浅析财务管理信息化建设对医院发展的影响

王雪旻

（安徽医科大学第二附属医院财务部 安徽 合肥 230601）

近年来，伴随着信息技术的不断发展及我国财务管理制度的日益完善，采用现代信息化技术加强医院财务管理，成为目前医院财务管理的大趋势。财务管理信息化建设是实现医院信息化管理的重要环节，对于医院的整体信息化建设具有重要意义。在现代化医院管理的过程中，财务管理不再局限于只记录医院的运营情况，更重要的是为医院管理层提供有价值的财务信息，以及为未来发展方向提供准确、及时的财务数据。因而，加强对医院财务管理信息化建设十分重要。

一、当前医院财务管理中存在的问题

（一）合同管理不严格，与财务审核相脱节

许多医院没有合同管理系统，虽然搭建了合同管理系统，但采用的是单机版，仅可用于合同登记使用，与后期的财务审核相脱节，很少有医院能够真正把合同管理系统运用起来，与财务货款审核相关联。医院财务在审核货款并进行付款时，一般仅审核货款发票、入库单据等附件，至于该货款的采购合同是否还在有效期内，货款规格型号等内容是否与合同一致，单价和数量是否在合同规定的范围内，付款时间是否在合同约定的期间内等，都很少进行关注，这并不符合合同管理的要求。个别医院的财务管理，设有专人审核合同，在每笔货款付款前，在审核货款附件内容的同时审核合同，即找出该笔货款对应的采购合同，将付款内容与合同内容一一核对。这样做增加了付款的准确性，但需耗费大量的人力和时间，且人工操作存在因不细心导致的误差，严重时会导致付款出错。医院合同管理得不严格，常导致后期进行财务审核时难度大大增加，浪费了很多人力物力，一旦出错也难以溯源。

（二）报销程序繁琐，费时费力

目前，实行网上报销的医院还不多，多数还是使用传统的纸质报销程序。采用传统的报销方式，职工报销需要经办人准备好报销材料，找相关领导审批，流程繁琐。不是经常操作报销业务的经办人，往往不知道报销时需要提供哪些材料。每种材料有什么要求，报销需要找哪些领导审批，因此导致经办人多次往返财务部和各个领导之间，报销效率极低，增加了报销难度，也导致报销人获得报销款的周期延长。同时，货款报销也较为麻烦，货款报销需要财务多次审核，包括发票、入库单、签字等，需要经办人多次将报销附件交给财务部审核，容易造成财务重复审核、报销附件遗失，报销时间较长等问题。一些采用了网上报销的医院，也存在流程不清等问题，导致线上流程混乱，其报销效率未得到明显提升。

（三）预算管理不严格，缺乏事前、事中控制

按照上级主管部门要求，医院一般都会在上一年的10月份左右完成次年的预算工作；同时，在每一自然年度结束后一个月时间内，完成前一年的决算工作。目前，许多医院有自己的预算系统，但不少医院的预算系统仅做登记用，用于记录预算的初始数和调整情况以及预算的使用情况等。预算执行的整体情况，只有到次年决算工作完成后才知道，有些预算超支，有些预算没有完成，与医院预期的目标有出入。在预算作出后，如何更好地按照预算进行执行，以提高预决算之间的匹配度，是医院财务管理中的重要内容，做好相关工作能够有效节约不必要的开支，让预算工作更有意义。

二、提高医院财务管理工作效率的措施

根据上述问题，医院可以根据自身情况，引入适合自己的预算系统、合同管理系统、物资系统和线上报销系统，并将这些系统与已有的财务系统对接，形成完整的财务管理系统。这样可以提高医院财务管理水平，进一步提高医院财务工作效率：

（一）建设物资管理流程

建设基于医院财务管理系统的物资管理流程，主要包括购入与领用两大部分，都需要基于医院的整体财务预算进行。

1.财务人员需要根据每年的预算情况，做好每一年的预算，将当年物资采购的预算总金额写入预算系统。将预算系统与合同管理系统相关联。医院每签一笔物资采购合同，都要在合同管理系统中录入，录入的内容包括物资的品名、规格、型号、单价、数量、生产商、有效期、付款方式、商品功能等主要信息，同时预算系统会根据合同相关内容扣减相应的预算额度。如果采购总额超过年度预算总额，则预算系统会报警提示，需要逐级提请并提示调整当年的预算。

医院的物资管理系统设有“物资库”，将医院物资分为以下几类：

第一类是药品，医院所有的药品都入在此库；

第二类是试剂，医院检验科所需的检验试剂等都入在此库；

第三类是常用普通物资，是所有科室通用的，价值不高的，与具体医疗活动关系不大的物资。例如纸、笔、记事本等日常办公文具等；

第四类是普通固定资产，是所有科室通用的，但相对价值较高的，与具体医疗活动关系不大的固定资产。例如电脑、打印机、办公桌椅等办公物资；

第五类是医用普通耗材，是临床、医技、医辅科室通用的，价值不高与具体医疗活动有关的物资。例如输液器、纱布、酒精、口罩、消毒液等；

第六类是医用高值耗材，是个别临床、医技、医辅科室使用的、价值相对较高、与具体医疗活动有关的物资，例如：骨科植入材料、心脏支架、人工耳蜗等；

第七类是医用固定资产，是临床、医技、医辅科室通用的，价值相对较高的，与具体医疗活动有关的物资。医用高值耗材类资产又可分为两种，一种是普通医疗资产，例如病床、陪护椅、病房床头柜等；另一种是专业医疗资产，例如磁共振机、超声机、心电监护仪等；零星物资，是各科室偶尔需要，单次采购在一万元以下且年采购量在五万元以下的物资（金额大小视医院规模而定）。

以上“物资库”中的物资条目，并不是在物资系统中自由录入，而是与合同管理系统相对应，也就是说，没有合同的物资是进不了“物资库”的。

2.在“物资库”建成后，库房人员需要根据物资的实际购入和领用情况进行日常的维护工作。库房工作人员在收到物资并验收合格后，增加物资系统中“物资”的库存数。同时，该数据会反馈给预算系统及合同管理系统，更新预算及合同的执行情况。

科室在领用物资时，根据不同的物资类别，需要走的程序也不同。例如科室想领用常用普通物资及医用普通耗材时，只需使用有相应权限的工号登录“医院物资管理系统”，直接在系统“物资库”中找到所需的物资，填写“常用普通物资申领单”或“医用普通耗材申领单”，发送给相应库房。库房工作人员在接收到“申领单”后，根据申领单明细将物资管理系统中“物资”的库存数做相应扣减，同时将科室申领物资打包，和纸质版申领单一同由专人送至科室。科室收到物资确认无误后，在申领单上签字确认，再交还给库房工作人员。

如果科室想领用电脑、打印机等相对价值较高的固定资产，“申领单”还需经过该科室负责人和相关部门负责人（网络中心）等确认，再发送给相应库房。如果某科室开展新技术新项目，想申领目前医院没有的物资，则需先在系统提交“采购申请”，说明新物资的品名、规格、型号、需具备的功能，大概的价格等。如果新物资价格较高，还需要提交“可行性报告”，大致测算新物资能给医院带来的经济效益和社会效益。上述“采购申请”在经过相关部门批准后，如果金额较高，还需再经过采购程序。

当物资到了付款期一定时间之前，合同管理系统会自动发送“付款申请”给相关科室经办人和财务相关人员。科室经办人看到“付款申请”后，准备付款所需的相关附件，例如发票等，办理报销手续，交至财务部。最后财务部核对经办科室的报销单据和线上的“付款申请”，审核无误后，将付款申请通过财务“银医直联”系统直接提交银行。在“银医直联”系统确认转款成功后，将付款信息同步至财务账务系统，方便财务做账。

（二）职工报销流程

职工报销也是医院财务管理信息化中重要的内容，报销流程也需要与预算系统相关联。财务人员根据每年的预算，将当年各类职工报销总金额写入预算系统。依托财务管理信息化系统，职工报销不再需要一次次往返财务部，只需凭自己工号登录“线上报销系统”，将自己报销内容录入系统，系统会提示需要哪些材料，职工只需要根据提示准备好材料，拍照上传，就可提交线上“报销申请”。职工在提交线上报销申请时，系统会直接将数据同步至预算系统，如果报销超过预算系统额度，预算系统会报警提示。另外，通过的“报销申请”，各级领导会在线上报销系统中审批，电子签字。

当完成所有审批流程后，线上报销系统会通知经办人，经办人只需带着材料到财务部直接报销即可。当经办人完成报销手续，线上报销系统会发送付款指令给财务“银医直联”系统，再通过“银医直联”系统将付款指令发送给银行，完成转账。除此之外，线上报销系统还和财务账务系统相关联，报销流程完成后，线上报销会直接发送相关信息到财务账务系统，方便财务做处理。

三、医院财务管理信息化建设的优势

在医院建设覆盖物资管理流程和职工报销流程的财务管理信息化系统，其优点主要包括以下几点：

（一）预算管理更加规范

做好医院整体和内部各部门之间的全面预算管理，覆盖预算的全程，包括编制、执行、分析、调整等各个步骤。科学全面的预算管理，能够对医院整体的财务资源和非财务资源进行调控，达到科学运用资金、有效进行管理、节约成本和提高效率的目的。通过建设财务管理信息化系统，可以方便、透明地关注预算的使用情况，如果采购超预算或职工报销超预算，预算系统都能及时反馈。

财务预算管理系统的建设，能够助力财务管理过程的规范化和智能化。数字化的线上管理能够形成从预算编制，到决算核算之间的管理闭环，规范单位的资金管理，确保在执行过程中的每一笔资金流向都能被系统监管，从而使财务工作者充分掌握资金的使用情况，做好动态监控工作。财务预算不是填一个数字就可以的，还需要做好全业务流程的管理工作，做好预算和使用之间的有效衔接，应全流程跟踪进行预算管理，使医院的预算管理更加规范。

（二）合同管理更加规范

合同管理关系到医院的利益与风险，财务合同在其中尤为重要。传统的医院合同管理中，各部门负责自己相关业务的合同管理工作，导致合同管理工作较为分散，不同的管理方式也使得医院的合同管理无法形成统一规范。建设财务管理信息化系统后，审核靠系统完成，而且更加准确和高效，同时有效解放了财务人员。所有合同通过财务系统进行管理，形成医院统一的合同管理规范，使得医用消耗品采购合同、金融业务合同、试剂采购和药品采购合同等不同类型的合同，都能够得到规范化管理。

合同管理系统的建设，为医院提供了合同签订的标准模板，并提供统一的编码规范，使合同拟定的过程更为简洁，以后也可以直接调取历史合同进行简单修改，能够方便地对历史合同进行溯源。通过合同管理系统能够较好地跟踪合同相关信息，了解并控制合同的签订进程和付款进度，合同变更的每一步操作都能够被记录和查询，收付款的发生也能够被实时写入。一旦收付款发生差误，系统也能够进行预警提示，财务管理信息化的建设让合同管理更加规范。

（三）优化报销流程

随着医院经济活动的增多，涉及到的收支业务也在增加，导致医院的财务报销工作压力越来越大，而报销流程的优化能够有效提升医院的财务管理水平。针对传统报销流程中的问题，建设线上报销系统，在各财务信息系统相互衔接的前提下，优化了报销流程，节约了大量的人力和时间，大大提高了财务的工作效率和准确率。线上报销系统会接入到医院的OA管理系统中，可以通过多种设备端口提交报销，在报销过程中系统会给出每一步操作的提示，并且会根据预算金额进行报销控制，如果超过预算会拒绝报销流程的录入，并提示进行预算调整。线上报销系统会指导报销人提供必要材料，财务人员只需要核验报销凭证即可，款项的支付也可以在系统内操作。线上报销系统的建设和应用，方便了医院全体职工的工作开展，并且对医院的信息安全起到了很好的保护作用，真正做到了“系统多跑路，人员少跑路”，有利于对医院财务预算的控制。

结束语：

当前，我国已全面进入信息化时代。伴随科技的进步，医院财务管理信息化，不但是提高医院财务管理水平的必要途径，更是新时代现代化医院管理的必然选择。因此医院财务应紧跟形势，打破传统管理理念，与时俱进，加强对信息化建设的重视，建立完善的财务管理信息系统平台，将财务和业务深度融合，实现信息资源实时共享，跟上当前医疗行业的发展步伐，提升公立医院在医疗市场的竞争力，促进医院有序高效运行，健康稳定发展。