国企人事档案专项审核中的问题及解决方案研究

梁洁

摘要：本文对国企人事档案专项审核工作中遇到的问题进行了梳理总结，并针对工作中遇到的问题，提出当前国企人事档案管理工作的一些建议，以期为今后国企人事档案管理提供参考和借鉴。

关键词：职工人事档案；专项审核；档案管理。

Talking about the problems and enlightenment in the special examination of the personnel files of state-owned enterprises

Liang jie

Human Resources Department of Hohhot Power Supply Bureau，Hohhot，Inner Mongolia Autonomous Region，010050

Abstract： this paper summarizes the problems encountered in the special projects of personnel files in stateowned enterprises. In order to provide reference for management of personnel files in state-owned enterprises in the future，this paper also puts forward some suggestions for the current management of personnel files in state-owned enterprises.

Key words： employee personnel files，special project，file management

职工人事档案是职工人事信息的重要载体，记录着职工学历、参工、入团入党、职称评审等主要经历，与个人的工资待遇、组织关系、社会劳动保障紧密挂钩，是原始文件材料的集合，有着凭证、依据和参考的作用。

按照相关要求，呼和浩特供电局分别于2014年、2019年就“三龄两历”信息对在职职工人事档案做了专项审核和集中自查工作，确保职工出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重点信息的真实和准确，尤其对档案材料是否涂改造假、职工信息是否真实准确、重要原始依据材料是否完整规范等问题进行了重点审核。

通过此次专项审核，进一步从严管理职工人事档案，确保职工人事档案真实、准确、完整、规范，维护职工人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥职工人事档案在人力资源工作中的重要基础保障作用。审核期间遇到了很多信息认定的问题和难点，在顺利完成档案专项审核工作和集中自查任务的同时，也引发了对日常人事档案管理的思考与借鉴。

1.开展国企人事档案专项审核工作的意义

（1）专项审核为企业人事档案管理工作明确了方向。从专项审核的相关要求中可以看出，此次审核的重点内容是人事档案材料是否涂改造假，职工的重要原始信息是否真实、准确、完整，进一步明确了人事档案管理工作的标准规范，再一次强调了人事档案管理工作的红线。此次专项审核的标准将成为今后人事档案管理工作的方向。专项审核暴露出的问题是今后人事档案管理工作的重点，使得人事档案管理工作在整个人力资源管理过程中发挥应有的作用。

（2）开展专项审核工作有助于强化企业人事档案管理工作。以往对人事档案工作的认识只局限于负责档案材料的收集整理和查阅借阅，但此次专项审核是对人事檔案管理相关职能部门工作的一次全面梳理。通过这次专项审核的检查验收，发现和解决了工作中的薄弱环节和存在问题，同时也以此为契机对企业人事部门管档用档水平进行了一次全面的检查。人事档案管理是整个企业人力资源管理中重要的一环，应抓住干部人事专项审核工作这个契机，不断完善企业人事档案管理制度，从而促进干部人事档案工作整体水平的提高。

2.国企人事档案专项审核中发现的主要问题

档案之所以可以作为凭证和参考的依据，是由档案的本质特性——原始记录性决定的，具有其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，有着极强的法律效力和权威性。人事档案是逐步积累的，各类材料之间有着直接或间接的联系，即便是通过虚填、涂改或造假形成的档案，最终也会成为其因个人目的而涂改、造假档案行为的反证。

（1）职工人事档案材料中重要信息不一致

职工的出生日期、参工时间等是职工的重要基础信息，也是此次审核工作的重点。在审核工作中发现一是出生时间前后不一致。在审核中发现部分职工因入学、招工、当兵未到年龄而填大年龄，如有的职工招工时未达到16岁，在招工表中将出生时间填大，而在以后的材料中又恢复了真实年龄。另一种情况是出生时间因阴历和阳历之间的换算差异造成出生时间前后不一致，这种情况多集中在出生于六七十年代的职工。二是参工时间前后不一致。职工对参工时间没有明确的概念，误将到岗时间、招工时间认为是参工时间，导致职工人事档案中参工时间前后不一致。

（2）职工人事档案中材料不完整、不规范

通过审核发现，部分职工人事档案中存在着材料不完整或不规范的现象。一是表现在职工人事档案材料中重要材料缺失。例如参加工作时间的报到证、转正定级审批表，正式招工前临时工工作经历，上山下乡等核心证明材料缺失。发现个别党员缺少入党志愿书、入党申请书以及入党转正申请书，目前也按时交纳党费，但人事档案里入党材料部分缺失或全部缺失。二是表现在职工人事档案材料不完整。主要是第四类学历材料不完整。例如只有毕业证没有相应的学生登记表、毕业生登记表、学籍卡等相关一整套学籍材料。在审核中也发现有的党员经过正规手续确定为预备党员，由于部队转业、学校毕业、调动单位等原因没有及时转正，入党志愿书转正一栏缺失，导致党员身份无法认定。三是表现在职工人事档案材料不完备。按照人事档案专项审核及集中自查相关要求，对人事档案中每一份材料的形成日期和公章逐份进行审查。审核中发现部分职工个别材料中审批流程不规范，职工本人意见栏处缺少签名和填写日期，组织审批栏处只有盖章缺少审批认定意见和盖章日期等。

（3）职工人事档案材料形成部门报送、转递不及时

职工人事档案管理存在转接流程不畅，最新形成人事档案材料报送、转递滞后现象严重。

相关部门的工作人员往往没有及时将形成的评奖评优、职称评审、工作鉴定等材料进行报送转递；另一种情况是职工个人档案管理意识较为淡薄。尤其是通过在职教育如函授、自考等各种学习方式获得学历的，将在职教育学历材料保留在自己手中，没有及时向人力资源部门备案并送达档案管理部门。

3.通过人事档案专项审核对国企人事档案工作的几点思考

专项审核和集中自查不是管理目的，不能为了完成审核而审核，其真正的目的和作用是促进企业人事档案管理工作的规范化，传递一种人事档案管理工作的标准和方法。

（1）人事档案管理提升是国企改革的基石

按照中央、自治区深化国有企业劳动用工和收入分配制度改革的相关要求，构建企业内部劳动用工和收入分配市场化管理体系，企业管理人员能上能下、员工能进能出、收入能增能减的机制。其中每一项改革和调整都离不开人事档案基础信息的辅助。配合改革将职工出生、参工、学历、职称等基础信息建立数据库，形成职工基础信息确认表下发确认，通过反复查缺、反复确认，真正做到档案内容、基础数据库，职工本人“三一致”，为人力资源各项工作及改革奠定基础。

（2）建立以制度为核心的人事档案管理

要健全和完善职工人事档案各项管理制度，并严格执行各项制度和工作程序，在人事档案的形成、收集、鉴定、整理、保管、利用等各个环节，做到明确相关责任单位、责任人的职责，建立溯源追责机制。要不断完善人事档案接收制度、保密制度、统计制度、库房管理制度、查阅利用制度、鉴定销毁制度、借阅制度、归档整理制度。尤其是严格执行档案接收制度，落实人事档案材料归档工作责任。建立与档案材料产生部门如组干、工会、纪委等部门的转递制度。按照当前人事档案管理工作的具体要求，结合工作实际，进一步明确岗位责任，使材料产生部门进一步明确什么材料需要上交，什么时间需要上交。比如新员工报道后区分正式党员、预备党员、入党积极分子等不同情况，对于尚未完成发展党员流程的党籍材料转递至相应支部，待完成发展党员流程后再将党籍材料完整归入人事档案，转递部门签字确认，防止再出现专项审核中出现的材料不完整现象。

（3）充分发挥人事档案在人力资源工作中的重要作用

在这次审核中可以看到档案工作与人力资源其他工作是相辅相成、紧密联系的，应当提高对人事档案管理工作重要性的认识，告别过去档案工作“你交我收”的模式，将人事档案管理工作融入人力资源管理的各个环节当中，并使其形成常态化。一是建立日常归档工作模式。档案工作应当与学历认定、职称评审、人员调动、工伤保险等其他人事工种建立归档制度，及时将工作中形成的材料归档保存，做到人事信息与档案内容一致。二是建立“凡归必审”工作模式。与相关工种及时沟通归档材料格式，并明确对本人签字、部门审批盖章、认定意见、盖章日期等相关要求，做到谁产生、谁负责，杜绝专项审核中出现的材料不完备现象的再次发生。三是建立“随来随审”工作模式，在人事档案的初次审核中，档案管理人员需对照专项审核标准，把好档案材料入档鉴定关、入口关。在接收新录用、新调入的职工档案时对所收集的归档材料应该逐份严格仔细鉴别审核，坚持做到内容不真实的不归档，未经审核和手续不完备的不归档。对档案中有涂改造假情况的要及时报告人力资源负责人，对缺少相关入职、调动手续的要及时流转，对缺少重要材料的要及时联系本人及原单位协助补齐。四是建立“入职培训”工作模式。人事档案管理工作人员应根据人力资源处职工入职时间统一安排，在新员工或新调入的职工初次签订职工履历表及劳动合同等相关入职材料时，对出生时间、参工时间、入团入党时间、主要个人经历及社会关系的填写进行讲解，让新员工或新调入的职工明确相关归档材料的重要性及相应时间的界定标准，增强职工档案意识，从源头上杜绝专项审核重要信息不一致的情况及档案材料转递不及时现象。

（4）增强信息化管档，实现职工人事档案数字化

要积极创新人事档案管理的方式方法，通过采购专业管档系统，同时将职工人事档案严格按照国家相关标准进行扫描数字化，严格按照目录建库、档案扫描、图像处理、数据验收、存储备份等基本环节，确保档案信息质量和档案信息安全可控。职工人事档案实现信息化管理，系统化管档。有利于重要人事档案载体的持久保护，实现对档案信息资料的快速和便捷抓取，有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源。可以通过信息反馈，使得管理人员能够及时掌握档案资料的利用情况，进而采取针对性的管理措施。减少档案管理过程中人为接触原始纸质档案的环节和可能，从而不给档案的涂改造假者提供可乘之机。

参考文献

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