档案数字化系统平台在科研档案管理中发挥的效能

文/新疆畜牧科学院 张玲；新疆维吾尔自治区治蝗灭鼠指挥部办公室 阿依努尔·热哈提

科研档案和普通档案的管理具有一定的差异，在社会主义发展的新阶段，信息技术在各个领域逐渐普及，因此在档案管理工作当中渗透数字化技术是历史发展的必然。科研档案管理工作较为复杂，其中包含了多个领域的科学研究成果，其文件和资料数据具有重要的参考价值，大多数需要长期妥善保管，这在无形中增加了科研档案管理工作的负担，如果依然采用传统的档案管理方式，将无法妥善完成科研档案保管工作。因此。当前必须要将科研档案管理工作从传统模式转向现代化的模式，积极发挥档案数字化系统平台的作用，对工作技术和工作手段加强革新，体现科研档案管理的现代化特征。

一、科研档案管理特征

科研档案不同于其他类型的档案，科研档案往往具有系统性和成套性。科研档案当中的每个环节都体现出环环相扣的特点，组成一个统一的系统和整体。如果某环节缺失，就会造成科研档案整体不连贯。另外，科研档案往往包含的是大量的科研数据和科研文献，具有极强的专业性，并且涉及各个研究领域，因此，科研档案的类型较为分散，每一种档案都是在某一个领域之内针对某个体的专项研究。因此，科研档案具有较强的阶段性，这就意味着对科研档案的保管必须要保证档案文献的完好无损，按照顺序进行排放，不能出现缺页少页的现象，保障科学研究能够按照阶段进行。

二、档案数字化系统平台在科研档案管理中的效能

（一）提高工作连贯性。当前，利用数字化系统平台管理科研档案具有必要性。数字化系统平台能够保证科研档案管理工作的连贯性，档案管理数字化和信息化是时代发展和档案管理工作的必然趋势，能够解决科研档案管理工作当中人工无法胜任的问题，减轻工作人员的工作压力和工作负担，减少出错的可能性，降低人力资源和时间成本的投入。在数字化技术参与之下，档案管理工作的诸多环节被优化，缩短了工作时间，提升了工作效率。

（二）方便查阅和调档。科研档案的管理是为了方便查找。如果采用传统的档案管理模式，在之后进行借阅和查看时必须要耗费很多的时间对文档进行查找，这就加大了工作人员的工作量，也容易浪费工作时间，在数字化系统平台管理之下，科研档案能够被有效查阅，工作人员可以直接进行关键字的搜索，找到有关的文献资料，保障档案工作开展的连续有效。

（三）提高档案管理经济效益。在科研档案管理工作当中，使用数字化系统平台能够有效提高工作的经济效益和整体的档案管理水平。一方面，数字化管理方式能够节约资金和成本的投入，直接采用无纸化设备开展档案管理工作，减小了档案保存的空间，保护了环境，减少了经济支出；另一方面，数字化管理模式能够使科研档案管理工作减少工作漏洞，加速科研档案资源的整合，提升整体档案管理工作的准确性，优化工作模式，为今后的档案管理工作提供了可以参照的经验，使科研档案的管理工作满足现代社会对于档案管理的要求。同时，间接促进了科研单位的进一步发展。

三、当前在科研档案管理中存在的问题

当前，在科研档案管理工作当中还存在一些问题和进步的空间，我们必须在众多的管理方式当中挑选出最适合当前时代的科研档案管理模式，解决以往在科研档案管理当中存在的问题，才能够让科研档案管理工作越做越好，发挥出自身的价值。首先，存在的问题是科研档案管理工作思想观念的滞后性。科研档案的管理工作应当具有一定的保密性质，但是保密不意味着工作观念和工作方法的因循守旧。相反，必须要经常进行工作方法和工作思维的创新，才能够使科研档案的管理工作呈现出现代化的特征。当前，科研档案管理工作普遍缺乏大局观念，呈现出各自为政的状态，导致科研档案当中的信息资源无法得到高效的互动和共享，特别是在需要查阅资料时无法及时地找到有关的文献，导致工作效率被降低，造成了管理模式的滞后性。其次，科研档案管理工作和数字化系统平台相结合，还应当注意网络安全问题。网络安全是全社会广泛关注的话题，在科研档案管理工作当中尤其应当注意。以往，科研档案主要是通过纸质的形式进行保存，包括重大会议的文件和重要项目的研究成果，都以纸张作为基本的载体，这种方式虽然具有一定的滞后性，但是能够保障文件真实有效，在当前的信息化时代，电子信息化系统提升了科研档案管理工作的效率，但是应当注意，不法分子可能会利用网络漏洞对文档进行窃取和伪造，造成科研档案管理工作的混乱，威胁到档案管理工作的机密性。除此之外，在当前时代背景下，科研档案管理人才储备不足造成工作方法落后。进行数字化管理之后，档案归档的时间不再被限定，颠覆了传统的归档机制。但是，这一工作方法也弱化了档案审批的必要性，此外，科研档案管理人员缺乏专业素质思想陈旧，手段落后，不注重对自身素质的提升，这些问题都是利用数字化系统平台进行科研档案管理的挑战。

四、档案数字化系统平台在科研档案管理中的运用

（一）创新思想观念。将数字化系统平台运用在科研档案的管理当中，首先需要工作人员创新思想，寻找科研档案管理的新角度。传统的科研档案管理思想和方式，不能适应当前社会的档案管理需求，因此工作人员必须要求新求变，对于自身的思想观念和意识进行转换，突破传统档案管理方法的限制，满足当代科研档案管理工作的相关要求，直面机遇，迎接挑战，站在大局的角度寻求科研档案管理工作的新出口，满足社会的发展是档案管理工作的最新要求，加快科研档案管理的信息化数字化建设，实现战略转移。具体来说，必须要建设档案管理新资源的信息收集库，将科研档案进行归档。科研档案管理有关部门应当根据不同的档案类目和相关信息对于科研档案进行分类妥善保存。传统的档案载体大多数是纸质载体和录音载体，这一类型的档案载体在保存和现代档案管理之间存在着较大的差别，在当前的科研档案管理当中，必须要加强数字化建设的力度，推进我国科研档案管理数字化建设的征程。

（二）维护档案管理的基础设施。在科研档案的管理当中，必须要完善档案管理基础设施建设，从顶层设计上建设一套较为完善的科研档案管理工作办法，包含信息的检索、关键词的输入和档案资源的共享，这些行为都需要规章制度的约束，能够有序进行，因此在这一过程当中，我们必须要对于档案管理的基础设施特别是软件设施进行完善。档案管理主要运用的硬件设备包括计算机、打印机、激光扫描仪等等，这些设备必须要专业人员进行筛选和采购，还应当定期进行日常检测，维护设备能够正常运行和使用。电子系统化平台的软件设施更为重要，只有保证软件设施和平台设计合理，才能够充分地发挥系统功能，科研档案管理工作部门应当根据自身的实际情况，选择合适的档案管理软件，加大资金投入，注重信息化软件的研发。科研档案的保管工作较为繁琐，在日常工作当中会存在大量的数据扫描录入和上传，这就要求必须要使用高效的硬件和软件系统才能够顺利完成工作，比如利用文字采集设备、双向服务器等设备完成文字信息的录入，还要利用检索系统对于不同类型的档案进行精确归档，对文档的管理权限进行加密，使科研档案在利用时能够准确进行核对查询，提高科研档案利用效率，加速科研档案的数字化共享。

（三）加强网络安全管理。利用数字化系统平台进行科研档案的管理，还应当加强网络系统的安全性，做好防护措施，这对于科研档案的管理工作来说非常重要。数字化档案管理的重点在于开放性和共享性，虽然能够提高科研档案的利用效率，加速档案信息共享和资源平台的建设，同时也给科研档案的安全性带来了很大的风险。因此，档案管理有关工作部门，应当要加强保密措施，防止档案信息泄露，建设核心屏障，将科研档案分为核心、非核心，公开、非公开，进行分层管理，最重要的科研档案应当安装杀毒软件和防护软件防止病毒入侵，工作人员应当对浏览器等软件设备进行定期升级和维护，同时还应当利用云技术提高备份的安全性，如果科研档案遭遇损毁，可以及时进行备份和数据恢复。

五、结语

综上所述，在科研档案管理中，应当加强数字化系统平台的建设，创新思想观念，维护档案管理的基础设施，加强网络安全管理，提升科研档案管理的信息化和数字化水平。