提升企业档案管理水平的方法

丁丽丽

（阜新市社会保险服务中心，辽宁 阜新 123000）

对企业的日常经营管理来说，档案管理是基础性工作，在企业的合法权益维护及经济利益创造方面存在重要意义和影响。为了让档案管理工作的实际作用和价值得到充分体现，需要建立完善的管理制度，并与合理的考核评价相结合，提高企业档案管理能力，创新管理方法，增强服务意识，顺应新时期发展趋势。

一、企业档案管理水平提升的实际作用及价值

企业内部的档案主要包含日常经营管理的不同方面，如生产规划、数据统计、重要决策、物资供应、人事管理以及原材料采购等，以上材料是对企业实际发展历程的全面反应，同时也是企业发展规模的一种体现。在新时期的发展背景下，企业的经营管理范围不断扩大，传统的纸质档案保存及利用已经很难满足现代化的发展趋势，过多的人工操作环节，让档案管理工作的整体效率得不到有效提升，尤其是在人为因素的影响下，不同的工作环节会有相应的工作失误产生，对档案资料的完整保存及真实传递来说存在不利影响。同时在企业实际的发展过程中，档案的种类呈现多样化趋势，同时涉及到的领域较为广泛，数据信息铺天盖地，为了适应新的发展方向，企业应该在档案管理部门引入信息技术和设备，加强内部的信息化建设，让档案管理的质量和效率得到有效提升。社会经济建设速度越来越快，企业应该提高对档案管理服务意识增强的重视，合理创新工作方式，进而拥有更强的市场竞争实力。

二、企业档案管理工作过程中存在的主要问题分析

（一）缺乏较强的档案管理意识

在部分企业内部，多数部门领导过于重视经济利益，认为档案管理工作的开展对企业的实际发展来说无足轻重，没有对档案管理工作的意义和重要性进行深入分析，觉得档案管理工作过程很简单，无论哪个专业的工作人员都可以胜任，工作内容无非是资料收集、整理和存储，对企业的实际运行来说，没有起到显而易见的作用和效果，由于以上因素影响，针对档案管理部门，配置的各项资源不够充足，资金落实不到位，导致很多工作无法正常开展，尤其在发展规模相对较小的企业，档案管理部门使用的设备过于陈旧，部分企业没有针对档案管理建立专门的储存库房，虽然部分企业设有档案管理部门，但是在人力资源配置方面不够专业，致使档案管理工作无法充分发挥自身的作用和价值，相关功能得不到全面体现。

（二）缺少完善的档案管理制度建立

在很多行业都存在信息技术的广泛应用，同时在此种发展背景下，让企业从基础的管理到经营结构都发生翻天覆地的变化，与传统的档案管理工作相比较，在管理内容以及管理方式方面存在较大的差异，由于多数企业对档案管理工作不够重视，相关的管理制度建立不够完善和全面，并且没有针对实际情况和自身需求，做好档案管理制度的及时更新。还有部分企业的档案管理制度形式化过于严重，主要目的是为了应对上级领导部门的检查，很多内容没有在实际工作过程中得到落实。针对企业内部不同的部门，缺少统一的衡量标准，很难实现彼此之间的有效沟通和交流，致使存在较为严重的消息壁垒，对档案管理现代化建设来说，存在一定的阻碍及制约作用。

（三）缺少对档案信息化建设的重视

企业在实际发展过程中，经济利益占据重要地位，而针对档案部门缺少运行资金的配置，很多企业为了节约支出，依然采用传统的人工档案管理方式，档案利用流程较为繁琐。虽然部分档案部门开始将计算机投入使用，但是仅限于基本的检索及存储功能，多数档案没有实现电子化，同时由于缺少对信息技术的应用和开发，没有建立高效的信息共享平台，部门间缺少沟通，并且档案利用率得不到提升。

（四）档案管理人员的专业能力及综合素质待提高

因为在很多企业中，档案管理工作得不到重视，所以在人员配置方面较为随意，部分工作人员与岗位需求的专业不符，基本由其他部门的工作人员进行兼职，对档案管理基础知识缺乏全面掌握，并且管理方式过于陈旧，岗位工作人员存在过于频繁的调动，导致档案管理工作很难符合新时期的发展需求。企业在招聘的过程中，针对档案管理人员缺少较为严格的衡量标准，准入门槛与其他岗位比较而言较低，致使档案管理人员队伍的综合素质得不到提升，管理工作停滞不前。

三、全面提升企业档案管理水平的有效措施建议

（一）增强档案管理部门工作人员的主观意识

为了让企业内部的档案管理工作地位得到提升，需要从领导人员开始，提高对档案管理工作的重视，并在实际工作过程中起到良好的引领带头作用，对此项工作的重要性增强意识，在领导人员的综合考评中引入档案管理，使其工作得到有效督促，通过领导人员的日常监督，让各项工作可以得到全面落实。同时企业应该调动其他部门的积极性，对档案管理工作做好配合及支持，提高定期归档及存档效率，并建立相应的奖惩机制，明确各岗位职责，激发管理人员的积极性，营造良好的档案管理与应用氛围，让整体的工作质量得到提升。

（二）建立完善的档案管理制度

对企业的档案管理部门运行来说，完善的规章制度必不可少，其不仅是工作人员的执行标准，还能够对工作人员的日常行为起到良好的监督和约束作用，让档案管理工作变得更加规范化及合理化，同时企业需要对档案部门的组织结构进行合理优化，并将责任细化，落实到每个人身上，以免当工作出现问题时，出现互相推卸责任的情况。企业应该加强针对档案管理部门的人力资源配置，避免利用兼职人员，提高管理人员的专业水平，企业需要安排专业的工作人员对档案管理工作进行定期抽查，如果发现存在问题和漏洞，应该结合实际情况，要求档案管理部门进行整改，工作人员继续学习，直到符合相关要求及标准为止。

（三）提高对档案管理部门信息化建设的重视

大数据时代的到来，对档案你管理工作来说，是新的机遇和挑战，同时也是其保持平稳发展的必然途径。企业应该提高对信息化建设的重视，对传统的管理方式进行创新，并且实现纸质档案的全面电子化转变，让档案管理及获取更加便捷，将网络技术、档案管理以及信息技术进行深度融合，加强对人工智能以及云计算技术的开发和利用，在保证纸质档案储存完整的前提下，提高对电子档案管理的重视。由于网络具有开放性特点，需要增强信息技术安全应用意识，建立完善的信息安全管理系统，对存在恶意攻击的行为进行拦截，尤其针对具备机密特点的资料，需要采用密保措施，并对工作人员做好身份识别，在没有上级领导的批准下，任何人不可以随意进入档案管理系统，避免目的不纯的人泄漏重要信息。

（四）提升档案管理人员的专业能力及综合素质

人才是保证各项工作顺利开展的基础力量支撑，为了让企业的档案管理工作符合现代化发展需求，应该对档案管理人员提出较高要求，不仅需要具备扎实的档案管理基础，还要对计算机设备存在灵活运用，针对档案管理有较高程度的掌握，同时对档案管理相关业务较为精通。首先，企业应该组织现有的档案管理工作人员开展定期的专业化培训，主要包含档案管理基础知识，信息技术理论学习及实践操作，提升其职业素养；其次，企业应该结合自身的实际需求，制定严格的人才招聘标准，不仅要求应聘人员拥有较高的学历水平，还要具备丰富的档案管理经验，并对信息技术知识有深入理解和熟练掌握；再次，通过综合评价机制的建立和落实，及时发现档案管理工作中存在的缺陷和问题，有针对性提出意见或者建议予以纠正，建立一支复合型档案管理人才队伍。

结语：对企业的稳定有序发展来说，档案资料十分宝贵，是企业发展历程的见证，同时也是所有经营管理内容的记录，为后续各项工作的顺利开展提供参考依据。企业应该提高对档案管理工作的重视，为此部门配置合理的人力资源，同时加大资金投入力度，引进信息化技术及设备，加强对软件及硬件设施的完善，对档案管理方式不断进行创新，同时全面实现纸质档案电子化，不仅为日常管理提供便利，还能在一定程度上提高档案利用率，进而提升档案管理服务质量。