物业公司不良应收账款的原因及对策探讨

林妃

（福州融侨物业管理有限公司，福建 福州 350800）

1981年，我国第一家物业管理公司在深圳市成立后，发展至今已经取得巨大成就，据中商产业研究院报告，截至2020年底，全国在管建筑面积达到259亿平方米，年总收入达到6232亿元，复合年增长率9.4%。在管理规模不断扩大的同时，多家大型的物业企业也纷纷融入了资本市场，在行业内部催生了十分激烈的收并购；管理模式也在持续演变与升级，特别在“十四五”规划背景下，政府监督力度也随之加大，因此物业企业亟需在发展战略规划、内部流程塑造、内控管理等方面不断提升，方可在市场竞争机制中立于不败之地。而不良应收账款管理正属于内控管理中的重要环节，不良应收账款占比过高，将会带来严重的财务风险；因此物业企业应积极建立应收账款管理制度、监督机制，从而提高应收账款回款率，降低不良应收账款比例，盘活公司现金流，保证公司正常运营，持续发展，增强市场的竞争能力起到积极作用。

一、物业公司应收账款概述

应收账款是指企业在正常的生产经营过程中因销售商品、提供劳务等业务，应向购买单位收取的款项；应收账款是企业主要的流动资产，变现能力的强弱直接影响公司的现金流及盈利能力，严重的将导致企业资金链断裂，难以继续经营，甚至破产清算。物业公司在应收账款管理方面既有一般企业相同的特点，同时也具有自身的特性，其应收账款的对象主要分为地产开发商和分散的小业主两种，具体包括：物业管理费、停车服务费、代垫的能耗费、代管配套房的租赁费等；物业企业属微利行业，同时成本费用需及时支付，主要的成本输出是人力，占比基本达到70%，其余为物资采购、设施设备维护保养、能耗等日常费用，上述均属日常营运需支付资金；如果业主欠费，无法及时回款，将严重影响正常运营；因此现金流管理尤其重要，如何提高应收账款回款率，加速资金周转，是物业企业管理工作的一项重要工作。

二、物业公司不良应收账款现状

（一）应收账款内控体系不健全

对于应收账款的存在“滞后”的管理模式，管理体系不健全；业主的欠款未严格按合同的约定时间催缴，业主养成年终缴费的习惯，但是年终时又因为数额大，或者对物业服务不满意，无理由拒交；并且在传统企业的管理模式中，未将应收账款管理与公司级、职能级、员工级的绩效考核相关联，仅仅将应收账款作为一个记账科目来管理，导致应收账款额逐年递增，超过诉讼时效，形成坏账。

（二）回收成本高，降低公司的盈利能力

物业公司在年终时，主要通过现金折扣、逐户上门催缴、给欠费业主断水断电等传统方式清缴欠款，花费大量的人力、物力、财力，但收效甚微，当年欠费回款率低于90%，往欠的回款率低于50%；且通过断水断电的直接方式还违反了《民法典》的九百四十四条的规定“物业服务人不得采取停止供电、供水、供热、供燃气等方式催交物业费。”增加业主的不满，造成恶性循环，逾期应收账款的比例不断上升，超过诉讼时效，产生了实际的坏账损失，同时由于坏账损失的备查资料不全，无法进行合理的税前抵扣，加大税收负担；上述因素均影响了物业公司的盈利能力。

（三）回收率低影响公司正常经营

物业公司按收入确认的原则及税法规定，以服务发生的时点确认收入并履行纳税义务，且物业公司是个劳动密集型的企业，人工成本占比百分之七十，员工的工资按月发放，需公司垫付大量的资金，物业属于微利行业，历年资金盈余及利润结余有限；应收账款的产生，业主累计欠费一年以上的，主动缴费意愿低，往年欠费回收率基本达不到百分之五十，导致公司的经营性现金流收不抵支，甚至出现账面有利润但因缺少现金流无法兑付工资的情形，影响公司的正常运营甚至破产。

三、物业公司不良应收账款产生的原因

（一）公司风险防范意识不强

公司风险防范意识不强，未建立欠费台账，或台账信息不齐全、不真实，无法为正常的催费工作提供数据支撑；未及时更新的业主档案管理缺失，联系地址、电话未及时更新，尤其是已售未接或未入住业主，催费难度加大；日常物业管理中，业主常因房屋质量问题、物业企业服务不到位、邻里纠纷等各种投诉未及时处理，造成业主对物业企业的不满，进而影响缴费积极性，或直接拒交；对无理由拒交的业主未及时采取对应的催费措施，如书面催缴、发送律师函甚至起诉；客户催费书面资料未按法律规范进行填写，或未统一保存管理，错失诉讼维权的法律依据。

（二）内部管理制度不健全

企业管理者忽视应收账款的管理，未建立专门的应收账款管理体系，落实各级人员的管理权责，未将收费目标纳入部门或员工的绩效考核体系，造成管理者为了提高业主的满意度，担心催费引起业主的不满，对欠费业主视若无睹不敢采取任何催费措施。信息系统不健全、不稳定，无法及时查看数据信息，造成管理者与收费责任人心中无数，并且系统无法实现自动向欠费者与管理者发送欠费预警信息。未与时俱进创新收费方式，还停留在物业中心配备收款员，等待业主上门缴费，效率低、且不便民，在一定程度上影响业主缴费积极性。

（三）员工素质不高，管理制度难以实施

物业项目管理人员基础素质也不高，大部分未经过物业管理专业的学习，综合管理能力不足，对公司下发的制度无法做到学以致用，更有甚者，认为收费是财务部门的事，项目只负责做好基础服务，是否有现金流，是否可以按时支付员工工资及各项费用是财务部门的工作范围。而企业也未建立严格的财务控制体系，财务部门监督机制不完善，或仅是将应收账款作为一个科目来管理，未对回款的情况、催收措施进行有效的监督；同时也不重视应收账款的成本分析，如机会成本、管理成本、坏账成本等，财务能力缺失，无法发挥最大的效用，造成不良应收账款逐年递增。

四、不良应收账款管理的建议措施

（一）应收账款事前控制

1.建立应收账款内部控制制度

首先，需提高企业管理者对应收账款的管理能力，树立财务风险意识，只有提高管理者的财务风险意识才能从源头上实现不良应收账款的管理能力；应优化管理职责，对应收账款管理进行明确的岗位划分，如：主要责任人为物业项目负责人，具体催费工作划分责任区域到户，责任到人，培养员工的主动催费意识；同时制定催费奖励机制，宣导到位。其次，财务部门负责监督，明确收款工作流程，归集数据，时时预警；人事部门建立考核机制，制定当期收费率，坏账损失率，单项目利润率、现金净流量等考核指标，纳入绩效管理体系，按月与绩效工资、年终奖金挂钩。同时应贯彻不相容职位相分离的原因，将收款与对账分离，应收账款监控权、考核权、核销权分离，避免一个部门或一个人完成一项工作的全过程。

2.建立健全详细的客户档案

物业公司将业主信息、信用管理纳入收款信息系统统一管理，是降低产生不良应收账款风险的重要保证。首先，要保证业主的信息资料真实完整理，在办理交房入伙手续时，一定要将业主的详细信息填写清楚，并对信息的真实性进行核实。同时还需定期核对、更新业主的资料，以便在进行针对性服务及催费时，可以及时联系业主。其次，需要对业主的经济能力进行评估，不断优化业主资料，关注业主日常缴费时间，缴费意愿，是否有拖欠、欠费的原因等，建立业主的信用档案，对于信用较差的业主需采取一定的措施，如根据客户欠费账龄年限、欠费原因等进行分级管理，按等级明确催缴措施，保证公司的利益。

3.完善收款系统，拓宽缴费渠道

物业公司在收费方面，早期主要采取在小区配备专职收款员，业主收到收款通知单后到小区服务中心收款处缴纳费用，收款人员手工记账，统计收费数据，效率低、不便民、业主意见多；随着社会经济的发展，智能科技的普及，线上缴费的多样化，手机银行、微信、支付宝、APP等各种缴费平台的出现，给人民带来了便捷的生活；此时作为物业行业，应与时俱进，对业主的缴费方式进行升级改造，建立完善的信息化系统，实现欠费预警、线上缴费、开具电子发票、数据分析、绩效考核分值计算、员工工资编制审核等功能；方便业主灵活缴费、提高收费率与业主满意度，同时减轻收费、统计、绩效管理等方面工作的投入，实现物业人员精简、减员增效，提高公司盈利能力。

（二）应收账款事中控制

1.分解指标过程预警

物业公司需在每年年初根据总体考核指标与经营预算，从上至下层层分解小区的各类指标，签订目标责任书，明确考核周期、权重、评价方法，以考评结果作为绩效工资、奖金发放的依据，使之可保障项目正常运营；并且将各类指标按岗位分解到人，比如给小区楼栋客服需考核收费率指标（包括当年收费率、往欠收费率）、坏账损失率、预存占比；工程人员考核有偿服务维修收入、安防队长考核车位管理费收费率；小区管理者在考核总体上述的指标外，还需考核单项目经营利润率、现金净流量等财务类指标；所有制订的各类指标需与公司总体战略目标、财年计划紧密衔接。考核指标下达，重在执行过程的预警、改进，负责考核的部门需严格按考核周期统计指标达成情况，并在绩效工资中兑现，环环相扣，提高员工按时催费的积极性，培养各级管理者目标清晰、精准解决问题的能力。

2.制定合理预存政策

物业公司可在每年年末开展来年的物业费预存活动，对无欠费的业主，设定预交返利政策，返利比例可按金融机构半年定期的利率、催费成本等综合考虑设定；返利方式可根据每个地区业主的喜好，采用现金折扣、线上赠送积分抵物业费、积分换购礼品、线下直接赠送实物等方式，还可对参加预存活动的业主开展抢红包、抽奖等活动。同时公司内部制订预收奖励政策，在预存活动开展期间，财务部门需按日统计数据及时公布，营造公司内部团队力争向上的氛围，鼓舞士气；客服团队在业主群做好宣传，通知到户，并及时向业主兑现返利奖品。活动期结束后，立即进行预存数据统计，按内部奖例政策对员工个人及团队进行奖励；各个管理层在预存活动期间各司其责，活动结束复盘，及时解决存在的问题，有效闭环，保证预存政策合理、对业主、员工守信，为来年活动的开展打下坚实的基础。

3.制定有效催费流程

为提高催费效率，减少坏账产生，物业公司应根据《民法典》中诉讼有效期三年的规定制定催费流程。依欠费账龄时长、客户的信用度等制定相应的催费借施。一般情况下，催费措施要循序渐进，如欠费一年以内，短信或电话催缴、寄送通知书等方式；欠费一年以上寄送律师函，欠费两年以上穷尽上述措施后无果的可采取法律诉讼，如果诉讼的成本过高，还可采用《民事诉讼法》规定的督促程序-支付令，即可缩短受理时限，又可节省费用。上述所有的寄送的通知书、律师函等均需采用EMS寄送；面单详细描述业主的信息及信件的内容，拍照存档，并保留快递回执。通过行之有效的催费措施，提高收费率，降低坏账损失率，将业主欠费保护在诉讼有效期之内。

（三）应收账款事后控制

在事后环节的控制中，物业公司首先应建立坏账准备金制度，于每年年度终了时，依据政策规定提取坏账准备金，根据欠费的账龄和原因进行分析，分类归集，应收账款逾期越长，坏账的可能性就越大。如超过业务周期（通常为一年）的应收账款不再被视为短期资产；就流动性而言，应收账款存在的时间越长，流动性越差。为了最大限度地降低坏账风险，坏账应累计三年以上。目的是在发生坏账时及时赔偿，以确保公司资金的正常运作，降低风险并防止应收账款减少，避免给公司运营带来损失。其次可把催收难度大的应收账款交由专门催收过期账款的收款机构负责，但收款机构一般要收费比较高，比如收回账款的一半，并且它们所收回的仅是它们所追讨的账款的一部分。所以对容易形成坏账的赊销款项，还可在保险公司投保，这样一来，一旦坏账产生也会为企业减少损失。但公司需要考虑投保费用数额的大小，若费用过高需谨慎评估其可行性。此外，在必要的情况下，还应该开展应收账款保理或债务重组等措施对资金进行盘活。

五、结束语

综上所述，对物业这个微利行业来说，不良应收账款的产生将严重影响其正常运营及盈利能力，因此做好应收账款的控制和管理具有重要的意义，有利于降低财务风险，提高企业财务管理水平和盈利水平。作为十四五规划中重要的民生行业，及当下行业的激烈竞争，物业管理者更需提升专业化、综合化的管理能力，提高对应收账款管理和控制的重视度，完善相关内控制度，建立全流程应收账款管理体系，将公司存在不良应收账款降至最低，为公司可持续发展贡献力量。