提高机关档案工作水平

何军才

（长沙市公路管理局城郊公路养护服务中心，湖南 长沙 410000）

近几年，随着档案管理水平的提升，人们对档案信息资源的需求也在逐渐增加。因此，在开展档案工作时，要根据新时期档案发展的实际情况，开展档案管理工作，提高档案信息资源内容的丰富性，拓展档案信息资源的来源，以充分发挥出档案信息资源的自身价值。

一、机关档案工作

在机关档案工作开展过程中，档案管理工作占据着非常重要的位置。档案工作一般主要是指在对档案信息进行收集时，档案管理人员要加大对档案信息的预测和分析，找到档案工作开展的规律，根据者的需求为其提供档案信息资源。在开展机关档案工作时，档案管理人员要明确档案工作就是以直接的形式传递档案信息资源，满足机关工作人员对档案信息资源的需求。另外，在开展机关档案工作时，要充分展现出档案信息资源的价值，为者提供其所需要的文献材料和情报信息，更好地促进机关单位的发展。

二、现时期档案工作的重要意义

近年来，人们对档案信息资源的需求正在逐渐提升。因此，在开展档案工作时，档案管理人员要充分挖掘出档案信息资源的经济效益，根据社会发展的实际情况，提升档案管理工作的实践性，创新档案的形式，以便档案为国家各项事业提供更优质的服务。社会对档案信息资源需求的提升，在一定程度上促进了档案工作的顺利开展，丰富了档案工作开展的形式。在开展档案工作时，要保障档案信息资源能够符合社会现代化建设的需求，保障档案信息资源能为经济建设工作提供一定的文献参考。另外，在进行档案信息资源开发时，还要让人们认识到档案信息资源的重要性和价值，提升档案宣传工作的宣传效能，以增强档案工作的影响力。

三、我国档案工作存在的问题

（一）开发力度不够

现在我国机关档案工作仍旧存在很多问题，很多机关档案管理部门在开展档案管理工作时，过于重视档案信息资源保管工作，出现了严重忽视档案信息资源开发工作的情况，这一情况，给我国档案利用工作正常开展造成了阻碍。机关档案管理部门的管理人员在进行档案信息资源开发时，经常会出现过于被动的问题，没有积极主动的介绍档案信息资源，都是档案机关单位应用人员上门查阅资源，导致档案信息资源无法得到有效的利用。现在我国很多档案管理部门都存在档案信息资源开发力度严重不足的问题，人们对档案信息资源的不了解，甚至出现了很多认知错误，认为机关档案都是机密文件。没有正确认识到档案的作用，导致很多档案信息资源限制，给档案工作开展造成阻碍。

（二）开放程度不够

现在我国机关档案工作，仍旧存在档案开放程度严重不足的情况，很多档案管理部门提供给机关单位应用人员档案信息资料大多数都是档案原件，并且机关单位应用人员必须要在阅览室内部翻阅档案原件，这种档案信息资源翻阅模式，给档案工作开展造成了一定的困难。在传统式的阅览服务中，档案管理人员担任的角色更多的是档案保管员，在开展档案信息服务过程中，档案管理人员一直都处于被动状态，被动的保管档案信息资源。现如今，很多机关档案管理人员普遍存在专业知识素养不高的状况，档案利用知识陈旧，无法适应社会发展需求，快速转变自身档案管理职能的情况，档案信息资源保管人员无法为机关单位应用人员提供档案知识，成为档案知识的咨询者，导致档案管理人员的愿望无法得到实现。

（三）检索手段落后

现在我国机关档案管理单位的档案信息资源检索手段仍旧非常落后，部分档案管理单位虽然已经应用了计算机技术，但是使用的档案信息资源检索方式仍旧是手工检索的方式，没有应用先进的档案管理系统软件和档案数据库，能采用计算机技术进行检索的信息资源比例仍旧不足，导致机关单位应用人员无法准确、快速的检索出自己所需要的档案信息资源。

（四）档案利用和档案保密两者之间互相阻碍

我国机关档案信息资源利用时，档案保密和档案利用之间仍旧存在很多问题，两者之间存在着严重的不一致问题。档案保密要求档案信息资源只能为特定的对象提供服务，而档案利用工作的开放性原则，要求档案信息资源必须要毫无保留的开放。两者之间存在一定的冲突性，现在我国的档案信息资源存在着一定的保守倾向，限制了档案信息的机关单位应用人员，严重降低了机关单位应用人员查询档案信息资源的积极性。现在我国人们对档案信息资源的认识度仍旧不足，档案保密和档案开放之间仍旧存在一定的矛盾，导致档案利用工作无法得到有效开展。

四、提高现时期机关档案利用工作措施

（一）提高机关单位人员的档案意识

机关档案管理部门要想提升档案管理工作的水平，就要创新档案报道工作的形式，重视印刷宣传资料工作，提升人们对档案管理工作的认知，以保障档案工作的顺利开展。在进行档案工作宣传时，要丰富档案宣传工作的内容，将档案工作内容和档案工作的基本任务等放在档案工作中，以提高人们对档案利用工作的重视。在开展档案宣传教育工作，要让人们了解档案工作，熟悉档案管理工作的内容，帮助人们了解档案馆藏的内容，增强档案信息管理的针对性。

（二）是做好档案整体开发规划工作

在进行机关档案开发时，档案管理人员要制定符合档案信息资源利用具体情况的规划，结合档案管理的实际情况，优化档案信息资源开发的结构，丰富档案信息资源的载体，进一步扩大档案信息资源的管理范围。除此之外，在开展档案管理工作时，档案管理人员还要重视档案信息资源的开发，拓宽档案信息资源的收集渠道，规范档案信息收集程序，以丰富档案管理部门的馆藏。现在我国档案信息资源的形式正在逐渐向着多元化发展，在进行档案信息资源开发时，档案管理人员要做好档案基础管理工作，以提升机关档案信息资源的利用价值。

（三）是做好档案开放的时间

在开展档案利用工作时，档案管理人员要处理好档案保密和档案开放之间的关系，明确档案资源的义务和权利，结合档案发展的实际情况，完善档案管理工作的相关法律法规，保障档用工作能得到顺利开展。另外，在开展档案管理工作时，相关人员要提升档案开放时间设定的合理性，完善现有的档案监督制度，保障公民翻阅档案信息资源的权利能得到实现，以便实现档案的自身价值。

（四）提高档案工作信息化

在开展档案管理工作时，档案管理人员要加大对计算机技术和信息技术应用的重视，结合国内外先进的档案工作开展经验，开展档案管理工作，更新档案管理的理念，提升档案信息开发的网络化和电子化水平，实现档案建设数字化，减少档案翻阅时的时间限制和空间限制，充分发挥档案信息资源的社会效益。应用微机进行管理是档案管理现代化的标志，也是档案利用现代化必备的条件。建立综合档案信息网络，进行档案部门与利用部门之间网络服务是当前开发档案工作的方式，是提高档案利用率的一项迫切要求。加强档案部门之间的合作，实现档案信息资源共享是广大档案工作者的迫切愿望，科学技术的迅猛发展，为部门之间的合作提供了条件。

（五）提高档案利用率

在开展档案管理工作时，档案管理人员要创新档案利用形式，根据有关部门的需求开展档案利用工作，并且在这个过程中，还要征求档案机关单位应用人员的自身需求，以保障档案的利用效果。在开展档案利用工作时，档案管理人员要做好档案信息跟踪反馈工作，充分发挥档案信息资源的参考作用，以提升档案信息资源的使用效率。一般档案利用工作的形式主要为：档案信息上网、上门服务等。

（六）加强档案主动服务工作

在开展档案利用工作时，档案管理人员可以采用主动服务，以满足社会对档案信息资源的需求，拓展档案信息服务的途径，创新档案服务的渠道，提升档案管理人员的服务意识，了解社会的发展规律，以提高档案信息资源的服务功能。在进行档案信息资源利用和开发时，档案管理人员要丰富档案服务的手段，重视档案信息资源的配置和档案网络设施建设，优化档案信息资源服务体系，营造良好的档案信息资源利用环境，以增强档案的服务性能。

（七）提高档案工作人员素质

档案信息资源管理过程中，档案管理部门要定期组织档案知识培训，更新档案工作人员的思想，提升档案工作人员对档案开发的重视，认识到档案工作开展的意义，改变过去重视收藏轻视管理的错误观念，使档案工作树立正确的档案管理观。其次，加强档案工作人员的业务素质，要对档案工作人员进行档案开发方面的业务技术培训，丰富档案工作人员在档案管理方面的业务知识，使档案工作人员能够快速适应新时期档案管理工作，以便能为社会各方面提供高效、优质的服务。

（八）正确处理好档案保密与管理利用的关系

对于保存在档案馆的文件，除了规定有严格的封闭期外，对于那些“与国家安全和社会秩序有关的文件”都是属于保密的，不能对外开放和自由利用。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

五、总结

综上所述，在开展档案工作时，要充分发挥出档案信息资源的自身价值，提升档案信息资源的服务性能，提升档案的信息化水平，处理好档案管理开发工作和保密工作之间的关系，提高档案管理人员的综合素质，以充分开发档案信息资源的价值。