浅谈国有企业档案管理效能提升策略

薛阳

（哈尔滨好民居建设投资发展有限公司，黑龙江 哈尔滨 150001）

面对新的改革发展形势，国企对档案管理工作的要求进一步提高。要真正提升档案管理的质量水平，需要在实际工作中，转变思想观念，创新工作方式，从整体上提高管理创新的质量水平。传统的企业档案管理的观念比较陈旧，管理的方式也存在着不够科学等问题。为能从整体上提高档案管理的质量，改变传统的档案管理作法，创新工作方式成为实现管理创新目标的重要举措。

一、国企改革背景下企业档案效率提升的重要性

（一）促进管理现代化

在国企深化改革发展背景下，企业在档案管理创新方面要给予充分重视，从整体上提升现代化管理的质量水平。档案管理作为企业管理中的重要组成部分，对企业可持续发展有着很大的影响。为能真正促进档案管理的质量提升，需要企业管理者能从创新的角度出发，融入新管理理念和高新技术，与时代发展的要求相契合，从整体上提升企业档案现代化管理的发展进程，在这一基础工作方面得以强化，才能真正提升档案管理的质量水平。企业档案管理创新发展是企业现代化管理发展的重要体现，通过实现档案管理创新目标，也能影响和促进企业其他业务的管理发展。

（二）提高企业竞争力

企业的档案是企业生存发展的重要资源，将档案管理工作按照相关要求进行落实完善，才能真正促进企业的可持续发展，为企业市场竞争力的提升起到积极作用。企业档案记录着企业生产经营管理中各项重大活动的原始情况，也是企业发展中积累管理经验和创新发展历程的珍贵资料。通过做好这些记录性资源的管理，能从整体上提升企业发展的质量，促进企业竞争力有效提高。同时，企业档案也是国企深化改革的重要证明，能够对提高企业管理水平起到参考作用。所以，创新档案管理机制，能够为企业的可持续发展打下坚实基础。

二、大型国有企业档案信息资源整合存在的问题

（一）思想观念没有及时创新

在国企改革背景下，企业档案管理工作需要积极创新，融入新的思想观念，以及管理的方式，才能有助于将档案管理的质量得以有效提升[4]。但从实际档案管理创新的现状发现，部分国有企业在档案管理工作开展当中没有从思想观念方面加强重视，领导层对档案管理工作的重视度不够，只注重将精力放在生产经营上，而忽视了档案方面的管理，在这一基础性工作方面没有加强重视，这就必然会对企业档案管理工作的整体质量提升产生不利影响。

（二）档案信息的历史数据复杂多样

国有企业的档案信息化建设从 21 世纪初开始萌芽，短短20年经历了多个发展阶段，从最初的 Office 办公软件管理，到 Access 数据库管理，再到以B/S和 C/S 相结合的数字档案系统管理，现在又发展到以云服务+智能化的数字档案馆，随着档案信息化建设的过程产生了大量的历史数据，不同的发展阶段档案著录格式以及产生的文件类型等都发生了较大变化。因此，要将不同历史阶段的档案数据汇总整合，需要对前期的历史数据进行充分的梳理，不同的著录字段需进行重新匹配。这些工作要花费大量的人力成本和时间成本，而且随着时间的推移，企业档案工作者也经历了更新换代，新接手的档案管理人员对前期的历史数据难以摸清，这就造成部分档案历史数据无法整合的困局。

（三）产品质量档案的安全管理意识淡漠

现有的产品质量档案以纸质为主，为确保档案资料安全，《档案法》要求对存放档案的库房的温湿度进行控制，做好防潮、防霉、防虫、防尘、防有害气体、防光、防盗、防磁等工作，档案库房与办公室和阅览室分开。但是，我们现有存放档案的库房面积小，没有办法单独分割出办公室和阅览室，造成人员与档案同处一室的情况。同时，我们也没有配备相应的档案防护设施设备，如消防器材、防虫剂、防虫纱窗、温湿度计等。如果一旦有突发性情况危害文件安全时，我们没有防护措施可以保护文件不受损坏。

三、国有企业档案管理效能提升路径

（一）改善档案管理条件

国有企业档案管理效能的提升，也是现代国有企业制度建立的内在要求。因此，国有企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视国有企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升国企档案管理效能提供必要的技术支持。要根据国有企业档案管理实际需要，严格按照国有企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为国有企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好国有企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善国有企业档案管理软硬件条件。

（二）确立档案管理信息化目标

要从创新的角度出发，将新的技术引入档案管理工作中，为实现既定发展目标打下坚实基础。在企业档案管理工作的开展中，要融入新的技术以及思维，将信息化技术和档案管理工作紧密结合起来，实现信息化的管理目标。在信息化时代背景下，企业档案管理信息化也是必然的发展趋势，这是提升档案管理质量以及效率的重要保障措施。企业领导层要在档案信息化建设方面加大投入，满足档案管理信息化在基础设施建设方面的实际需要。信息化技术的融入要能和企业档案管理的实际需要进行有机结合，把企业档案信息全部录入系统数据库，纸质档案资料在技术手段应用下转变成影像资料进行存档，保障档案管理的信息化，从整体上提升档案管理工作的效率。只有从这些基础工作方面得以强化，才能真正实现既定的工作目标。

（三）完善档案管理体系

健全的国有企业档案管理制度体系是提升企业档案管理效能的重要外在保障。科学、规范的国有企业档案管理体系能够促使国有企业档案管理环节、流程更加规范、更加科学，有利于管理效能的提升。具体来说，就是要针对国有企业档案管理实际，制定具体的档案管理标准、实施规范和细则。当前，要根据 《企业档案管理办法》，制定《×××国有企业档案管理人员考核细则》 《×××国有企业档案管理保密实施办法》 《×××国有企业档案库房管理制度》 《×××国有企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，等等，相关的规章制度要随着国有企业档案管理形势的发展和变化，不断地进行补充、修缮，要始终保持国有企业档案管理制度的可操作性、可执行力。

（四）方法得当，安全高效服务整合

企业纸质档案资源整合应采用逻辑整合与物理整合相结合的方法。所谓物理整合就是档案的实体集中存放于同一库房内，而逻辑整合可以不改变档案的物理存放位置，只将重要的纸质档案的电子信息如档案目录信息等进行整合。对于企业总部产生的档案，除了由企业总部档案部门保管的档案外，还有分布在不同部门的人事、财务档案等，在总部库房条件允许的情况下，可以将这些门类的档案统一整合到企业总部的档案部门中，实行物理上的集中管理。对于各下属公司形成的纸质档案，鉴于下属公司利用档案会比较频繁，整合时可以先整合档案信息资源的目录或电子文件，再有选择、有重点地进行实体档案的物理整合。

（五）积极探索新的档案管理模式

面对复杂的发展环境，企业在档案管理方面面临的挑战也较大，为促进企业档案管理工作质量的有效提升，需要从档案管理模式的创新应用方面加强重视。企业的领导层以及档案管理人员，要树立现代化的发展思维，将现代化的理念融入档案管理工作当中，探索新的档案管理模式。随着当前大数据技术的快速发展和广泛应用，档案管理模式的创新应与大数据进行紧密结合，通过融入大数据技术，改变传统档案管理的模式，实现现代化的档案管理服务新模式，提高管理的成效。

（六）加大投入，能力提升保障

整合企业档案部门是保管档案的中心，其职能和性质就决定了档案部门不会像企业的生产、销售部门一样产生直接的经济效益，档案信息资源整合还会花费大量的资金和人力，但恰恰是这些投入可以为企业的经营决策与生产提供更为快捷、高效的知识化服务。因此企业管理者应立足长远，加强对档案工作的领导并加大档案信息化的资金投入。

（七）提高职工的档案意识

提高职工的档案意识是规范档案工作的重要一步大部分职工对在工作过程中形成的各种资料是否归档还没有意识，这从一定程度上可能会造成资料丢失的情况。完整的档案对以后工作的开展提供了借鉴的作用。因此，我们要不定期的宣传档案资料的重要性，普及归档范围和要求，大家一起共同努力完善资料的整理工作。另一方面，我们也要加强对档案的借阅的管理，保证资料的完整性。

结束语

综上所述，国有企业在档案管理工作中，面对新的挑战，应通过优化管理工作，融入新的管理理念以及服务思维，运用新的技术进行创新发展，实现信息化档案管理模式，真正为档案管理工作的良好推进打下坚实基础，从而更好地服务于国企的深化改革与发展。