新形势下设备采供管理方式方法的探索与尝试

张隽

摘要：在企业的生产经营中，物资设备的管理已经是现代企业管理的重要组成部分，是企业生产的基础。如何提高设备的采购效率、降低采购成本、保证设备供应？企业通过加强管理创新及风险控制，采取强化采购管理、优化采购流程、防范采购风险、降低采购成本等措施，为企业采购到性价比最高的产品，保证设备供应。

关键词：新形势;设备物资;采供管理模式

当今企业中，物资设备不仅仅是低值易耗物品，还是大型生产机械设备，物资设备在企业的生产经营过程中发挥着非常重要的作用，要求采购人员严格遵守企业采购相关的管理制度，在设备采供的过程中，制约采购效率的难点主要有：使用单位上报计划不规范，比如规格型号不准确、技术要求中重要指标参数不明确、对采购物资所需资质证件要求不明确等;物资价格的搜集不容易、不准确或对市场行情掌握不准，在评审过程中不具备指导意义;供应商的参与度不高、不广泛，尤其是生产厂家的参与度不踊跃，每次采购信息发布后，业务人员都要做大量的准备工作，电话通知各个供应商参加报价，或者通过网络查询相关厂家，邀请其参与报价，即使如此有的供应商还因为各种原因不参与报价;供应商对设备报价的重视程度不高，表现在制作报价文件的非常简单，甚至缺少重要的资质证件及对报价产品的详细描述，评审专家无法评定是否满足技术要求，对这些报价文件在评审过程中只能按废标处理。这些情况在采供过程中严重影响采购的效率。如何提高采购效率、降低采购成本、保证设备供应？针对这些情况，企业可以通过加强管理创新及风险控制，采取强化采购管理、优化采购流程、防范采购风险、降低采购成本等措施，为企业采购到性价比最高的产品，保证设备供应。

一、对采购的物资品种建档立卡

对物资品种、价格及供应商建档立卡，建立数据库，对要采购物资开展物资供求形势，价格走势和商情分析调研，掌握最源头市场信息，对采购决策有一定的指导意义，实现对重要物资品种价格的跟踪监控，杜绝价格不合理现象，避免资金损失。

1. 对物资品种建档立卡的重要性

对物资建档立卡就是建立以物资品种为索引的物资分布、使用情况、价格趋势及供应商的目录。通过查询该卡片，可以一目了然地了解该物资的名称、规格型号、采购的价格、供应商、潜在供应商、使用单位及数量、所需资质证件等情况，为以后采购同类物资提供信息支撑。为了能直观的了解每种物资在各矿的使用情況、价格、供货厂家等信息，对物资品种建档立卡很有必要。

2. 物资品种建档立卡的主要内容

该档案主要包括以下内容：物资编码、物资名称、规格型号、主机型号、主机厂、使用地点、数量、单价、供货厂家、品牌、采购时间、所需证件情况、其他能供货的厂家、潜在供应商等内容。相同物资排列在一起，以便查找同类物资的价格在不同时间、不同供货厂家的价格趋势及供应商规律。

通过该目录，能够一目了然的了解同类物资价格趋势，掌握价格区间，对评审过程有一定的参考性，极大的降低采购成本;通过该目录，可以快速的查找物资的消耗情况，价格变化情况，掌握价格区间，供应渠道，所需证件情况，为同类物资的采购具有指导意义，能有效提高采购效率。

3. 物资品种建档立卡的方法

企业以近1～2年内采购过的物资品种为基础，物资品种顺序以物资编码排序为准（每个业务员对自己录入的品种排序），按目录索引模板内容填写，每个业务员负责完善分管业务范围内物资品种信息情况录入，在2年内完成已采购的70%～80%物资品种的录入工作;新发生的物资品种，随采购业务进度随时填写。对已经填写的物资品种，发现新内容及时补充，不断完善该目录内容。

4. 档案目录索引模板

档案目录索引模板包括：序号、物资编码、物资名称、规格型号、单位、采购量、使用单位、所需证件情况、中标单价（元）、中标金额（元）、供货厂家、品牌、中标供应商性质（生产、授权代理、经销）、中标日期、其他能供货的厂家、潜在供应商、主机厂、主机型号、备注、主管业务员。

5. 建档立卡的基本要求

该目录是一项长期持续的工作，是由全体业务员不断完善形成的，不要求一蹴而就，但是要求信息准确。业务员根据自己分管业务情况，不断总结、随时补充，按要求逐笔填写，自行按编码排序（临时编码的物资按评审后准确的物资名称及规格型号填写），在2年时间内尽量多的完善该目录。在录入过程中，发现已经录入的信息需要完善或补充，应按要求尽量完善。为采购决策提供依据，以提升采购质量。

6. 建档立卡后档案的应用

随着该目录建立后及不断完善，遇到采购业务，可以首先查询该目录，按查询情况，应清楚需采购物资所需资质证件情况，清楚潜在供应商情况，对该物资供需市场情况、供应商资质做到心中有数，可以快速并有针对性的做出采购方案。通过该目录可以了解该物资的采购的价格趋势，掌握价格区间，对要采购物资充分的了解，在评审过程中才能做到采购质优价廉的产品。即保证使用单位的安全生产，又能有效的降低采购成本，降低采购风险。

二、广泛进行市场调研

设备的供应商数量庞大，情况参差不齐，企业采购设备所需要的资质情况，尤其是有关安全生产的设备，这些都要求采购人员准确的掌握供应商的相关资质和所需设备的具体要求，通过对设备使用单位、供应商及潜在供应商进行深入、细致地调研，了解企业采购的各种设备所需资质证件、设备的结构、功能、特点、使用条件及使用情况，掌握各个生产厂家、经销商的企业概况、生产经营资质、生产（经营）能力、产品质量、履约能力，挖掘潜在供应商，形成有效的竞争机制，进一步降低采购成本;有效的规避采购风险。

广泛的调研包括对设备使用单位的调研和对供应商的调研。

1. 对设备使用单位的调研

通过对设备使用单位的调研，走访用户，可以了解使用单位的真正需求，包括对设备交货期、使用数量、在用设备的供货渠道的情况。了解所需采购设备的资质证件、价格区间、结构特点、功能、特点、材质、使用条件、在用设备供应商情况及使用情况。只有掌握要采購设备的详细情况，才能按时采购到质优价廉的产品，做好保供应工作，有效的提升了采购质量及提高采购效率。

2. 对供应商的调研

通过实地考察供应商，可以直观、全面地了解供应商的生产能力及状况，履行合同的能力，经营状况，学习所要采购物资的资质证件、使用特点、生产工艺等情况，供应商对自己生产、供应的产品最了解，最有发言权，多与供应商沟通、学习，了解要采购物资的资质证件、性能、特性、价格、消耗规律等，才能更全面的了解所购买的物资的情况。通过对供应商的实地调研，建立考察供应商档案，对提高采购效率，降低采购成本，更好的完成保供应工作打下了基础。

通过对供应商的调研，可以直观了解供应商的情况，包括供应商是否通过了质量体系认证，供应商当前供货质量是否能满足企业要求、是否有监测检验设备及手段、供应商生产能力、生产工艺是否能满足企业要求、供应商的财务状况是否良好、供应商是否设有最低库存、供应商能否接受采购方的交货方式和付款方式等;通过到供应商的调研，可以直观的了解要采购物资的情况，包括物资的资质证件、结构特点、材质、生产工艺及工序、重量、价格、了解供应商销售情况等。通过调研学习，可以对要采购的物资及供应商做到心中有数，对物资采购决策有指导意义;通过对供应商的调研挖掘潜在供应商，形成有效竞争机制。争取生产厂家直供，减少中间环节。在深入挖潜生产厂的基础上，加大了对中间商参与报价的限制，除经调研生产厂不愿直接参与的物资外，首次发布询价公告均要求仅限生产厂参与报价。此外，对采购过程中中间商提供的生产厂信息进行收集，和生产厂直接对接，减少中间环节，降低采购成本。

调研方式主要有：电话调研、文案调研、实地调研。调研后要对所调研的供应商填写调研卡片，对调研情况进行总结，对优秀供应商和不合格供应商进行区分，不合格供应商及时汇报并备案。

三、强化采购风险控制

1. 采购风险的含义

采购活动是企业生产运作的起点，是企业降低成本、增加利润、保证安全生产的重要环节。受到内部及外部环境不可控因素的影响，在采购活动的各个环节中都存在不同程度的风险。

2. 防范采购风险的措施

（1）制定科学合理的供应商评估、准入和淘汰制度，建立并定期更新供应商管理系统。企业应建立科学的供应商评估、准入和淘汰体制，由相关部门牵头组织公司相关部门根据公平、公正和竞争的原则，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，对其履约能力及财务状况进行评估，择优选定供应商;新增供应商由采购部门根据采购需要提出申请，采购部门以国家企业信用信息公示系统、天眼查、安标国家矿用产品安全标志中心网站（煤安网）等为依托，多渠道查询供应商相关信息，对于初审合格的供应商，报质量价格管理部备案，按规定的权限和程序审批合格后，纳入供应商管理系统。只有资质齐全、具备一定竞争力的合格供应商才能供货，杜绝由空壳公司供货。每年对供应商进行一次复审评定，淘汰复审不合格的供应商。建立供应商管理信息系统，将合格供应商划分等级，采取灵活的等级升降机制进行动态管理，定期从提供物资的质量、价格、供货及时性、资信、售后服务及经营状况等方面对供应商进行考核评价，根据考评结果适时更新和淘汰供应商。

（2）评审过程中审核报价供应商的经营范围，对没有经营范围的供应商报价作废标处理。对发现投标人以他人的名义投标、串通投标、围标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的，该报价文件作废标处理。对需要煤安证等有关证件的，报价供应商所投产品没有相关证件或证件过期的，该报价文件也直接作废标处理。发现有的供应商的报价文件不符合要求，如在报价文件上没有按规定加盖公章，该报价文件按废标处理。

（3）总结评审过程中的风险点，进一步规避采购风险及资金风险。对每批评审的情况总结汇总，总结评审过程中的情况及风险点，进行采购数据的总结、分类、汇总，总结不同物资的采购特点，为后续工作打下基础。 总结评审过程中的风险点，进一步规避采购风险及资金风险，提高采购效率。

评审总结是对评审过程中的工作进行总结、分析、研究、分类、汇总，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索物资采购规律，用于指导以后的物资采购工作。评审总结是对评审过程的理性认识。通过总结，可以全面系统的了解评审情况，正确认识评审过程的优缺点，避免采购风险，少走弯路，提高采购工作效率。通过总结，可以使零星、肤浅的认识上升到全面、系统、本质的理性认识上来。提炼和升华寻找出物资采购的规律，形成理论。从而掌握和运用这种规律。通过总结可以慢慢积累财富，丰富自己的知识储备，更好地提升自己。 评审总结是对评审工作情况进行回顾和评价。 可以起到信息作用、借鉴作用、监督作用、提高作用。

四、结语

面对错综复杂的采购业务，在总结以往好的采购管理经验的基础上，积极探索新的方式方法，强化采购管理、优化采购流程、防范采购风险，为企业采购到性价比最高的产品，保证了设备供应。

（作者单位：开滦集团有限责任公司物资分公司）