基层事业单位文书台账建立及作用浅析

文/山东省济宁煤田地质局第二勘探队 吴军

文书是档案的前身，文书工作是档案管理的基础。对于基层事业单位来讲，会经常性地接受或者拟制通知、纪要、工作交办单等文书，这些文书是单位开展各项工作的依据，并且来源广、涉及业务类别多，需要建立文书台账进行逐一登记。从具体工作实践看，建立文书台账能更好地发挥文书的作用，更好地明晰单位下属部门的责任，便于对工作进行督导，为评先树优提供依据，为迎接主管单位的检查、考核及档案整理归档奠定基础。

一、文书台账的建立方法

基层事业单位尤其是生产性事业单位，建立文书台账，其目的是全面掌握部门工作情况，随时掌握工作进度与质量，督促工作的及时落实，为单位的整体工作打下基础。为实现这些目的，在建立文书台账时，台账要符合责任明晰、工作任务具体、时限准确的要求。一般情况下，可将文书的来文时间、来源、业务类别、工作任务、工作时限、责任人、归档说明等作为台账的主要登记内容，利用Excel办公软件进行建立，其中工作任务、工作时限、责任人是关键。

对于基层事业单位来讲，文书来源最高登记到省部级即可，具体讲有省委、省政府及相关部委，其余有省直业务部门、主管单位、本单位、地方政府部门等，其中主管单位下发的文件（通知）、纪要、工作交办单等在本单位转发时，其来源宜登记为主管单位+本单位；业务类别应根据文书来源、工作任务进行登记，如党建、纪检监察、人事劳动、审计、工会、团委、资产管理、安全管理、经营管理、财务管理、质量管理等；工作任务、工作时限及责任人，应查阅档案内容，结合本单位转发通知（或签批意见）进行登记，其中工作任务要简单明了，可用关键词代替，工作时限要准确；归档说明是档案管理的最后一个环节，可登记文书的档案卷号—序号等内容，便于档案的查找使用。

二、文书台账的作用

（一）为工作督导提供依据。一个单位的运行实质上就是工作安排—工作落实—检查考核—持续改进提高的过程，在这一过程中，督导是促进工作落实的有效办法。基层事业单位，工作上有短期的也有长期的，对于短期的工作，督导责任部门可根据建立的文书台账，以完成时限为节点开展督导，对工作任务完成情况进行检查，对于长期的工作，督导责任部门可列出计划分阶段定期督导。每一项工作都要提出督导意见，向单位分管领导、主要领导报告。从制度上来讲，文书台账工作的开展能够为基层事业单位工作的开展提供依据，为保障基层事业单位工作质量，督导责任部门会不定时进行工作情况的检查，以对一定时间范围内单位工作情况进行了解。文书台账有效记录了单位大小工作内容与时间，为督导工作的开展提供了便利，这也是当下文书台账的主要作用。

（二）为主管单位的检查考核提供基础资料。从事业单位运行机制看，主管单位会不定期地到所属基层单位开展检查、调研，年度结束时基层事业单位要接受主管单位（或行业主管机关）的绩效考核，为达到科学合理的考核目的，考核指标往往都非常具体。为做好检查、调研、绩效考核的准备，基层事业单位要对工作进行详细客观的总结梳理，充分反映本单位的工作情况，而文书台账可为总结编写提供翔实的管理工作素材。主管单位的检查、调研通常分业务领域开展，绩效考核是全业务按领域设定指标，在编写工作总结时，可根据建立的文书台账，利用Excel办公软件的排序功能，将涉及该领域的文书台账交业务部门，安排其提供分管业务领域的工作总结，业务部门根据文书台账结合日常工作落实情况提供素材，发挥台账的作用，解决总结编写人员对业务不熟悉的问题，提高总结编写质量。

（三）为评先树优提供定量指标。评先树优是增强职工荣誉感、调动职工工作积极性的有效方式。评先树优的依据是职工的政治思想水平和工作实绩，其中工作实绩包括工作量及工作质量，文书台账是记载管理工作量的参照，部门提供的业务领域工作总结是其工作量的细化，而工作质量则来自主管单位在检查、调研时的评价或绩效考核的结果，根据文书台账及主管单位在检查、调研时的评价或绩效考核的结果，建立起评先树优的量化指标体系，将会使评先树优结果更具说服力和引导力，使评先树优能促进单位各项工作的开展，提高管理水平。文书台账工作能够为评先树优提供依据，文书台账是对单位职工工作内容的有效记录，通过文书台账对各岗位职工的工作情况一目了然，为单位评先树优提供了有效条件。评先树优是对单位工作积极职工的遴选，在此过程中，评书树优主要是对工作人员工作绩效与思政水平等内容的考察，文书台账作为记录工作人员工作内容的主要载体，其内容较为精细，有利于评先树优人才选择的公平性。

（四）为档案建立奠定基础。档案是文书的归宿，对于办理完毕的文书进行整理（立卷）、归档时，可以文书台账为基础，按照《国家行政机关公文处理办法》及《归档文件整理规则》，建立档案目录，并将相应的文书进行汇总。在建立档案目录时，可选择文书台账中的来源、业务类别、关键词（从工作任务中提取）等作为目录内容，形成卷目录，置于卷首并进行存储，这样便于检索查找。事业单位工作档案的建立对单位的发展具有重要作用，文书台账作为文化档案的基本组成部分，其内容具有较高的价值，对此可直接采用文书台账进行汇总，以形成专项档案，促进单位档案工作的完善。

三、加强事业单位文书台账建设与管理的措施

（一）建立完善的文书台账管理制度。从文书台账的作用与价值来讲，文书台账对事业单位工作的开展具有一定的促进作用，为强化文书台账的价值与作用，事业单位要不断就文书台账管理制度进行优化。文书台账管理制度的制定与优化能够促进文书台账管理工作质量的提升，这有利于文书台账的管理。为保障文书台账相关工作的高质量落实，单位应当将文书台账管理工作纳入考核指标中，以增强工作人员的工作责任感，保障文书台账工作质量，以此促进文书台账管理工作质量水平的提升。

（二）加大对文书台账的信息化建设。信息化建设是当下社会各行业发展的主要趋势，基于此事业单位可就文书台账工作进行信息化建设。信息化文书台账工作的开展符合当下社会发展趋势，且与传统纸质文书台账工作相比，信息化文书台账更加具有操作性。从文书台账的工作来讲，其工作具有系统性特点，且此工作耗时较长，内容涵盖范围较广，这也就导致在工作过程中会耗费大量的人力物力，且受纸质档案的影响，其在管理过程中存在一定的风险因素。互联网背景下，信息化建设作为当下文书档案管理的主要形式，事业单位应当不断落实文书台账的信息化建设，以提升文书档案管理的质量与效率。在对文书档案进行信息化建设的过程中，应做好如下几点：首先，事业单位应对已有的文书台账进行信息化转换，以保障相关资料与数据的可追踪性；其次，文书档案工作人员在开展工作的过程中，可直接进行信息化文档建设，以落实信息化文书台账工作；最后，单位可建立信息化文书档案数据库，以保障文书台账保存的有效性，进而促进文书台账价值的体现。

（三）强化对文书台账工作人员的培训。在文书台账的工作过程中，工作人员作为文书台账的主要工作者，其工作水平与工作态度决定着文书台账的质量，基于此，事业单位要加强对文书台账工作人员的培训。文书台账对工作细节的要求较高，为保障单位文书台账内容的真实性，文书台账工作人员要具备较强的工作能力。在对文书台账工作人员进行培训的过程中，要做到如下几点：首先，要对文书台账工作的重视程度进行提升，通过文书台账工作的重要性与必要性，提升工作人员对工作的认真程度，以确保文书台账工作质量；其次，培训过程中需要对工作人员专业水平进行培训，培训可从文书台账管理等细节工作着手，以切实落实业务工作质量的稳定性；最后，在培训过程中，培训人员需要对工作人员的思想道德进行培训，以提升其参与工作的积极性，进而主动参与到工作过程中，促进文书台账工作的高效开展。

（四）创新事业单位文书台账管理模式。在当下的社会发展过程中，对于文书台账等档案管理模式来讲，传统档案管理模式已经不适用。对此，为保障事业单位文书台账管理工作的高效开展，应当不断就文书台账的管理模式进行创新。传统文书台账的管理工作具有局限性，阻碍着其价值的有效发挥。基于此，事业单位要不断与时代背景相结合，并对文书台账的管理模式进行创新。创新后的文书台账管理能够有效提升其工作质量，这对构建服务当前社会经济发展的文书档案管理部门具有重要意义。

四、结语

建立文书台账，是档案管理前期工作的重要内容，运用文书台账参与单位管理活动，更具针对性及实用性，能切实提高单位管理工作水平，并能促进文档一体化管理的实现。