基层街道办事处档案管理信息化建设

文/山东省济南市莱芜区口镇街道农业综合服务中心 魏华

随着信息网络的发展，中国进入信息时代。在这个时代，信息技术已经广泛应用于社区街道办事处管理，发挥着重要作用。由于街道办事处公文管理的特殊性和复杂性，传统的纸质公文管理方式已经不能完全适应社会发展的需要。将信息技术融入档案管理任务中，使档案管理任务更加科学、准确。然而，从传统到现代的计算机化，创新档案管理仍然需要时间，在这个过程中会出现许多问题。因此，街道办事处管理者必须科学合理解决这些问题，提高文件管理的信息化水平，有利于和谐社会的建设。

一、相关工作中遇到的问题

（一）规范化建设不足。目前，街道档案管理的信息化建设还处于起步阶段，街道档案管理的标准化水平有限。传统的管理方法不能充分发挥信息技术的优势，也不能达到提高档案管理效率、提高档案信息化建设效率的目的。由于档案管理缺乏信息技术，现有的街道档案管理模式没有开发出智能管理系统，现有档案管理系统的兼容性和存储容量有限，限制了街道档案管理信息化的发展。缺乏科学、全面的档案管理标准，在一定程度上影响了档案管理的效率。此外，为了整合文件格式和存储，实现全面提高文件信息化建设质量的目标，有必要建立一个有机互动的文件共享系统。

（二）没有明确的组织和领导。街道办事处档案的主要问题在于缺乏综合领导能力和对街道档案管理信息化建设的有效规划。街道档案管理的长期规划不足，缺少档案管理信息技术设备的综合设置和人力。短期目标不明确，难以实现。在档案信息化建设过程中，缺乏有效的管理体系和实施标准，档案管理者的工作缺乏必要的指导，以事后责任体系为基础的劳动分工不明确。档案管理信息化建设很少得到街道和社区的认可。由于基本数据和信息的非正常收集，未有效构建数据传输系统，基层没有充分注意影响归档信息化质量。

（三）基层办事处缺乏专业人才。街道档案管理信息化建设不仅是为了满足档案存储和提高档案管理效率的需要，也是为了满足档案数据更广泛应用的需要，充分发挥数据信息档案在街道工作中的辅助利用作用，满足上级部门了解基层情况的实际需要。因此，街道档案管理信息化面临着数据共享和数据开发的重要任务。这使得街道现有档案管理人才专业素质不足的问题日益突出。目前，街道档案管理人员的信息技术综合素质不高，无法处理复杂的档案技术问题。现有档案管理人员专业性低，档案管理缺乏信息技术培训，难以掌握前沿的信息档案操作技术，影响档案管理质量，不利于实现档案管理的科学化目标。

（四）传统档案管理模式固化。目前，街道档案管理中存在纸质档案管理和信息档案管理机制并行的问题。很多街道档案管理工作以纸质档案管理为主，上级部门主要以纸质档案检查为主。基层部门很少利用信息化报送档案，极大影响了档案信息化建设的成效。档案信息管理不同于传统的档案管理，信息管理要求员工输入海量数据，数据的输入往往会由于工作人员不规范操作而受到巨大的负面影响。所以，在输入数据的时候，工作人员应该具有高度负责的态度。在街道办事处工作时，由于工作的特殊性，每天的工作量繁多，所需要处理的档案文件相应变多。如果工作人员没有一个良好的工作态度，工作程序就会被扰乱，日常工作无法有序高效地进行，对街道办事处档案管理的信息化建设产生诸多不利的影响。

二、相关建设的重要性

（一）追求绿色工作。尽管街道办事处是基层社区的管理单位，但是要减少不必要开支，保证工作预算合理。传统的档案大多是纸质的，纸质档案会增加很多开支，造成很多不必要的浪费，而且会大大增加工作人员的工作量。复杂的档案管理分类导致街道办事处的工作结构复杂化，违背了机构简洁的发展理念。目前，生态环境保护是受国家和社会广泛重视的，任何工作要向“绿色”靠拢。“绿色办公”的新工作理念使工作浪费不断减少，是档案管理信息化建设必须要遵循的社会规律。

（二）要遵循简洁便民的理念。档案管理信息化虽然变得简单易操作，但是却大幅度增加了档案管理的安全性。传统的纸质档案管理更容易受到外界因素的影响。虽然有较为合理的保护措施，但不如电子文件安全。街道办事处的大量文件必须长期存在，这样信息管理才能得到最好的保护。当然，这是以信息系统安全为前提的。信息化管理的核心是计算机数据的备份和安全。信息共享是档案信息化管理最突出的优势，简化查阅步骤。各工作岗位可以通过信息共享的方式快速得到自己需要的档案。这种信息化管理模式不仅可以在很大程度上实现便民的目的，而且有助于减少工作人员的工作量，简化工作流程。同时，档案管理的安全性得到有效提高，保证了档案的准确，安全。

三、相关建设的注意事项

（一）对档案来源进行严格把控。随着科技的发展和进步，以及档案信息管理系统的优化和升级，电子档案因其效率高、储存量大的优点越来越被广大用户所接受，因此，可以把纸质档案转化为电子档案，保证文件的完整性。同时，也要对电子档案进行加密以及相应的技术保护，以防止黑客窃取档案，避免从事不法活动。通过档案信息管理系统的检索、收集、分类、归档等功能，严格把控档案的来源，及时排除不合格的档案以及有错误的档案，在保证档案资料正确性的同时也提高了办事效率，缩短寻找某一档案的时间，减少人为误差，提高档案的使用效率。

（二）实现档案管理自动化。街道办事处的档案管理涉及面广且繁琐，工作任务量大，手工档案管理具有耗时间、易出错的缺点，因此，实现档案管理自动化是合理且必要的，有利于使繁琐的工作变得简单明了，提高其工作效率。通过数字管理、档案信息管理系统等技术，对档案进行统一的集中管理与储存，同时对各部门提供查询功能，以确保其正确性，改变传统纸质档案不能拆封以及随意进行修改的缺点，让机器以及系统代替繁琐的工作，实现其自动化分类与整理。

（三）保证档案管理的安全性。电子文档虽有其优点，其缺点也不容小觑，在档案管理的过程中，应发扬其优点，规避其缺点。首先，可以对电子文档实施加密措施，充分发挥加密技术以及各种保护措施的作用，例如：“只读”状态，为电子文档建立起一堵无形的“防火墙”，防止他人的偷窥、盗窃以及非法利用，保证其安全；其次，保证电子文档的储存环境，对易受影响的储存介质及时进行规避，比如有磁场的地方应放置在防磁柜内，以避免电子文档消磁而无法读取，若发生无法读取的情况，应进行单独归档，及时采用相关技术进行修复；再次，可以对电子文档进行备份，进行“双重保险”，避免无意删除、无意丢失等意外行为的发生；最后，要实行身份识别制，防止无关人员对电子文档进行拷贝、盗窃等不良做法，最常见的是用户密码验证，用户在进入系统访问时，需填入相关的用户名及密码，否则将会被拒之门外，也可采用人脸识别，相较于用户密码制，规避了把密码借给他人的风险，更加保证了其安全性。

（四）加强档案管理硬件设施。硬件设施的加强是基层档案管理工作提升的关键，有了一定的硬件设施，才有可能确保档案管理工作的有效性、安全性与准确性，为其档案管理工作保驾护航。比如：独立的档案管理室，与档案管理工作相匹配的设备及技术，电脑、档案密集架等常规设备。同时，利用互联网、电子信息技术等加强城市的服务点，让其功能服务覆盖范围更广，加快信息传递速度与流通率，让居民无须出门就可查询相关的信息，开展相关的工作，保障其效率。

（五）大力引进相关的人才。在现代社会和经济发展中，人才渐渐成为一种无法衡量的资本，具有效率高、专业性强、有创造力及创造思维的特点，对实现街道办事处档案管理具有重大的推动力，有利于解决其推进过程中的种种阻力，实现其稳定发展和进步。同时，选拔人才必须满足三个要求：一是具有专业的水平及技能，保证档案管理建设的专业性；二是拥有深厚的文化基础及洞察力，用其深厚的知识储备应对档案建设过程中出现的各种问题及难题；三是有一定潜力及创造力，确保档案管理工作的成功率。因此，街道办事处可以通过多种方式发掘、培养和储备人才。街道办事处要根据档案信息化建设的需要走出去寻找人才，果断引进具有信息技术专长、熟悉档案管理的人才。

四、结语

综上所述，街道办事处档案管理信息化建设的重要性不言而喻，档案信息化成为未来的发展趋势。在实际工作中，我们不仅要遵守法律法规，还要创造良好的工作环境，鼓励员工革新工作方式，不断发挥每个人的主观能动性。不仅是街道办事处的义务，也是向人们展示政府在档案管理信息化建设中做好服务的镜子。