突发事件档案应急管理分析应用探讨

邵振华

(宁武县应急管理局，山西 忻州 036700)

突发事件档案应急管理工作是指档案系统针对突发事件的应急管理办法，这主要是为了降低突发事件对于档案安全的影响，从而优化决策，根据突发事件的具体成因、类别进行分析，从而集中资源，对档案进行管理。

一、时代背景

在当今社会下，重大突发事件的发生频率越来越高，此类事件具有突发性和紧迫性，另外在处理事件的过程中还存在很多不确定性，突发事件的结果不可预测，在应对方面也十分复杂，突发事件往往伴随着大量的人员伤亡和重大的财产损失，其所造成的社会影响也是十分恶劣的。档案工作具有一定的特殊性，而突发事件档案应急管理也是十分重要。比如说，在各类自然灾害性发生的突发事件，如网络故障、恐怖袭击、大面积停电、反社会骚乱等等，这些事件对于档案资源的安全管理构成了严重的威胁。在传统档案管理工作中，规范化、常态化和有序性是其重要特点，这些档案管理工作的控制性较强，但是突发事件对于档案管理工作的影响较大，其代表着复杂、随机以及不可控性，从这个角度来看，常规档案管理工作的流程和模式难以应付突发事件档案管理工作当中，所以说，要制定一套应对突发事件的档案应急管理工作，才能够保障档案管理工作正常有序地进行。

二、研究现状

档案的作用十分重要，对于时代发展的作用和价值也是不可忽视的。虽然现如今传统档案管理工作已经取得了十分卓越的成功，所构建的体系和制度也在不断创新。但是，对于突发事件，档案应急管理工作就显得捉襟见肘了。现如今，国际上很多组织已经围绕着突发事件发生和开展进行研究，这些组织包括国际档案理事会（ICA）、国际图书联合会（IFLA）、国际蓝盾委员会（ICBS）等，这些组织编写出版的突发事件档案应急管理办法包括《档案灾害预防指南》手册、《AS/NZS 4360:1999 危机管理联合标准》、《国际濒危文化遗产保护的蓝盾计划》、《灾难预防与恢复》、《国际图联灾害预防手册》、《洪灾与水害的应对措施》等。我国档案学术界也在我国基本国情的基础上，编写并颁布了突发事件的档案工作应急处置管理办法。这些手册主要围绕着突发事件对档案的危害性、档案备份、应急预案等方面展开介绍，并取得了一定的实际工作成果，但是，关于突发事件档案应急管理的研究不断深入，不断加强深度和宽度。

三、研究的切入点

重大突发事件档案具有一定的特殊性，现阶段我国对于此类档案的管理工作还正处于探索阶段。

在出现重大突发事件之后一定要做好对其的应急管理，但是只是做好应急管理还远远不够，在发生一些重大突发事件之后会形成各种档案，而这些档案是最原始的记录，因此具有非常重要的证据价值，所以档案部门一定要及时对其进行收集和归档，并纳入到档案资源体系当中，科学合理的对其进行管理，以便于今后在出现类似重大突发事件时，可为相关的指导和应对工作提供有效依据。

存量档案是指包含各种载体类型的档案，其有着非常重要的保存价值，存量档案不但会保存于国家档案管理机构中，且会保存在社会组织、企业或是个人手中；而增量档案是指重大突发事件中形成的各种档案，也具有较强的保存价值。在对存量档案应急管理时应将重点放在是否能够有效利用，确保安全性上面；而在进行增量档案应急管理时管理部门应将重心放在资料收集齐全，确保安全和有效利用方面。所以说在对重大突发事件档案应急管理可以从存量档案和增量档案两方面来进行。

（一）存量档案的应急管理

现如今，我国存量档案数据十分庞大，而档案馆中典藏的档案足够进行利用和借鉴。但是，在突发事件发生时，存量档案的安全就不能被保证，甚至可能会使几十年的典藏毁于一旦。比如说，在汶川地震期间，共有9 个档案馆遭受毁灭性打击，有超过30 个档案馆收到严重破坏，共有151 万卷档案受地震影响损坏，其中北川县档案馆完全被泥石流掩埋。所以说，档案管理部门必须围绕档案灾害预防和相关评估抢救工作制定体制，并将其纳入档案管理范畴。但是，由于存量档案数量庞大，且档案数据还一直处于增长趋之，这就造成了档案异地备份的工作受阻。在这种情况下，首先必须要对档案的实际价值进行研究，将档案划分为不同等级，明确不同档案的重要程度，根据重要程度进行管理。只有这样，才能够实现档案分级管理制度，才能够将档案异地备份工作完整的进行下去。

此外，在进行档案管理时方法要具有多样性和灵活性，比如说可以采用档案异地备份、多套分存等管理制度，这样可确保档案更好地得以保存和流传。同时要对一些典型性的事件档案认真地进行梳理和研究，得出最终的结论，并进行档案信息数据库的建立和完善，以便于日后应对工作的顺利开展，将重大突发事件档案在今后应对突发事件中的作用充分发挥出来。

（二）增量档案应急管理

突发事件所形成的档案具有普通档案不具备的特点，其中包括档案内容较为丰富，档案形成十分分散，档案载体多样化，档案归属多元化，档案价值独特性等等，从这些角度来看，突发事件的档案应急管理工作和常规档案管理工作具有较大的区别。就现在的情况来看，突发事件档案管理的问题较多，一部分是因为突发事件的特点比较明确，另一方面是因为管理缺失，主要表现在组织机构不完善，相关职责不明确等方面。在实际工作中，突发事件档案工作负责人员不够清晰，导致在工作中出现档案收集不全，档案移交不够及时、档案保管不够妥善等问题。要想解决这些问题，要根据具体事件具体对待，不同突发事件有不同的演变特点，应该明确特点之后，再从档案的规范收集、整理、利用等方面进行优化，从而形成一定的体制规范。除此以外，对于不同类别的突发事件的研究也需要不断深入，并且制定加强计划，从而不断规范突发事件档案管理工作。

（三）应急管理档案措施

在档案管理应急事件发生之后，需要在第一时间内上报给档案管理突发事件领导小组办公室，通知相应专业抢险救援部门以及相关人员。此外相关工作人员需要理解做好危险档案的转移与妥善安置工作，进行危险源的迅速控制，进行危险区域的表明，避免档案管理应急事件出现次生或者衍生的情况。针对因为灾害事故所产生的受损档案，则需要立即组织力量进行抢救工作，避免灾情进一步恶化，从而获得良好的档案管理效果。

此外，还要对档案应急管理体制进行建立健全，在进行应急管理体系建设时可遵循分类管理、分级负责的主要原则，通过相关体系的建立以达到对资源科学进行整合，协调各方利益关系的目的，为重大突发事件档案管理工作的顺利开展提供良好的保障。

四、深化研究的关注点

突发事件档案应急管理和我国传统档案管理工作的区别十分明显，其需要多个部门共同参与，不同领域通力合作，各个地区互相协调才能够完成的。所以说，要想完成突发事件档案安全应急管理工作，首先必须遵循档案工作统一领导的原则，在不同级别进行分级管理，不断发挥自身的体质优势，才能够健全突发事件档案管理工作。简而言之，首先需要不断健全档案应急管理体系，才能够为提高重大突发事件档案工作效率提供组织保障。其次要不断优化档案应急管理机制，细化档案管理应急预案，才能够从整体上进一步完善重大突发事件应急处置质量。

结论

总而言之，对于突发事件档案管理工作而言，必须要根据突发事件的具体类别入手，了解具体危害后借鉴国内外先进经验，根据实际情况制定档案应急管理体系，建立综合制度体系，从而不断完善档案资源，促进档案的安全管理工作正常进行，不断为社会发展提供价值。