事业单位档案信息资源共享问题及措施

武海波

摘要：对于事业单位而言，其在实践过程中所形成的原始记录便是档案信息，档案信息不但能够进行事务开展情况、人事变动情况和财产变化情况的记录，还能够将群众反馈信息更好地记录下来，将事业单位的作用发挥出来，给社会提供更好的服务。在管理档案信息的时候，想要做好各个阶段的档案信息管理，便必须将现代化手段的作用发挥出来，努力地降低事业单位进行档案管理的成本，切实提高其使用效率。

关键词：事业单位;档案信息资源;共享;问题

随着社会经济的发展，事业单位发展也面临着新的机遇和挑战，这和信息技术发展有着直接关系，信息技术的发展也推动了全球交流更好的进行，信息资源的作用也更加突出。事业单位档案记录的资料非常丰富，其存储和利用价值都比较高。为了将档案信息的作用发挥出来，便必须做好资源的共享，推动事业单位更好的发展。

一、档案资源管理意义和价值

事业单位进行档案信息资源管理能够将工作动态和静态结合在一起，档案往往是通过静态资料的方式存储的，在档案形成后，也能够得到较为有效的保管[1]。随着社会时代的发展，档案管理的水平也有了明显的提高，档案信息资料会通过动态的形式被人们分享和使用，在进行档案资源查阅的时候，能够进行价值较高的信息查阅，这也能够将档案管理的意义更好地体现出来。对于事业单位而言，档案信息管理是管理的重要组成部分，其能够将事业单位工作的过程很好地记录下来，给各个部门更好的工作提供帮助。此外，档案信息资料也能够给社会大众和各个团体活动开展提供资料方面的支持，所以，进行档案管理的时候，其方式选择和水平情况以及利用效率都会给社会经济发展带来极大的影响。随着社会时代的发展，社会也提高了对于档案信息的要求，以往的档案管理方式已经很难满足事业单位档案资源管理的要求，这种情况下，便必须进行管理方式的创新，从以往的资料存储转变成为现代资源的开发、利用和共享，从而将档案信息资源的作用更好地发挥出来。

二、事业单位档案信息资源共享存在的主要问题

（一）事业单位档案信息资源开发力度较低

由于我国长时间实行计划经济，这也导致了很多事业单位的管理模式不够科学和先进，这也直接导致了内部档案资料往往比较的陈腐，各个部门之间的沟通交流不够有效，有些档案的搭配不够有效，这也导致了档案信息内在联系无法得到很好的开发[2]。此外，事业单位很多档案所处的状态都是封存状态，很难通过这些信息资源来参照社会活动。虽然事业单位和国家政府之间的联系比较密切，但是依然存在工作政策欠缺的情况，没有专门管理小组来做好档案的开发和整理工作，这也导致了事业单位很难做好利弊的权衡，事业单位的信息资源共享工作开展依然比较的复杂。而且，因为档案信息资源开发需要投入较多的成本并且无法带来直接的收益，这也导致了很多事业单位没有投入较多的人力资源和物力资源进行档案管理，这就给档案信息资源共享更好的进行带来了负面影响。

（二）档案信息资源防护的力度比较有限

档案记录信息比较丰富，相关的内容也比较客观，但是往往需要选择有效的手段进行保密，从而降低档案资源非法利用方面的问题，特别是那些和文化科技有关的方面，存储的资料非常多，其中价值较高，保密性较强的档案也比较多，所以，这种情况下，若是没有采取有效的措施防止档案的泄漏，很容易导致严重后果出现[3]。在资源共享的过程中，给其造成影响的重要因素是纸质档案的破损和丢失，在进行电子档案扫描的时候，流程也存在问题，资源共享的时候流程也不够规范，这些问题的存在，都很容易导致档案信息出现较为严重的泄露，特别是随着网络科技的发展，档案信息比较容易被窃取或者篡改，这也在一定程度上提高了对于档案信息资源安全防护的要求，为了更好地保护信息，也必须采取有效的措施改进方法，将档案本身的保密性体现出来。

（三）没有能够将现代计算机技术合理地运用进来

计算机本身的储存能力和数据处理能力都比较强，能够给档案管理更好的进行提供更好的方案，不但能够快速地做好数据的分类和整理，还能够更好地进行档案资料的保存，这样也能够避免纸质档案的弊端。但是通过分析当前的档案信息管理工作可以发现，很多工作人员年龄较大，无法快速地掌握计算机信息技术，也无法满足档案信息共享工作开展的要求，这也给档案信息资源的共享造成了极大的负面影响。

三、事业单位做好档案信息资源共享的手段

（一）进行管理制度创新，做好工作方式完善

事业单位在进行档案信息共享的时候，必须跟上社会科技的发展，有意识地优化调整相关的工作内容，首先，可以给档案信息资源共享创造更好的条件，进行档案管理工作技术的调整[4]。事业单位应该根据成本预算和自身发展的特征，将计算机和扫描仪等一系列硬件设备引入进去，并委托专业人员做好电脑软件的安装设计及处理工作，从而确保档案工作人员能够通过软件更好地进行档案的保存和归类。其次，事业单位应该从内部出发进行科学工作管理制度的制定，推动各个部门之间更好地沟通和交流，进行内部局域网的搭建，这样不但能够更好地传递交流档案信息，也能够减少相关信息被泄露到公共网络中去。这种情况下，我们必须认识到查询系统完善的重要性，确保相关工作人员能够较为迅速地找到需要的档案信息，将档案的作用发挥出来，让其更好地给事业单位服务。

（二）做好档案信息资源的保护

档案记录了个人和团体的相关信息，这种情况下，我们必须重视信息的安全，比如不外泄资料，不随意地改变内容等。事业单位想要更好地共享档案信息资源，还必须将现代信息手段运用进来，做好档案的管理和存储工作，从安全角度出发来保证人民群众本身的利益[5]。对于事业单位等档案储存的地方，必须进行防火设备和储存柜的安装，对于纸质档案，必须小心地处理，避免出现档案破损的情况，给后续的信息录入和保存奠定基础。对于保密性管理，事业单位必须进行较为完善的安全责任制度的建立，由档案管理人员进行保密协议的签订，绝对不能够把档案带出档案室，避免在档案室中使用手机。工作内容方面，需要专业性地分析档案的内容，做好档案级别的划分。此外，还必须重视网络技术的运用，做好档案的保护，避免出现档案丢失和被篡改的情况。

（三）做好工作人员能力培训工作

事业单位档案管理人员必须认识到档案管理的重要性，积极主动地学习新的技术，事业单位也应该给档案管理人员接受培训的机会，让其在培训中学习新的档案管理技术，提高档案管理工作开展的效率，给档案信息资源共享的实现奠定基础。

结语：

对于事业单位而言，档案信息是非常重要的组成部分，其对于事业单位服务能力的提高非常重要，这种情况下，我们必须认识到档案管理工作和档案信息资源共享的重要性，采取有效的措施做好档案管理，更好地共享档案信息资源，将其作用发挥出来，推动事业单位更好的发展。

参考文献：

[1]徐力.事业单位档案信息资源共享问题及策略分析[J].大众标准化，2021（14）：244-246.

[2]馮慧霞，刘蒙，刘路渊.事业单位档案信息资源共享问题及其对策探讨[J].城建档案，2021（5）：121-122.

[3]谭德新，李秀云，李莉.事业单位档案信息资源共享问题及措施[J].办公室业务，2021（8）：103-104.

[4]金国辉.事业单位档案信息资源共享问题及解决措施[J].办公室业务，2020（16）：71，77.

[5]于修.事业单位档案信息资源共享现存问题及解决对策探究[J].就业与保障，2020（7）：174-175.