高校后勤财务预算管理优化研究

张文杰 燕山大学

引言

后勤是学校的重要部分，对高校的未来运行有着直接影响，近些年在高校扩大招生的背景下，高校传统后勤工作中的弊端逐渐凸显，严重影响了高校日常工作的开展。预算是财务管理工作的重要一环，通过对各类财政资金的合理配置，能够为高校后勤工作提供必要的资金支持，解决当前高校后勤工作中存在的收支不平衡等问题，对于提高资金管理效率的意义重大，值得关注。

一、高校后勤工作研究

近些年受到高校扩大招生规模等因素影响，高校后勤服务的工作量快速增加，但是相比之下，高校在后勤工作中的投入不断减少，后勤部门所获得的资金仅仅能够维持日常运营要求，很多关键性问题得不到解决，例如高校内老旧设备的更新换代速度慢等问题，已经成为高校内部管理中不容忽视的问题。

同时结合高校后勤财务预算工作的开展情况来看，在工作实施阶段抑制存在“重核算、轻管理”的情况，工作人员因为成本管理意识的匮乏，导致后勤工作难以得到实质性的突破。

二、高校后勤财务预算管理工作中存在的问题

（一）财务预算编制方面的问题

预算编制被认为是预算管理工作的基础，其编制质量对后期后勤工作的开展产生直接影响。但是从工作现状来看，高校财务预算编制中还存在一定的问题主要表现为以下两方面：① 预算编制范围狭小。预算管理本身具有复杂性，体现了未来一段时间内高校后勤部门的各种资金开销情况。但是在实施阶段，高校财务预算编制方案往往会受到其他因素的影响，造成部分收支未体现在预算中，最终影响了预算工作的实施效果。以财务支出为例，高校后勤部门的业务本身具有复杂性，日常工作中可能会受到诸多不确定性因素的影响，这也是造成后勤预算工作无法正确评估的重要原因。有研究认为，目前高校后勤估算大体可以分为两种类型，其中一种为相对准确的估算，例如工作人员的薪资待遇等，这些支出情况不会在短时间内发生明显变化，因此，此类资金预算的精准度较高；而也有部分资金的预算难度高，例如高校内某些仪器设备的维修、采购等，这些数额本身存在不确定性，所以容易出现误差[1]。② 预算编制方法不科学。现阶段高校后勤预算工作中主要采用了增量预算法，该方法的优势为计算过程简单，通过对上一年的数据进行简单的计算就能预测未来一年的预算情况。但是相应的，该方法也存在一定的弊端，例如预算结果过于依赖上一年的数据，在预算分析中只能关注眼前因素的影响，对于可变因素所造成的风险缺乏正确认知，尤其是预算方案无法与高校未来的发展计划相对应。由此可见，在当前财务工作中，预算方法的不科学已经成为不容忽视的问题。

（二）预算执行方面的问题

在高校后勤预算执行中还存在较多的问题，主要表现为以下两方面。

1.缺乏对预算执行的控制

当预算方案制定之后高校后勤部门的全体工作人员必须要严格执行预算方案，这是保证预算工作质量的关键。但是在实际上，高校后勤部门经常在预算执行方面出现问题，执行控制效果差。造成这一现象的原因为：高校后勤所负责的业务内容复杂，包括绿化保洁、能源保障、楼寓管理等，这些业务科室的工作方向存在明显不同，工作内容的复杂性导致在日常工作中经常会出现预算超支的问题，除此之外，在预算方案执行过程中也会因为缺乏必要的监督，在预算编制上工作人员仅能通过票据等判断有无超出预算的情况，而对于超出的原因、超出后的解决措施等缺乏预见性等。正如有学者认为，当前高校在预算工作中缺乏必要的事前、事中以及事后监督，导致预算中的相关风险难以得到有效的纠正与预防，影响了实施效果[2]。

2.预算执行过程的不规范性

现阶段虽然高校针对预算工作作出了详细的规定，但是在后勤工作执行预算中却没有按照规定作出调整，一般是将预算部门在财务部进行内部调整之后，经过领导签字即可。在这种情况下，财务人员无法从后勤部门处获得详细的数据支持，财务管理难度增加，影响了下一阶段预算工作的开展情况。

（三）预算控制方面存在问题

预算控制成为预算管理的重要组成部分，但是部分高校在预算中抑制面临着预算控制之后以及控制力度不足等问题。① 预算控制方案的滞后性。例如高校在每年的预算审批的下发时间集中在每年的3月份左右，在寒假期间后勤部门针对内部维修、采购等工作，在上述工作中主要采用了“先采购记账”的方法，在预算审批后再报销。而这种问题所引发的一个直接效果，是在预算审批经费下发之后，部分部门已经使用了预算资金。但是在实际上因为高校预算方案的不足（尤其是没有进行短期的预算管理），导致后勤部门的预算资金严重不足，而未来满足下一阶段的运行要求，则后勤部门需要给未预算的部门进行调整，最终造成预算方案失去控制[3]。② 预算的控制力度明显不足。高校后勤部门若能确保预算控制方案合理性，则需要严格执行预算控制过程，最终造成预算方案的不合理。例如在预算控制中，财务部在预算管理中需要认真审查票据的真实性，在确定票据合格并且得到领导签字之后就可以报销，而并没有关注预算方案的合理性。这种问题会引发一个问题，就是后勤资金出现严重的浪费问题，资金的利用效率得不到保障。

三、高校后勤财务预算管理优化对策

（一）优化预算编制方案

在高校后勤财务预算管理中，通过优化预算编制方案可以显著提升工作能力，本文认为工作人员必须要在工作方式与方法上进行创新，其中的工作要点包括：① 将成本核算纳入预算管理中。成本核算是预算管理的重要组成部分，并且为了能够最大限度上的保障预算方案的可行性，需要不断拓展预算的覆盖面。例如在食堂等服务部门的预算中，需要将经营收入、成本以及费用等纳入预算管理中，并由此来预测本年度食堂的经营利润情况，将其中数据的精准性作为评估后勤预算工作质量的重要依据。②将收缴费用纳入预算管理中。从岗位职能上来看，后勤部门在收缴水电等费用后需要上缴至学校，学校将收缴的此部分费用全额冲减实际缴纳的水电费用上，若期间出现了断档则会对学校的效益产生影响。所以在预算管理中，后勤部门需要将水电等费用纳入全年预算管理中，确保应收取的费用全额收缴。

（二）完善预算编制方案

结合前文所介绍的内容可知，现阶段高校后勤预算管理中还存在预算方法不科学的问题，单纯的对去年的数据做简单的计算已经无法适应未来预算管理要求，所以为了避免此类问题的发生，本文认为高校应该优化预算编制方案，其中的要点包括：① 重视零基预算编制方法。针对每年的后勤部门预算中不确定性较大的份额，在日常工作中应重视零基预算方法。以后勤部门的设备采购以及服务保障等项目为例，在使用零基预算编制方法期间，可以考虑采用外推法将传统的支出趋势延伸到下一年度，并根据市场变化酌情增加数额，保证后勤部门预算方案对设备采购以及服务保障成本变化的适应能力；最后再次提高预算标准，以满足修正之后的预算支出方案。通过这种方法，能更好地掌握高校设备采购以及服务保障等业务中所出现的成本变化，具有可行性。② 采用动态滚动预算的方法。在使用该方法期间需要结合后勤部门的具体业务工作开展调整，例如针对服务保障部门中的办公经费、基本项目支出等，对于此类常规项目需要按照后勤部门预算工作的实际情况作出调整，并根据日常工作中的实际情况作出持续的编制与修改，确保此类项目的资金变化能够体现在动态预算方案中，方便进行有效的内部调整。③ 重视各部门的参与力度。预算管理本身具有复杂性，高校后勤部门与其他部门之间的工作有着紧密的联系，并且很多后勤预算数据都依赖于相关部门的支持。在这种情况下，高校后勤部门应该明确其他部门在预算管理中的责任，使全体部门认识到参与预算管理工作的重要意义，在划分责任之后，利用特定的时间节点对预算工作的开展情况作出评估，并将考评结果与本部门年终绩效考核挂钩进行综合考评，提高各部门参与预算编制的积极性。

（三）预算执行的优化方案

目前高校在预算执行过程中普遍存在缺乏控制的问题，而造成这一结果的原因，是各部门并不了解预算执行情况，针对预算执行中存在的问题也缺乏必要的相应能力，导致预算执行中存在不足。为了避免此类问题发生，则需要进一步优化预算执行方案，其中的工作要点包括：① 为强化预算执行能力，后勤部门可以与财务部门相互预算结果相对比，通过公示预算方案之后，在高校内部形成良好的预算管理氛围，在将执行结果的质量向各部门反馈后，及时做好追责，改变现有的预算管理方案。② 考虑到后勤各部门的预算执行具有承上启下的功能，所以后勤部门在预算管理中也应该提升各类数据的透明度，在定期跟踪财务预算结果之后，确保各部门能够掌握预算执行中存在的问题；在实施阶段，还需要在每年设计两个以上的会计衔接期，在衔接期对各类预算的执行情况作出分析，进而形成有助于预算以及数据统计的新方向。③ 采用横向或者纵向比较的方法评估预算工作的开展情况。其中在纵向对比中，则需要针对每个部门的年度数据进行比较，根据其中的数据比较结果总结预算实施方案。而在横向比较中，高校则需要对后勤各个部门之间的数据对比，确定每个部门之间预算借鉴的执行方案，实现相互监督，并有针对性地解决预算方案中的缺陷。

（四）预算控制优化方案

为了能够有效解决当前工作中的问题，则需要后勤预算中积极完善预算管理制度，分别从事前、事中以及事后三个环节入手完善工作管理。

1.做好后勤预算的事前控制

为强化预算管理的功能，工作人员应该从事前控制入手，针对后勤工作中存在的内容随意以及预算编制时间短等情况，在事前控制基础上严格审批流程。例如高校后勤部门可以通过调整预算编制时间，延长预算编制的计算周期，使工作人员有充足的时间完成预算编制与审批，并对预算编制内容进行讨论，确保工作人员有充足的时间完成各部门预算。在调整高校预算时间范畴的基础上，重视每个月的预算控制方案，在正确评估预算方案的执行情况后，坚持按照月度的预算评估结果确定控制基线，针对可能出现超出预算的情况对各类经费进行控制。

2.后勤预算的事中控制

在事中控制中，应细化高校后勤预算工作的细节，在与预算执行中进行监督管理后，工作人员需要对每笔费用的支出情况做把关，确保每一笔经费都能做到有据可查。所以工作人员在事中控制阶段，不仅要关注各类票据的精准性，也需要尽可能地提升各部门费用报销的逻辑性，例如针对分部门提出的不合理预算方案则需要进行评估，避免出现月末与年末集中报账的情况，使各类费用科学合理。同时，要做好各部门办公经费支出报销的审核，所有办公设备的采购应该经过学校管理部门的审批，差旅费用的报销等也应该符合高校后勤预算管理的规定。

3.完善后勤预算的事后控制

高校审计部门会对后勤的记账凭证以及各类经费的使用情况进行审计，但是因为后勤部门的票据数量更多、内容更加复杂，导致最终预算结果出现了差异。所以在未来工作中，事后预算需要充分发挥工作的优势，以“周”或者“月”为单位对后勤部门的预算经费使用情况作出评价，并及时发现其中不合理之处，保证事后控制方案的严肃性。

四、高校后勤预算管理方案的支持保障策略

（一）重视人员参与

在后勤预算管理中，实现“全员参与”成为提升预算管理水平的关键，再加之后勤工作与每位师生存在密切关系，所以实现全体人员在认知以及行为上的配合，这就要求相关人员能够转变传统的思想观念，并能够从权责分配、组织结构等方面进行转变，在详细阐述预算管理工作重要性的基础上，加深全体人员对预算管理工作正确认知的基础上，强化全体人员的整体管理理念，将预算管理思想灌输给全体后勤工作人。

同时，采用预算管理与绩效工资相结合的方法，提高全体人员参与的积极性，并在强化财务预算导向功能的基础上，结合托预算编制、预算执行、预算控制及预算评价等各方面的审计结果，确定业务部门的成分核算方法，落实前瞻性管理方案。

（二）重视信息化建设

内部控制过程中应该运用信息化技术来进一步提高后勤部门的预算管理水平，对于高校而言，运用信息化技术可以充分解决原有工作模式的不足，可以保证后勤预算财务信息的真实性。

所以在后勤预算中，可以利用大数据技术完善后勤预算管理方案，例如工作人员可以将过去几年时间中的后勤部门财务信息进行统计，根据其中的海量数据变化预测未来一段时间内的财务信息变化，并将市场因素、设备使用年限等因素作为变量进行集中统计，这样在预算中所获得的后勤保障资料才具有科学性，能够为下一阶段的数据处理奠定基础。

结语

现阶段在高校后勤财务预算管理优化已经成为高校内部管理中不可缺少的一部分，为了能够适应未来发展需求，相关人员在后勤财务预算管理中应该主动转变思想观念，坚持用发展的眼光看待问题，这样才能在管理理念上实现突破，最终全面提升内部控制水平，加快后勤管理工作的变革，使后勤成为支持高校发展的原动力，能够进行全面的后勤管理动态优化，最终全面提升后勤预算管理水平。