“学生类档案”管理再透视：现状、矛盾与着力点

李姗姗

学生类档案因其动态性、阶段性等特征而具备“双重价值”：毕业前，是大学生学业、品德、素质、专长等的记录和凭证，构成学校考察、教育和培养人才的重要数据库；毕业后，又是用人单位选拔、聘用人才的重要依据，并转化为人事档案的重要组成部分，成为干部身份确认、转正定级、工龄计算、社保办理等的重要凭证。2008年施行的《高等学校档案管理办法》要求高校单独设立“学生类档案”，加强对学生档案的规范化管理和开发利用。但从实施情况看，高校学生档案单独设类的改革目标仍面临诸多困难，学术界对此的看法也褒贬不一[1][2][3][4]。

一、“学生类档案”管理工作现状调查

为便于实地调研，选取陕西省五所高校的学生类档案管理工作为代表，分别是西安交通大学、西北工业大学、西北大学、陕西师范大学、西北农林科技大学。

1.资源及管理主体。《高等学校档案管理办法》指明，“学生类档案”主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。从覆盖范围看，五所高校均不同程度完成了上述各种学生类档案的收集与管理，见表1（见下页）。然而，五所高校的学生类档案管理主体普遍呈现多元化格局：同一学生的不同类型档案分属于不同部门管理；不同学校间同一类学生档案的管理主体差异较大；同一管理主体的管理权限不同，权责划分不明，尤其是高校档案馆与其他学生档案管理主体间的关系有待理清。

2.利用权限与途径。五所高校对学生档案利用权限的具体规定不尽相同，但总体而言均控制相对严格，尤其是高中档案、入学登记表和党团组织等，大多高校明确规定个人无权查看，还有很多学生档案需要相关介绍信或证明才可以查用，见表1（见下页）。从利用途径看，利用权限较低的学生类档案仍然以线下为主，部分高校逐步实现毕业档案、出国材料等高需求学生档案服务的线上查询或办理业务，还有的积极借助微信公众号，加强与大学生的互动，提高体验感。

3.服务指导与宣传。从五所高校档案馆提供的学生档案服务指导看，以制度、指南、说明等形式为主，辅以电话和现场咨询，见表2（见下页）。此外，大多数高校已认识到档案宣传的重要性，以档案馆为主，通过档案展览馆、档案日等积极展开宣传工作，部分高校还面向全校师生举办档案知识讲座，但总体而言，进度较缓、影响力有限。

二、“学生类档案”管理工作主要矛盾

1.主体多元，阻碍“管与用”良性循环形成。学生档案的多样性、过程性、动态性，使得“大多数高校对将学生个人档案集中统一到档案机构保管的改革措施比较慎重”[5]，以分散保管在各个生成机构为主，其中“29.4%归口档案机构、58.8%归口学生工作或就业部门、11.8%归口教务部门”[6]。从生命周期角度看，多元主体的管理格局为现行阶段和半现行阶段工作提供了便利，但不利于非现行阶段的查询利用及深度挖掘开发。其背后的权责划分不明，造成资源重复投入、开放程度较低、整体效率不高等，制约管与用良性循环的形成。

2.客体分化，抑制潜在利用需求挖掘实现。在多元主体格局下，大多数高校直接按照内容对“学生类档案”进行分类，而这与学校以人为单位以及以学院、专业或班级为单位的总体管理格局和信息结构是相矛盾的。由此导致学生类档案资源两个层面的分化：一是管理标准不一，从制作规范、分类标准、权限控制依据、管理要求等方面产生分化；二是数字化程度不一，著录标准、元数据集、数据库设计以及单轨还是双轨保管等方面产生分化。由此，使得学生类档案工作只能停留于满足个体零星、随机的利用需求层面，难以激发更大规模、系统化开发利用的需求。

3.媒介复杂，利用门槛较高且体验感较差。根据调查，学生类档案仍然以实地查用为主，少部分通过嵌入相关业务系统而提供在线利用，但缺乏统一的学生档案利用入口或模块。利用门槛较高，利用者需要具备一定档案常识或获知相关信息才能准确判定利用渠道和方式。为此，部分利用者可能放弃需求，即便不放弃也会产生较差的体验感，潜在切断了主体与客体之间的桥梁，制约学生类档案第二价值的实现。

4.环境不成熟，降低价值认同和工作效率。目前，学生类档案认知环境尚未成熟，专门的规章制度甚少，只在相关规章中找到零星的笼统规定，咨询工作仍以电话为主；宣传和培训也不足。这些都会导致主体与客体的信息极度不对等，进而降低对学生类档案价值的认知程度，放大主体多元、客体分化、媒介复杂等问题的负面影响。

三、“学生类档案”管理工作的着力点

1.认知层：外部与内部双重驱动。部分学生类档案的保密与安全要求高，不代表所有学生档案都不可以开放利用。尤其在大数据背景下，跨越个人隐私的海量学生类档案信息开发利用可以更好地实现学生类档案的价值。为此，管理主体优化机制，通过数字化，加大学生类档案的开放力度，深度挖掘；档案工作者提高自我认同感，以新视角、新思维创新学生类档案管理与服务；大学生提升档案认知，逐步提升主动存档的意识和能力[7]。

2.管理层：多元主体的逻辑统一。《高等学校档案管理办法》明确规定“学生档案归档案馆或综合档案室管理”，“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。这充分肯定了高校档案馆（室）在学生档案管理中的主导地位，也为当前高校学生档案管理主体多元化问题提供了解决途径：建立以档案馆为核心主体、其他相关部门协同参与的学生档案管理机制，由档案馆统一负责、指导和协调相关部门的学生档案管理工作。增设“学生类”档案，并不意味着由档案馆单独承担起所有类型学生档案的各项管理工作，而是赋予档案馆核心主体地位，由其统筹规划、协调、指导各个学生管理部门共同完成学生类档案的管理工作，由此充分发挥档案部门在档案管理知识、方法与技能等方面的专业优势，并为各类、各部门学生档案的统一管理和整合共享奠定基础，避免权责不明、各自为政、资源浪费等问题。

3.资源层：新来源观下的再定位。学生类档案的一部分最终会转化为人事档案，因此以个人为单位进行整理更符合未来需求。数字时代，建议学生类档案按照“新来源观”予以优化和再定位[8]。（1）全面化，除收集反映学生学业的主要信息外，加强学生参加实践活动、社团活动、社交活动等信息的采集，更全面系统地反映一个学生能力。（2）动态化，不能片面地搜集最终结果信息，如大学生创新项目从申报、立项、实施、结项等全过程都将产生重要信息，动态追踪反映一个学生能力的档案。（3）规范化，在以人为单位的理念下，规范各种学生档案的元数据、格式、存储载体、归档方式等，以便于开发利用。

4.平台层：借智慧校园强化业务。利用途径的便捷度和有效性直接决定着学生档案的价值实现。可以基于“互联网+”思维模式，将学生类档案管理工作纳入智慧校园建设总体规划[9]，由档案馆负责牵头实施和运维，以档案馆网站为依托构建一站式的学生档案管理平台，纳入到高校档案管理系统、高校档案数据库等高校档案信息化建设项目。（1）通过学生档案的数字化加工、数据库建设以及相关软硬件环境的搭建，实现各部门学生档案管理工作的后台整合和共享，构建学生档案数据库。（2）开发设计学生档案管理系统，在档案馆网站首页醒目位置提供入口，并在各院系、教务处、学工处、保卫处等相关部门的网站上提供模块链接，使管理者和利用者可以从多个地方登陆此系统。由此，提高学生档案的利用率、优化学生档案的管理机制、降低各种成本投入，同时为学生档案的利用情况及利用者行为信息采集提供可能。

5.服务层：由授之以鱼转向授之以渔。服务效能不仅取决于服务质量，同样受制于客体的利用能力。《高等学校档案管理办法》建议，“有条件的高校应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。（1）开设有关学生档案基础知识、重要性及利用方式等的选修课[10]，并借助MOOC等推广和传播。（2）定期举办学生档案基础知识讲座，由学生档案管理实践工作者或者高校档案学专业教师等为学生讲解学生档案构成、形成过程、管理现状、利用方式及毕业后如何处理等问题。（3）编制《学生类档案利用指南》，对各类学生档案的利用权限、利用方式及条件等予以明确规定和说明，并以电子书或Flash等形式推送给大学生。（4）扩展咨询渠道，除传统的电话与现场咨询外，充分利用邮箱、留言板、微信、QQ、微博等大学生喜欢的交流方式，并通过推送、定制、互动提升服务质量。（5）定期举办现场答疑、知识竞答活动，针对特殊用户或特定时期的学生档案利用需求进行解答，如针对转专业、出国留学、考研保研人群的特定咨询服务，或者在新生入校、毕业前夕进行学生档案办理咨询等。（6）利用新生开学、档案日等重要节点，发放学生档案手册、举行档案展览、开办档案讲座等，培养大学生的档案意识。