从实际业务视角看新型档案管理系统建设

文/山东省交通科学研究院 鲁志恒

档案管理是企事业单位一项至关重要的基础性工作，对单位运营发展至关重要。随着时代的发展和社会的进步，传统的档案管理模式已经无法跟上现代化管理机构的需求，建设新型档案管理系统已逐渐成为企事业单位关注的一项重点工作，并以此为手段，不断优化升级管理质量和服务效率，进一步全面提升单位综合能力。

本文提出的新型档案管理系统是指将智能化档案管理、数字化档案信息化管理、档案资料大数据分析管理等进行有效整合之后形成的档案管理系统。一线业务人员能够通过该系统便捷、高效地查询纸质档案、电子化档案，并快速提取档案中与业务工作相关的各类参数、指标等数据信息，将经档案系统收集、分析后的数据结果应用到自身开展的业务项目中，以快速对业务市场和上下游服务对象的实际需求做出正确分析和判断，进而为单位发展提供更好的数据支持。

一、传统档案管理工作中存在的问题

传统的档案管理方式需耗费大量的人力物力，档案整理、管理、查询耗时长，且人工登记易出现录入不精准甚至错误的情况，一旦出现错误很难追根溯源找到责任人，发生档案毁损灭失的几率较大。具体来说，传统档案管理方式有以下三个突出问题亟须解决：

（一）档案管理费时费力。传统档案管理模式从档案收集到整理、价值鉴定、保管、编目检索、统计，每个环节都需要大量重复性工作，且需人工登记录入，过程容易出错。……