新时代干部人事档案管理工作面临的问题及对策

范亮亮 闫枫

摘 要：随着经济社会和干部人事工作的发展，干部人事档案管理也面临一些不容忽视的问题，直接影响干部人事档案管理工作和干部人事工作的发展，需要采取有效措施，认真加以解决。笔者就加强新时代机关单位人事档案管理工作提出一些粗浅认识，供参考。

关键词：档案管理;干部人事;问题;对策

干部人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是各机关企事业单位选拔、任用、考核干部的主要依据，在机关企事业单位干部人事管理工作中发挥着重要作用。随着经济社会和干部人事工作的发展，干部人事档案管理也面临一些不容忽视的问题，直接影响干部人事档案管理工作和干部人事工作的发展，需要我们采取有效措施，认真加以解决。

1 新时代干部人事档案管理工作面临的主要问题

1.1 对人事档案管理工作认识不到位，未将其纳入应有的工作日程

一些机关、企事业单位领导缺乏对干部人事档案管理工作的正确认识，将干部人事档案管理视为一项辅助性工作，认为只要能确保档案不出现丢失损坏问题就行，工作上仅仅满足于日常查阅和利用，对工作要求不高，未引起足够的重视。有的单位未把干部人事档案管理纳入工作议事日程，甚至多年没有研究安排人事档案管理工作，在这项工作上投入的时间与精力有限，致使保管场所、经费和人员无法得到保障，干部人事档案管理工作变得比较被动。一些机关、企事业单位未配置专门的档案室，档案存放地点比较狭窄且不固定，缺乏健全的配套设备，容易造成档案损毁、丢失等问题。

1.2 干部人事档案管理方式滞后，一些日常管理工作不规范

据了解，很多机关、企事业单位的干部人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，主要依靠人力完成保管、利用等项工作，效率低且管理不规范。近年来，在中组部组织推进下，干部人事档案管理工作有了很大改变，相关人员思想观念在转变，各项制度在逐步完善中。同时，以电子表格为主的干部人事档案管理方式成为主流，干部人事档案管理逐渐向现代化转变，但仍有一些问题没有得到根本解决。其中一个重要方面是随着改革不断深入，机关事业单位的职能发生变化，人事档案管理也变得更加繁杂，传统人事档案管理方式弊端日益凸显。与此同时，电子表格的利用也随着人事调动、人事信息的更新带来诸多不便。这种落后的管理方式不仅影响工作效率，而且阻碍干部人事档案管理工作的健康发展。

干部人事档案整理不规范，档案损毁、丢失问题时有发生。一些机关单位在干部人事档案收集、归档等方面的制度不够完善，影响了档案收集、归档的完整性，降低了干部人事档案的质量和利用价值，導致其利用率不高。在新时代经济社会快速发展的背景下，干部人事制度改革进程加快，人才的选拔、使用和流动越来越频繁，很多人才在机关单位与社会之间双向流动，增加了个人档案遗失的隐患。

1.3 干部人事档案管理信息化滞后，软硬件配置不完善

从以往机关企事业单位干部人事档案管理工作实际来看，基本上由人事部门负责完成干部人事档案信息的收集、整理、保管与利用工作。当前，很多机关企事业单位不重视将计算机技术应用到人事档案管理工作中，无法提升人事档案信息检索的效率，在调阅人事档案的过程中，仍然采用人工方式。这样一来，不仅影响了干部人事档案安全保管和利用工作，更无法提升工作效率。在信息时代下，许多先进技术为干部人事档案管理工作创造了更多有利条件，机关企事业单位应注重利用信息技术，逐步实现干部人事档案的数字化，进行信息化管理，提升档案收集、存储、管理、利用效率，充分发挥干部人事档案应有的作用。

目前，一些机关企事业单位还没有专门的档案室，缺少档案装具，文书档案和人事档案“混为一谈”，对档案的安全保管存在隐患。据了解，大部分机关企事业单位还没有搭建干部人事档案管理系统，即使搭建了也不完整，软件搭建与硬件建设存在较大差距，文书档案管理使用的是单机版档案软件，而人事档案管理还停留在Excel表格层面，没有独立的人事档案管理系统，无法满足多终端管理利用的需要。文书档案与人事档案在定义、内容、管理方法和作用上均存在不小的差异，不能使用同样的软件进行共同管理。因此，干部人事档案管理系统的建设既要满足对多终端管理的需求，又不能急于求成地使用文书档案系统来代替，这已成为困扰、阻碍机关企事业单位干部人事档案管理工作发展的重要原因。

1.4 队伍建设力度不够，档案管理人员业务工作能力不强

据了解，大部分机关企事业单位档案管理人员为兼职或身兼数职，专职做档案工作的人员少之又少，且人员流动较为频繁，很少有机会接受档案管理业务技能培训，不熟悉档案收集、整理、归档和保管等业务，没有把主要精力放在档案管理工作上。由于档案原始文件利用比较频繁，会让纸张出现发黄、褪色、变旧等问题，既不利于人事档案的永久保管，也影响其安全性。此外，档案管理人员发生工作变动，在进行档案交接的过程中由于措施不严密，导致极少数人事档案丢失或损坏。

2 解决新时代干部人事档案管理工作面临问题的对策

2.1 进一步加强对干部人事管理工作的领导

机关企事业单位应对干部人事档案管理工作给予足够的重视，将其纳入单位工作的议事日程，加强对干部人事档案工作的领导。主要领导应过问干部人事档案管理工作，及时研究解决工作中遇到的重大困难和问题。单位领导班子应安排一名副职分管干部人事档案管理工作，统一组织推进这项工作，及时研究解决工作中面临的重要问题。应明确干部人事档案管理的责任机构，安排专职或者兼职管理人员，保证干部人事档案有人管。应保证干部人事档案管理工作的人力、物力、财力需要，给干部人事档案管理创造必要的条件。应建立健全干部人事档案管理组织网络体系，确保形成干部人事档案管理工作的合力。及时制定并监督落实好干部人事档案管理制度，确保工作落实。

2.2 大力推进干部人事档案管理信息化

应加大资金投入，保证干部人事档案信息化建设。干部人事档案管理工作人员需对相关资源的配置是否合理予以充分考量，尽可能节省干部人事档案管理信息化建设开支，并确保人事档案管理信息化系统建设的科学性与有效性。同时，应加大工作推进力度，提高档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平，备份相关的干部人事档案信息，设置数据信息、数据库的使用权限，从而多方位确保干部人事信息档案的安全。

当前，干部人事档案管理大多是纸质材料和电子文档，应当与信息技术紧密结合，使得信息化资源能够发挥更大的作用，实现人事档案管理工作的现代化。应加强对电子文件的应用，对已经进行过电子归档的文件进行只读操作处理，完整保存档案文件的原始结构，避免发生档案信息的泄露及篡改。另外，为了避免电子文件的丢失，应做好相应的备份，并且定期进行备份更新，确保备份信息的同步。定期进行存储状况抽样调查，对发现问题的电子文件档案进行及时修复或保护，确保电子档案的寿命。为了使档案管理常识、优点、特点等深入人心，应进行相应的宣传工作，使单位全体人员都能了解和重视干部人事档案管理工作，增强工作合力。

2.3 增强新时代档案管理工作人员的责任意识和工作能力

干部人事档案工作人员应不断增强责任意识。只有落实责任，严格要求，才能保证档案管理水平的提高。建立健全干部人事档案各项工作制度，对日常收集、归档以及保管、利用等都必须有明确的要求，维护干部人事档案管理工作的正常秩序。出现问题时，能及时找到问题的根源，便于责任追究。采取定期检查以及不定期抽查的监督办法，及时发现并解决问题。干部人事档案是国家档案的重要组成部分，人事档案涉及个人的安全信息，所以人事档案管理工作具有保密性，在对档案管理工作人员岗位调整时必须严格把关，把具有较高政治素质、思想觉悟和管理水平，做事认真严谨，责任心强，能吃苦耐劳的人调整到干部人事档案管理工作岗位上来。另外，对档案管理人员进行培训时，应让他们了解和掌握干部人事档案管理工作的新要求以及最新的管理方法，尽快适应工作需要。特别是要熟练计算机的操作技术，提高干部人事档案管理能力和水平。

干部人事档案管理工作是各机关、企事业单位工作的重要组成部分，我们应进一步加强对这项工作的领导，建立健全干部人事档案管理制度，改进档案管理业务，大力推进干部人事档案管理信息化建设，使干部人事档案管理工作迈上新的台阶。

（作者单位：吉林省伊通满族自治县财政局）