浅谈基层单位档案工作存在的问题及对策

刘富军

（内蒙古托克托县新营子镇人民政府，内蒙古 新营子 010200）

基层单位档案能够在一定程度上反映出基层的经济发展，因此，对基层单位的发展起到了至关重要的作用。努力做好基层单位档案工作，充分发挥其职能，有助于基层单位顺利开展相关工作。但就目前的基层单位档案工作而言，还存在比较多的问题，其严重抑制了基层单位档案工作的有效开展。在经济社会不断发展的背景下，应当采用更加有效的手段和方法加强基层单位档案工作。

一、基层档案工作的意义

基层档案工作的顺利开展能够使档案不被损坏，保证档案的完整真实，并在日后的工作开展中充分地体现出其中的价值。自古以来，我国就具有编撰档案的传统，而后经过时代的变迁，将传统的档案编写与现代化技术相结合，从而形成基层档案，因此基层档案也能够充分的映射出我国的发展历史。档案工作具有服务性的属性，基层单位开展各项基本工作都与档案具有密切的关系，为基层单位的工作开展提供重要依据。基层单位若能将档案工作进行完善就能够使当地的经济效益更进一步，加快社会的发展进程[1]。

二、基层单位档案工作的内容

基层单位的档案工作不同于其他企业的档案工作，基层档案主要服务于国家，其中的档案信息能够影响国家的相关政策。同时国家也会根据基层档案中的信息实施各项决策，保证决策具有一定的权威性。基层单位开展档案工作主要包含四项基本内容目标：①采集。档案工作即档案管理，其中最主要的环节就是收集相关的数据资料，并要保证资料的有效性和真实性。相关基层档案工作人员在收集资料时的需要将采集到的资料进行有序的归纳并对资料的规格大小进行检查，同时也要梳理清各资料之间的联系，并对已形成的档案进行全面的检查，最后，针对相对特殊的档案资料进行统一保管。在检查档案信息时，若发现档案信息并不符合规定的档案给予退档[2]。②归纳。基层单位的工作发展时间较久，其中的基层档案数量过多，种类也较为繁杂，对档案管理人员的收纳整理提出了难度。因此，基层单位在管理的过程中，应根据当地的实际情况对档案进行归纳。③存放。基层档案的发展历史较久，其中记载着许多发展历史，具有一定的历史价值和文化价值。因此，档案的存放方式决定档案中的信息安全。针对纸质档案基层单位需要注意干燥，防止档案受潮，同时要避免档案丢失和损毁的现象。而随着我国科学技术的不断进步，电子档案也广泛应用于基层单位档案工作，相关的管理人员应注重对计算机系统进行维护，防止病毒入侵，导致档案资料数据受损。④应用。基层档案具有充足的利用价值，通过对档案数据的分析为基层单位的工作开展提供有效的工作支持，这属于档案的基础价值。通过对档案进行深入的分析研究，从而对今后的基层工作发展进行规划，这属于档案的深度价值。比如基础价值是基层单位评判员工是否能够进行职称的评选，可以通过查阅该员工的人事档案资料判断其是否具备评选资格。深度价值就是基层单位通过对以往的资料进行分析研究，寻找其中的不足并加以改善。

三、基层单位档案工作中存在的问题

（一）档案工作人员的综合素质水平不高

基层档案工作人员受我国传统意识的影响，致使自身的工作理念无法顺应时代的发展，满足现阶段的档案管理工作要求，对信息技术的利用能力不足，这就导致基层档案管理工作开展困难。同时基层单位对档案管理工作的认识程度的不够，以至于单位内部档案管理工作人员稀少，甚至出现其他部门人员兼职档案工作的现象，这就致使档案工作人员的综合素质水平有高有低，难以对档案进行有效的管理。档案工作人员由于单位对其不够重视，时常会出现消极怠工的现象，缺乏对档案工作的热情。档案工作并不是将档案进行有序的归纳整理就可以，而是要对档案进行保护和看管，并对档案中的信息进行检查，这也对档案工作人员的业务能力提出了挑战[3]。

（二）档案工作的重视程度不够

基层单位对于档案管理工作的重视程度并不足，以至于其无法对档案工作提供相应的政策支持，导致基层档案工作缺乏完善的管理制度，不能对工作人员进行有效的约束。档案工作在基层单位的地位不高，大部分领导对档案工作并没有准确的认识，使档案工作的管理过于宽松，这在一定程度上抑制了基层单位档案工作的开展。基层单位在进行任务分配时，也常常忽略对档案工作派发任务要求，不会将档案工作纳入基层的发展规划当中。同时相关的档案工作人员大多都是临时工或者快要退休的工作人员，以至于档案工作的人员流动性较强，这并不利于档案工作的持续发展。

（三）档案工作数字化设备不完善

基层单位的档案工作仍然受传统观念的影响，只注重基本的工作内容，诸如查阅功能、档案数量等，并不能充分地体现出其利用价值。在实际的工作当中，对档案的查阅次数也较少，并不重视档案内储存的信息，这就致使基层单位的工作中部分问题无法得到充分的解决。伴随我国科学技术不断发展，信息技术也广泛应用于档案工作当中，但基层单位并不能很好将信息技术与档案工作进行结合，对数字化设备的资金投入不足，导致档案信息在网络平台中的储备杂乱，缺乏秩序性。

（四）档案工作缺乏科学的管理

基层单位中富含较多的档案资源，并且随着时间地发展档案数量也不断增加，这就致使档案工作人员的管理压力增大，从而降低档案工作的效率。但基层单位的档案工作意识薄弱，并没有建立相应的管理制度，对档案的使用标准、资料规格并未制定标准，这就导致储存的档案资源信息并不可靠，不能为基层单位开展的工作提供正确的数据支持，档案工作缺乏科学的管理会导致档案失去原有的价值。纸质档案经过长时间的反复翻阅和存放，会出现一定的破损和发霉受潮的情况，针对这一现象，基层单位也并未制定明确的解决措施，致使一部档案受到损坏，无法继续对其进行利用，造成基层单位的文化损失。

四、基层单位档案工作的对策

（一）提升档案工作人员的综合素质水平

基层单位若想做好档案工作，专业的档案人才是工作能够顺利开展的关键所在。因此，档案工作人员应明确自身的工作职责，意识到档案工作对基层单位的重要性，从而提升自身的综合素质水平。基层单位应定期对档案工作人员进行相关的管理培训，提高工作人员的业务能力，使其能够充分的利用信息技术对档案进行管理，并端正自身的工作态度，树立积极的工作心态。同时在培训完成后，基层单位应制定科学的考核制度，以便于观察档案工作人员的学习效果。基层单位可面向社会招聘相应的档案管理人才，通过层层考核，从中选择出适配于基层单位发展需求的技术性人才，为档案管理团队注入新鲜血液，提升整体的综合素质水平。基层单位也可举办内部交流活动，促进员工之间的沟通交流，使其能够在对方的实践中吸取经验教训，从而强化自身的档案工作能力。基层单位应让专业的档案工作人员对档案进行管理，以便于档案中记录的信息能够更加的真实可靠，从而前面提升档案的管理质量[4]。

（二）加强对档案工作的重视程度

基层单位内的档案工作是否能够充分发挥出自身的价值取决于其对档案管理的效果，因此，应加强领导对档案工作的重视程度，并提升档案工作在基层单位中的地位，将其纳入单位的年终测评，并对其下发相应的任务标准。同时基层单位应提升档案管理人员的法律意识，使档案管理工作能够科学规范的进行开展。基层单位应加强对档案存放室的建设，为档案的保管质量提供重要保障。档案工作的管理工作并不是档案部门的专职工作，而是需要基层单位上上下下均具备完善的管理意识，提升对档案工作的重视程度，促进各部门之间的沟通交流，这是由于各部门在开展各项工作时无法避免的会对档案资料进行查阅，因此，基层各部门应配合档案部门的管理工作，遵守相应的法规制度，规范自身的借阅行为，做到查阅后立即归还并保证档案资料完好无损，同时要避免档案工作流于表面形式。

（三）完善数字化信息建设

我国信息技术的迅速发展，使基层单位档案工作逐渐进入信息化时代，利用网络大数据平台对档案资料进行存储。传统的纸质档案具有易破损、不易保存的特点，因此，利用信息技术进行档案工作是我国发展的必然要求。基层单位应增大基础设施的投入资金，使设备与档案工作要求相匹配，提升档案工作硬件设施的实力，为数字化档案工作的开展提供充足的硬件基础。同时应建立网络信息化存储平台，将档案资料录入云平台中，并对不同类型的资料进行分类管理，以便于相关人员在数据平台中查阅资料。针对条件较为优越的基层单位也可以建设完善的数字化档案管理室，使档案工作人员能够将档案进行统一的管理，实现档案资源信息的整合。基层单位利用云平台储存档案信息应做好后期的维护工作，对档案信息进行备份，以防网络系统遭受病毒的侵袭，导致档案信息被破坏，无法为基层单位提供有效的信息资源[5]。

（四）建立健全的管理制度

基层单位应制定相应的档案工作制度，并对档案人员的行为进行约束，使其能够按照规章制度对档案进行管理，同时规范档案信息的格式、大小，使档案信息能够更加的简洁明晰。建立健全的档案管理制度能够使档案工作人员明确自身的管理职能，了解自身的职责范围，从而保证档案资料的完整性。针对档案的借阅制度，档案工作人员应对档案严加看管，对借阅档案人员进行登记记录，并督促其能够按时归还。根据相关的管理制度对档案进行定期检查，将最新的档案进行归档，并将信息有所缺失的档案退档，将其加以改善后再归档。制定档案管理制度是为了保证档案工作能够在基层单位有秩序的展开，为基层的各项工作提供基本的信息支持，以此来充分发挥出档案本身所具有的价值。

五、结束语

综上所述，档案工作对基层单位的未来发展具有重要意义，能够对我国的决策产生影响。因此，加强基层单位对档案工作的重视程度、提升档案工作人员的业务能力，加快数字化建设脚步、建立完善的工作制度，能够提高基层单位的档案工作效率，使档案资料真实可靠，从而给我国提供有良好的信息资源，为基层单位的发展奠定坚实的基础。