精细化管理在医院档案管理中的运用

陈晔

（赤峰市宁城县中心医院，内蒙古 赤峰 024200）

引言

在大多数人眼里，医院是救死扶伤的地方，医生是白衣天使，档案管理与医院显得有些格格不入，殊不知如果没有档案管理，医院的工作是无法开展稳定运行的。医院的档案管理起到一个总领和储存的作用，如果没有将医院的档案进行储存和管理，医院将无法查看档案的情况，医患纠纷的事件也会大大增加。所以说档案管理与档案升级工作对于医院的发展是相当重要的。目前由于国家不断对医院加强管理建设，档案的管理工作越发得到关注。档案的管理水平直接影响到医院的管理建设。虽然医院的档案管理工作在近年来取得显著的成就，但是仍然存在不少的问题需要解决。因此，需要针对存在的问题进行解决，完善档案管理与升级工作，方能更好适应新时代对于档案管理的要求，促进档案管理的发展，有助于卫生医疗事业的发展。

一、精细化管理表现出来的管理优势

（一）实现了医疗水平的提高

精细化管理理念的出现改变了医院档案管理模式，使得管理过程更加细致，为后续科研工作的开展打下了坚实的基础。另外，精细化管理促进了医疗水平的提升，患者的就诊信息以电子档案的形式储存，为患者疾病信息的分析创造了条件。理论与实践的结合既提高了档案管理的高效性，又改善了档案管理的科学性，满足了患者的就诊需求。

（二）有效缓解了医患矛盾

一般来说，导致医患矛盾的原因有很多，最主要的是医疗水平的不足和档案管理的不规范。精细化管理的引入不仅解决了管理不规范问题，还在一定程度上强化了医疗水平，进而从本质层面缓解了医患矛盾。例如，精细档案管理要求定期更新患者的档案信息、要求管理人员根据规定实施档案管理操作等，塑造了温馨的医疗环境。

（三）发挥了档案的最大价值

我国近年来展开了医疗行业的改革，使得人事信息复杂多样，极大地加大了档案管理的难度。另外，部分管理人员由于工作能力有限，档案中出现了不少虚假信息，为医院内部的人事调动创造了压力，无法切实实现公平正义。精细化管理理念提出了全新的管理要求，将医院档案分为多个类型，不同的类型由不同的人员管理，确保了人事档案信息的精确性，为后续管理人员的晋升和选拔提供了依据。

二、医院档案管理的存在的问题和现状分析

（一）对档案管理没有引起重视

目前,许多医院管理往往只注重医疗技术、医疗设备和治疗环境的改进和创新，没有意识到加强医院档案管理非常重要。当医院档案的收集管理与自身利益相互矛盾时，往往选择将医院档案自留自用，这严重制约了档案收集的发展，极大地影响了医院档案资源能够被人们所分享。而档案管理领导人对档案管理工作考核的疏忽，使管理工作只是一个表面形式，从而使得医院档案管理的发展停滞不前。

（二）医院档案管理的制度不健全

当前，管理制度的不全面、考核标准的规定不系统等问题，依然存在于我国大部分医院的管理工作中，这都会导致档案的收集和归纳方面存在很多问题，因此也就无法提高档案管理的工作效率和工作水平。另外，医院科室门类繁多，档案管理复杂繁琐，由于缺乏统一的管理标准，档案管理的使用率也不高，甚至在使用或查阅档案时存在档案资料不足的问题。

（三）医院档案管理安全问题

大数据时代的到来，缩减了各种档案信息的体积，让档案信息的收集、整理、传输以及共享等速率逐渐提升，在降低了医院档案管理工作人员的工作成本，也从一定程度上增加了医院档案信息的安全风险。在大数据背景下医院档案信息管理的安全风险主要在于以下几个层面。第一，部分工作人员自身的职业素养，部分医院职工在工作的过程中可能会受利益的影响，存在修改医院档案信息的可能，造成医院档案信息的失真。第二，部分工作人员工作行为的不规范，比如上班期间利用医院档案管理设备连接外网，存在医院档案信息泄露和破坏的风险。第三，不法网站的侵扰，大数据背景下医院的档案管理工作与外部网络环境相关联，各种篡改数据、盗取数据的软件容易对医院的档案管理设备进行攻击。

（四）信息共享平台未完善

现阶段，我国积极在医院病历档案管理中，推行电子病历，构建相应的信息共享平台，保证其数据信息利用率。然而，现代病历标准未实现统一，其使用的系统模板不尽相同，由于当前医院电子病历不仅包含文本信息，而且涉及影像信息等，如何将此类信息在数据库内完成统一，是现代医院病历管理面临瓶颈之一，所以建立完善的信息共享平台难度较大。同时，医院间接口存在一定的差异性，导致医院信息在各自系统中独立存在，难以实现信息共享，病历档案利用率无法提升。

（五）管理人员自身问题

管理人员没有足够的信息化管理意识，部分管理人员自身信息化水平不高，认识停滞导致医院整体管理水平受限，没有认识到电子文件的重要性，对信息安全无意识导致网络风险频发。医院大部分管理人员并没有经过专业的培训，也并非计算机管理专业人员。缺乏计算机安全管理经验，不了解计算机网络信息的安全知识，致使网站遭受的攻击造成信息受损。档案管理人员没有经过具体的培训，导致安全信息能力和工作要求之间的鸿沟越拉越大。传统档案管理人员虽有档案管理经验，但是面对信息技术却无能为力，导致工作效率低，而新的档案管理人员没有工作经验，只具备基础知识，使得工作困难重重。

（六）医院档案管理缺乏高素质专业人才

医院档案管理工作如果想要高效进行，离不开高素质的档案管理人才，医院档案管理质量和效率的高低与工作人员具有密切的关系。我国目前医院在进行档案管理的过程中，存在的主要问题就是医院在招聘档案管理工作人员的过程中，并没有将专业化、高素质的档案管理工作人员作为首要的招聘人员，一些医院的档案管理工作大多都分配给其他科室的工作人员兼职完成，所以导致医院内部进行档案记录或者管理档案信息的过程中，存在着管理手段不科学的情况，阻碍了医院档案管理工作的开展。

三、精细化管理在医院档案管理中的运用

（一）加强对档案管理人员思想的建设

通过定期开展档案文化培训，通过档案中蕴藏的美好文化精神，让员工们真正意识到档案管理的重要性，从而肩负起档案管理的重任，提高医院档案管理的质量。除此之外，还要重视管理人员创新和开拓技术能力的培养，敢于探索档案中蕴藏的医院优秀文化，并将其发扬光大。同时要让管理者区分档案的重要程度，涉及医院内部发展的重要信息档案要严格保密。对于弘扬本院的优秀传统文化的经典档案，要积极宣传发扬，提高医院的知名度。这无论是对于员工内在精神文化品质的培养方面，还是对于医院档案的管理工作，都起着非常重要的作用，同时也就反过来积极促进了医院文化的建设[1]。

（二）实现医院档案价值最优化

医院档案的信息化建设，使用信息化系统做到病患信息的实时收集与储存、诊断方案与工作流程的完整记录、医保报销的联网上报与记录，全面提升医院档案记录的全面性、可靠性。使用信息化系统进行档案记录，在挂号、用药、检查、住院、结算、报销等各个流程的工作第一线对信息进行直接留存，有效提高了医院档案的时效性。及时且不易更改的档案，极大提升了医院档案的真实性，可以有效降低档案记录中存在的篡改、编写、错位等问题，杜绝档案留存过程中出现的失误乃至腐败问题。通过引入信息化的医院档案管理系统，提升对病患档案的利用效率，可以极大地促进各个科室之间的配合，科学配置病人的检查项目顺序，根据科室压力调整检查项目的优先度，从而做到有效分流，提高单位时间内的诊治效率。使用信息化的大数据分析工具，还可以有效将已经归档的医院档案进行充分利用，总结以往诊治过程中出现的问题，为医疗服务工作提出针对性的调整方案，保障医疗服务工作质量的不断提升。信息化的档案收集与管理系统具有直观且易操作的特性，通过推进医院档案信息化建设，利用专业的档案管理信息化软件，可以极大地提升医院档案管理的专业性，保障档案储存与使用能够更加高效、专业[2]。

（三）提高人员档案管理意识

近年来，行业之间竞争压力的逐渐加大，对于我国医疗卫生行业发展也提出了新的要求。要想促进自身蓬勃发展，首先要提高内部人员档案管理意识，其中电子图片档案管理对于自身发展来讲有着一定的促进作用。而为了更好地促进档案管理工作顺利展开，只有提高人员管理意识，才能获得令人满意的工作效果，因此做一名优秀的档案管理人员，应树立正确的档案管理意识，并运用现代技术手段来展开管理。本身电子图片档案就是经济发展下的产物，其对医院各项经济活动发展也有一定的促进作用，同时电子图片档案本身就具有很多的特点，如操作方便不易丢失，所以备受管理者所青睐。其次，管理者也要端正自身的工作态度，结合医院当前实际状况制定可行的方案，加强电子图片档案管理，既能够为档案管理工作的顺利展开奠定坚实基础，也可以满足其各项业务活动发展需求[3]。

（四）运用信息技术创建数据管理系统

在当前新时代的发展过程中，信息技术作为新时代发展的主要产物在生活以及学习中已得到广泛的运用，促进生活以及教学质量的长远发展。数据管理系统在档案管理中是必不可少的一项内容，安全可靠的数据管理可保证档案资料的完整性，并为自身的利益发展奠定坚实的基础。由此可见，各个单位应积极地运用信息技术，加强对数据管理的有效创建，并应结合档案管理的类型进行细致分类；此外，在创建数据管理系统时，还应注重搜索引擎，进而提升档案管理的效率。在创建数据管理系统的过程中还要保证系统的安全发展，如创建防火墙，安装杀毒软件等等，防止黑客的入侵以及恶意破坏，优化档案的信息化管理，避免遭到不应有的损失[4]。

结束语

综上所述，虽然“互联网+”环境对于医院档案管理工作属于一种全新挑战，但只要现代医院能够掌握“互联网+”核心所在，便可加快档案查询效率，并在强化档案管理水平的同时拓展档案收集范围。目前，大部分医院在“互联网+”环境下开展档案管理工作时，基本都存在管理操作不够灵活、基础设备不够普及以及功能探索不够全面等状况，对于这些状况可以通过统一开展操作培训、增加设备普及力度，以及全面开发各种功能等渠道进行创新，切实在档案管理中融入“互联网+”[5]。