浅谈如何做好医院教学档案管理工作

文/淄博市中心医院 陈囡囡

规范的临床教学档案管理提升医学生的临床教学质量，评估临床教学水平，真正达到医教相长，为此提供重要依据和支撑。在临床教学过程中，可以说教学是主体，教学档案是两翼。为保证教学档案的完整性、准确性、系统性和安全性，教学档案实行集中统一管理，实现有的放矢的开发和利用教学档案信息，以达到更好地促进临床教学。

一、教学档案的地位

医院临床教学整个过程是医学生本科学习的重要组成部分，临床教学是培养学生理论联系实际和临床工作能力的重要途径，是临床教师指导学生进行临床观察和初步学会各种操作所采取的教学手段，是课堂理论教学与临床实践相结合的桥梁，对于医学生加深和巩固对理论知识的理解具有不可替代的作用。临床医学档案是医院见习、实习学生在临床理论教学和见习带教中形成的具有保存价值的教学文件材料，记录了临床教学活动经验，反映医院临床教学主要职能历史，对医院教学研究、教学方法的改进、教学计划的制定实施提供重要的依据。也是临床医学专业认证考核的重要组成部分。

二、临床教学档案的特点

根据临床教学档案形成的特点，可分为多元性、周期性、分散性和复合性。1.多元性。临床教学档案不仅有纸质文件、声像资料、电子文档和图表数据等表现形式，参与其形成的人员也具有多元化，如管理部门人员、临床教师和学生等。2.周期性。临床教学档案一般以学期学制和课程体系为归档周期，具有跨年度成套性和通用性的特点。3.分散性。临床教学档案形成的科室有教学管理部门、教研室、教研组及从事教学工作的带教老师、个人，环境较分散，造成教学资料保存环节过多，给收集工作带来一定困难。4.复合性。由于教学医院职能的双重性，使得临床教学档案的内容与医疗工作密不可分，导致档案收集更加复杂，内容更丰富。

三、构建完善临床教学档案管理体系

目前三级甲等医院在档案管理工作中成绩显著，基本已达到档案管理省一级水平。但对于临床教学档案来说，不论是组织架构、人员配备、专业素养都亟待提高。一是教学档案的各项规章制度不够完善；二是未配备专职和兼职教学档案管理人员；三是因临床专业技术人员医疗业务繁重，重业务轻档案的思想根深蒂固；四是档案管理意识淡薄，认为档案管理是档案管理员自己的任务。综上所述，临床教学档案一定要纳入医院教学规划、管理规定和管理人员岗位职责。应对策略如下：

（一）完善教学档案规章制度。由医院负责临床教学管理的部门制定管理细则，医院领导层面加强对教学档案的重视，明确教学档案归档范围、档案员管理职责、保管期限。成立由分管院长任主任的多层教学档案管理组织和架构，下设教学档案管理办公室，定期检查督导各教研室档案管理情况。

（二）培养临床教学档案管理员。配备既有档案专业知识又熟悉临床医疗工作且具备一定医疗知识的人员，担任医院教学档案管理员，全面负责收集、整理临床教学过程中形成的文件、材料，按照档案管理要求及时归档保管，并积极拓展开发利用。对各临床业务科室要求以教研室为单位配备兼职档案员，负责本科室教学档案的收集、整理，为医院教学档案管理办公室提供临床教学材料。采取送出去、请进来的办法，去北京大学人民医院等学习先进教学管理模式，邀请专家进院进行专题培训。

（三）制定各种奖惩办法，赏罚分明。采取多种激励措施，在职称评定、绩效考核等方面给予适当倾斜，逐渐形成教学档案为临床服务，促进医疗水平提升，提高科研能力，展现积极进取的教学文化，形成以学促学的闭环式良性循环。

（四）打造强化临床教学档案管理意识。加强对档案认识的宣传力度，努力提高医院全员档案意识，配合档案管理部门做好临床教学档案的收集、整理、利用工作。

四、遵循教学档案的归档原则，明确保管期限

归档的教学类文件材料必须对医院、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用。能够反映医院教学部门职能活动（教学管理和教学实践）的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合医院教学管理和临床教学活动的特点。归档的主要内容包括教学组织、教学条件、教学过程、质量监控、师资队伍、教学改革等方面内容。归档的重点是医院临床教学工作，特别是教学过程、教学活动中形成的不同载体的文件材料。根据不同的教学档案特点，分为永久保存和定期保存两类。

五、明确教学档案收集、归档范围

临床教学档案按照整理类别可分为临床教学基本档案和教研室基本档案。前者由医院教学档案管理办公室专职档案员负责，后者由各临床教研室兼职档案员负责。

近年来，随着医学院校对临床医学专业认证的高度重视，由医院层面负责的临床教学基本档案已完善、规范。但教研室基本档案因受人员、条件等方面的限制，收集、归档范围还不够明确。笔者根据临床医学专业认证要求，详细划分教研室基本档案归档范围，主要包括：1.反映医院教研室教学管理的相关文件材料。包括教研室发展历程基本情况介绍，教师及辅教老师基本情况，各专业、各门课程教学总结，各年度教学改革与课程建设计划与总结。2.在教学过程中形成的各类材料。床边教学、教学查房、见习带教等临床教学活动中形成的查房记录、教学病例讨论记录等。体现医院实践教学、体现学生动手操作的材料。学生参加各种讲座的记录（计划、安排、讲稿、学生记录等）。3.反映教学管理与质量监控过程中形成的各类材料。包括督导专家、同行、管理人员听课记录及各层面师生座谈会。教师教案及讲稿，集体备课、青年教师试讲记录等。4.体现教学效果的学生见习、实习考核内容、办法、评分标准、试卷，实见习记录本、实习手册、实验报告，成绩记录单、成绩分析等。5.体现教学进程的教学任务书、课程表、教学日历表等。6.提高教师教学水平的培养计划、总结，参加学术活动、教学科研论文、获奖情况等材料。

六、加强教学档案过程质量监督，以查促改

教学档案检查是加强教学档案过程质量监督的重要手段，是教学管理与促进教学质量的重要抓手。通过教学档案检查，能进一步提高教学档案管理意识，推进教学档案建设工作，让档案建设真正服务于教学，从而达到规范教学管理、提高教学质量的目的。教学档案检查一般可安排一年两次，在每学期末或学期初进行，也可同临床教学检查同步进行。检查内容可根据基本档案归档范围制定实施方案，通过检查发现，大部分教研室重视教学档案管理工作，在教学档案的收集、整理、建档、归档工作方面做了大量实际工作，取得了一定的工作成绩，但是整体教学档案管理缺乏统一标准，存在材料不完整等问题。在档案管理过程中，档案质量差，收集、归档不完整，会直接反映出在临床实践过程中，未严格落实临床教学规范，学生的学习质量和临床带教水平得不到提升。对医院教学、档案管理等不足之处进行评估，并根据其存在的问题针对性解决，可以使医院教学质量提升，且档案管理工作得到优化，最终达到提升学生学习质量的目的，使其成为优秀的医学工作者，为临床患者提供良好的医学服务。