用。但在一些中职学校中，档案管理的信息化和科学化相对较差，使得中职学校档案管理的情况比较复杂，所以提高中职学校的信息化技术水平成为学校教育的新任务。文章通过对中职学校档案管理的信息化和科学化建设进行相关探索及研究，详细了解中职学校档案信息化建设的现状，并对此提出具体的解决对策，以此使中职学校档案管理的工作效率不断提升，从而促进我国中职学校教育的进步和发展。

关键词：中职学校;档案管理;信息化;科学化;具体对策

中图分类号：A  文献标识码：A  文章编号：（2021）-38-357

中职学校档案管理有学生档案、教师档案和教学档案等，这些档案由于其信息量较大，且情况相对复杂，所以学校做好档案管理是十分重要的。现如今，档案管理信息化是指通过原来的纸质材料或实物材料将档案归类整理，但这需要不改变本案的内容信息，然后使档案的内容及其形式变成信息化数据，从而使档案管理查找更加方便。同时，中职学校档案管理信息化和科学化，可以让我国职业教育得以快速发展，并由此提升学校的工作效率和质量。同时，随着互联网的发展和普及，由于其具有较好的信息传递功能，而且能储存更多的信息，所以中职学校要想做好档案管理工作，应充分借助互联网等信息技术，以此让中职学校档案管理的信息化和科学化得到建设。

一、中职学校档案管理信息化和科学化建设的现状

（一）档案管理信息化和科学化的程度有限

由于档案信息化和科学化建设需要相关工作部门及人员对一些基础数据进行处理，所以在将档案进行收集和整理时，所要时间较长，且相关环节较多，导致档案管理信息化和科学化建设受到了沉重的劳动所制约及影响，从而使中职学校的档案管理工作难以正常开展。并且中职学校的档案很多都是纸质或者是实物，部分学校于是在档案管理当中配备相关设备，以此进行辅助性管理，从而使其基本管理工作变得相对轻松一些，进而让中职学校档案管理的信息化和科学化程度不断提高。

同时，档案管理的专业技术人才相对较少，且很多人的计算机能力较差，致使部分中职学校档案管理系统使用的都是单机版，这种计算机在信息出现时也不能联网，甚至不能将资源进行共享，从而使档案管理的信息化和科学化建设没有符合中职学校的要求。除此之外，很多中职学校的管理者在档案管理思想上存在一定的偏差，致使部分人认为档案管理信息化和科学化工作存在的必要性较小，使得相关部门指出要看其它学校的实践情况，以此作出相应的决策。

（二）中职学校档案管理信息化和科学化建设缺乏相应的标准

因为档案管理的信息化和科学化建设涉及方面较多，所以档案管理是一项专业和科学的系统，需要学校将物化的档案进行信息化和科学化的改变。但是部分中职学校在档案管理信息化和科学化时，一些管理者经常以自己的喜好开展相关工作，使得其标准不能统一，从而使学校档案管理的形式各不相同，以此让中职学校档案管理的信息化和科学化管理水平建设面临着诸多困难。由此可知，在中职学校档案管理的过程中，其信息化和科学化教师仍处于刚开始的阶段，造成其问题也不断产生，所以如何解决该问题一直困扰着中职学校。

（三）中职学校对档案管理的信息化和科学化建设不够重视

由于我国的档案管理机制还不是十分健全，所以很多中职学校的档案管理建设存在着问题，其具体表现在档案管理的长效机制未曾有效建立，而且中职学校的管理制度也存在着不足之处。随着我国对档案管理工作的高度重视，中职学校也都相继进行档案管理的信息化和科学化建设，但目前很多学校的档案管理依旧局限于学生的学籍档案和资助档案等方面，且管理分散，一些学校的档案交由学校很多部门进行管理，致使档案没有及时得到分类和归档，还使得学校档案管理的责任落实不清，从而让档案意外丢失情况频频发生。

然后是中职学校的硬件设施较差，不能满足档案管理工作的需要，而这主要是由于部分中职学校对档案管理信息化和科学化建设不够重视，还有就是一些学校没有相应的档案管理室，或者是档案管理室缺乏管理，使得其设施设备等，以及其环境都十分糟糕及恶劣。

二、中职学校档案管理信息化和科学化建设的具体对策

（一）规范档案的科学化信息管理

规范的科学化的档案信息管理制度是进行档案有效准确管理的前提，所以中等职业学校需要制定一套标准的统一的管理制度。档案包含有职工较多的信息，而且其中的内容也有很多，所以为了能够快速的检索职工档案信息，需要建立标准化的管理目录。学校也应该制定规范的档案信息化管理办法，保证档案的科学管理。同时，依据学校的实际情况，建立自己内部管理系统，确保职工信息和档案的安全，在管理的各种问题上做出规定办法，需要严格实行电子档案管理、查阅、归档入籍制度。

（二） 加强团队建设

中高职院校的师资力量较为薄弱，很多教师和管理人员的学历较低，所以导致他们在现代化信息技术的掌握和管理上有困难。但是现代社会，尤其是信息的更新千变万化，技术的更新换代很快，这就对中职院校的职工信息管理团队提出了更高的要求。学校应该建立一支专门化的由很强技术的信息管理团队，无论是职工信息档案的建立还是学校信息化发展，都将发挥重大的作用。同时鼓励和加强团队人员的学习意识和创新意识，提高信息管理软实力。

三、结语

综上所述，中职院校档案管理信息化和科学化建设的过程中，应充分借助互联网技术，并引入先进的电子设施设备，然后做好电子档案收集整理工作，从而使中职学校实现可持续发展。同时，由于中职院校档案管理的现状不容乐观，所以学校应及时发现问题，并找到具体有效的解决对策，以此让档案管理工作实现信息化和科学化，最终使档案管理工作有效服务于学校的发展和改革。

参考文献

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