改善人才交流服务中心档案管理工作的路径

杨雪娇

（长白山保护开发区就业服务中心，吉林 安图 133613）

档案的管理是我国档案事业中的重要组成内容，随着科技水平的快速发展，各行各业的工作效率较之前有了很大的提高，档案管理工作同样如此，在科学化的管理背景下，需要对传统的档案管理模式进行转变、促使档案管理现代化的实现[1]。为了适应时代及社会发展的需求，档案管理人员需要提高档案管理的水平。通过对人才交流服务中心档案管理工作提高的路径开展探讨，利于改善档案管理团队的效率、实现管理的科学化与现代化[2]。结合笔者实际，对目前我国人才交流服务中心档案管理工作中的问题、改善的途径予以探讨分析。

一、当前我国人才交流服务中心档案管理工作中面临的问题分析

（一）重管理轻服务、管理技术水平低

人才交流服务中心的岗位职责即为开展人才服务，目的即为搭建好桥梁用于企事业单位与人才、人才与市场之间更好地进行交流。但是实际工作中一些人才交流服务中心的定位还不够正确，在自身职责方面未建立起清晰的认知，仅仅认为自身就是管理档案的场所，属于被动式的管理，而针对企事业单位针对人才方面的实际需求则未给予重视，有关服务的方式、北荣等方面未开展相关的研究，难以当人才档案的价值充分地发挥出来[3]。

随着社会信息化的快速发展，档案管理中信息技术的作用也越来越明显[1]。有的人才交流服务中心存在观念落后、资金不足等，档案管理的设备比较落后，自动除湿机、智能密集架、自动灭火系统等先进的设备建设滞后，档案的很多环节工作还保持多年前的人工方式，如档案的手机、整理、分类、保存等；一档案管理人员中不少信息技术的专业背景缺乏，信息技术掌握力度不够，即使有些是信息技术相关专业毕业，但是在快速更替的信息化技术背景下，往往其掌握的技术也难以及时更新[2]。

（二）档案管理不规范、模式落后

人才交流服务中心内有大量的档案，内容繁杂、类型多样，也经常会有弃档、漏档、篡改等现象，尤其是流转档案时遗漏等问题易发。一般人才交流服务中心内保管的档案资料中涉及到很多的个人隐私信息，泄露后可能会对个人、就业的单位产生一定的损失[1]。此外，由于档案管理的流程繁多，混乱中可能会导致相关人员未按照标准实施、操作违规等的出现，对人才交流服务中心内档案管理的规范化带来了不利的影响。如对于学生的档案，人才交流服务中心有的人员在接受档案时责任心不强，仅简答地编号，导致后期开展档案信息的查询时难度很大，且及时能够查询到可能整体也比较模式，难以提高档案服务工作的质量[1]。

当前随着社会经济的快速发展，信息技术发展的水平也不断提高，网络技术应用的范围及深度逐步加深，应用于档案管理中也可以很好地提高效率。受到多种因素的影响，人才交流服务中心在档案管理中国仍然选择落后的人工模式，在当前档案资料的数量及种类不断增加的情况下，工作人员的工作量大大增加、档案管理的效率也有所降低。此外，学校在专业类型方面的差异导致人才分类方面有所不同，人才交流服务中心档案管理中分类工作也面临着困惑，导致查询的结构精准度不够，无法提供及时、准确的档案信息。

（三）档案管理人员的专业性差，人才供应不足

目前人才交流服务中心的档案管理部门内人员的专业能力存在很大的差异，导致档案管理工作实施的效果存在差异性。有的人员自身职业素养不强、责任心差、岗位技能水平低，工作中态度消极、比较懒散，对档案管理工作重要性认识不够，在档案管理知识欠缺的情况下其档案管理工作的效率不高，不适合当前社会发展的需求，阻碍了档案管理的规范化发展。

（四）档案管理信息化建设不完善

各行业现代化发展的趋势主要趋向于信息化的发展，因此要重视信息化的建设，确保其管理效率的提高。目前人才交流服务中心在档案管理中信息化建设不完善，如标准不统一、信息化软件建设滞后、现代化设备未及时更新等，不利于档案信息化建设的顺利开展、增加了其安全隐患。档案管理人员自身在信息化水平的提高方面还面临着不足，尤其是面临着档案管理先进设备更加大型化、复杂化的背景下，对提高档案管理的水平不利[3]。

二、改善人才交流服务中心档案管理工作的路径

（一）转变管理为服务，提高服务水平

对于人才交流中心来说，其工作应该是转变以往的落后理念：重管理、轻服务，将自身的定位转变为“服务者”[2]。在档案管理工作中结合服务对象的需求等开展针对性的服务，实现服务内容、方式的不断丰富化，促使附加值不断提高。服务上提高精细程度，促使档案可以在企事业单位、人才交流中心之间实现自由流转，将人才档案的真正价值充分地发挥出来。结合市场发展的实际，就档案管理的服务及时进行不断的转化，确保运行机制实现规范化、市场化。人才交流中心要结合现有档案市场上的各类资源，促使人才档案管理的市场化、不断地实现档案业务的拓展，如，将档案服务的内容逐渐扩展到注册资格审查、人才测评等方面，推进多元化、丰富化的档案管理业务，为人才的管理提供档案方面的支持[3]。

（二）强化社会和个人的档案意识，对相关管理制度体系予以强化

当前我国的就业面临着严峻的形势，有的为了在就业中提高自身竞争的优势，可能会通过开虚假证明等方式，甚至一些院校为了在就业率方面取得更好的数据，可能会在优秀学生比例方面加大比例，且在社会活动方面不断加大投入，为学生获奖创造更多的机会，因此有的证书并不能真正地将人才实力充分体现出来。因此社会、个人要在档案信息中坚持事实就是的原则、确保档案的真实可靠。对档案的重要性必须加大宣传，提高档案意识[2]。

档案管理工作的规范需要对现有的管理制度进行不断的完善。随着档案工作的不断发展，其面临着的内外环境也随之不断地变化，现有的人才交流服务中心内档案管理制度的滞后性逐渐体现出来，与当前档案管理的新要求不相适应。因此人才交流服务中心要结合社会实际发展需求与时俱进、规范化地开展档案的管理，对档案的动态变化情况予以及时的关注，在档案管理制度的完善方面不断地提高信息化、现代化管理的水平，为顺利开展档案管理提供保障。为了将档案管理制度的优势充分发挥出来，迫切需要对责任追究机制进行不断的健全，工作人员要对档案信息的重要性予以充分的认识，不断结合岗位职责提升工作的效率，严格按照工作的流程开展工作，确保档案管理中避免出现失误。一旦档案管理中出现了失职等行为，要查明原因、按照规章制度严厉追究，不断提高档案管理的规范化程度[1]。

（三）对现有的档案信息管理系统进行不断的构建，重视档案信息安全建设

当前物联网技术、大数据等多种高新技术得到了快速的发展，档案管理工作中也逐渐引入了信息化系统。各人才交流服务中心可结合自身的实际情况，不断引入新技术，提高对互联网、计算机技术的灵活运用程度，以不断完善档案信息管理系统、确保其层次分明[1]。在现代化的档案信息管理系统中通过引用先进的软件系统，有机地结合数据、技术、应用等多个层面的平台，并将档案的收集、分类、整理、保存、利用等多个环节的工作纳入到此平台中，确保各个环节衔接的无缝化，提高档案管理人员的工作效率、确保档案信息提取的高效化。需要注意的是，人才交流服务中心在进行档案信息系统的构建时需要在信息安全管理方面加大力度，结合当前先进的防火墙技术等，为档案信息管理系统的稳定、安全运行提供保障，防止档案信息发生泄漏及被篡改等问题。

（四）对人才交流服务中心人员加大专业技能方面的培训力度

人才交流中心的档案管理人员在工作中要保持与时俱进的积极性，重视学习、不断提高自身的专业能力，掌握先进的档案管理方面相关技术，可先鼓励一部分接受能力强的管理人员先接受培训，之后逐渐在人才交流中心内部逐渐推广，提高档案管理的整体水平；还可结合当前盛行的微信等各种通讯APP 软件，通过微信、微博等平台进行档案管理相关工作技术的宣传、培训。为了提高广大档案管理人员的工作积极性、提高服务的水平，人才交流服务中心可建立起适合的奖惩机制，将档案管理人员的服务水平、服务效率等纳入到其职务晋升、年终考核的指标中，对档案管理人员起到督促的效果[2]。

（五）档案管理社会化进程的实现还需要依托于社会化环境

以点代面，对档案管理的社会化服务功能予以完善。档案的管理需要结合企业的实际，在确保工作扎实开展的基础上，不断推进档案管理服务水平，确保其更加的高效、便利。除此之外，还要对档案服务管理的内容进行创新，结合企业、人才两方面的具体要求、在沟通交流方面创造有利条件，采取智能化的匹配。如在个人的档案中增加一些具有较强专业性的指标，如技术档案、业绩档案等，更好地满足企业在用人方面的需求。档案管理中要充分以政策作为导向，就管理的社会化予以充分的落实。在当前经济转型背景下，企事业单位对人才的选择机制上变化较之前有非常大的变化，更加倾向于选择综合能力强的复合型、多元化人才。基于此，人才交流服务中心要顺利这一趋势的变化，对现有的档案管理机制进行改革、针对性开展档案的管理，以更好地凸显出人才的特性，实现企业的需求及对应人才的更好匹配。