信息化时代高校学生档案规范化管理研究

朱 蓉

随着信息化时代的到来，信息数据已逐渐成为人类生产资料和社会资源中不可或缺的一个部分，档案工作也从传统实体逐渐转向数字化管理。为顺应时代发展，2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》中就增设了“档案信息化建设”和“监督检查”两部分内容。高校学生档案是高校档案工作的一部分，与其他档案工作存在共性，也具备鲜明的特性，在其信息化建设过程中，不仅应当把脉时代发展，与时俱进，而且应探索其标准化、规范化管理方法，制定符合实际的实施细则，为做好新时代高校学生档案工作提供制度遵循。

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分。它记录了学生在校期间的学习过程及综合表现，是国家选拔人才不可或缺的凭证和依据，它主要涵盖高中阶段档案和大学期间形成的档案[1]59。至目前为止，国家没有出台高校学生档案的相关规范，因此各个高校的管理模式呈现百花齐放之态。笔者根据多年学生档案管理经验，深切感受到科学规范地管理高校学生档案的重要性，因此在2018年底向中国高等教育学会档案工作分会申报了《高校学生档案规范化管理研究》的课题，对湖北省部分高校的学生档案管理进行问卷调查，意在呼吁制定高等学校学生档案管理相关规范，明确职责，科学界定归档范围，对利用服务、档案流动、信息化建设等予以规范，与《高等学校档案管理办法》《高等学校学生管理办法》及《干部人事档案材料收集归档规定》的相关条款有效衔接，以期提高学生档案的规范化、科学化及法制化管理水平。

一、明确主管单位，划分管理职责，增强档案意识

课题立项之后，课题组成员即对湖北省多所高校开展问卷调查，问卷的第一个问题即是学生档案管理隶属部门，结果显示其中约70%的高校学生档案管理隶属档案馆（室），其余分别隶属学生工作处、招生就业处等部门，甚至由各院系分散管理。这个结果还是可喜的，因为较以前大为改观。《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）中规定，高校档案馆（室）应为学生档案的主要管理部门，但是职责划分不够明确，因此，要想促使高校学生档案管理工作更有序、更高效，笔者认为，进一步明确高校档案机构为其主管单位，并明确其权利和义务很有必要。

中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。”而高校档案部门是保存和提供利用学校档案的专门机构，具备符合要求的档案库房和管理设施。学生工作处、招生就业处等部门则是主要负责学生工作和招生就业工作的职能部门，高校学生档案工作虽然与学生工作和招生就业工作息息相关，但其管理属性更侧重于档案管理。高校档案机构对档案管理工作更具专业性，档案意识也更高，对入学时新生档案的进口关、对进校后档案材料的形成关、对校内学生档案的利用关、对毕业时档案转递的出口关，均能从建设档案事业“三大体系”（档案资源体系、档案安全体系、档案利用体系）的角度严格把控，从而形成更齐全、更严谨的档案材料，无论是对在校生还是毕业生，一旦需要利用，在确保档案安全的前提下，随时可以提供高质量的档案材料，真正为学生排忧解难，为学生的聘任升职助力，为学校赢得良好的声誉。

而高校档案机构要想使高校学生档案工作规范化、标准化，则必须依据国家相关法律法规建立健全学生档案管理制度，这是做好学生档案管理工作的基础。明确高校学生档案实行集中统一和分级负责的管理模式，明确主管单位和相关部门的权责，每个环节责任到人，严格执行档案法律法规，增强相关人员的档案意识，从而形成一套合理的、科学的管理模式。

二、规范归档范围，统一归档标准，完善建设路径

《高等学校档案管理办法》中“学生类”档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等[2]。根据调研，以上材料基本为高校学生档案的必备材料，但已不能满足新形势下对高校学生档案的新要求，已有部分学校将学位授予材料、专家推荐表、毕业论文成绩和实习成绩材料作为必备材料，根据学校特色，教师资格审批表、民族成分证明等特色材料也成为其必备材料，而目前对心理健康档案、诚信档案、社会实践材料、发明创造证书、能力技能竞赛证书等特色材料归档也有很大的呼声。那么统一归档范围及标准，完善档案材料建设路径则是亟待解决的问题。哪些材料作为必备材料归档，哪些材料作特色材料归档以及归档材料的填写、审核等标准，如何保证档案材料全面、真实和准确，如何在材料形成过程中杜绝弄虚作假，都需制定相应的条款予以规范。

由于高校学生档案具备初始性和独立性，材料形成复杂性等特点，它不仅真实记录了学生在校期间德智体美各方面的表现，而且还反映了学生社会实践能力等综合素质，对全面了解学生的能力具有重要价值，是学校解决学生困难、培养教育学生、国家选拔人才、个人福利保障的重要证据，因此，高校学生档案归档范围不必大而全，而应精而准，档案材料形成过程不能随意而为，而应受制度约束。应重新对学校、用人单位录取和聘任人才及各种福利保障对档案内容的需求进行调研，确定学生档案的必须归档材料，对特色材料的标准予以规范。比如，心理健康档案和诚信档案必须真实且具指导性、资格证书材料必须有等级要求等等，同时完善档案材料的形成路径，确保档案材料的真实性、严肃性和安全性，不仅能够提高归档质量，提高学校、用人单位和人才交流服务中心管理档案的工作效率，而且能让档案利益相关者及时感知并受益，实现人事档案价值最大化。

三、严格保管措施，规范利用服务，注重以人为本。

众所周知，高校学生档案形成的首份材料是高中档案，而高中档案大部分省份是由学生自带到高校，小部分省份邮寄至高校招生就业部门。自带部分，首先由学生交由各学院辅导员保管，一段时间之后才能归于档案机构或其他职能部门。以我校为例，我校一般在每年10月底才能将学生档案收集到档案管理部门，有的学生档案由于保管不善或者保管人档案意识薄弱，被私自开封，失去了档案材料的真实性和严肃性。特别对未及时上交日后补交的学生档案，被保管人随意放置而不知去向的事情不在少数，造成学生材料缺失且无法弥补，对新生材料审核的准确性和学生的美好未来埋下隐患。当归档到档案管理部门之后，必须要求采用统一的档案袋盛装，并根据便于查找的原则采用科学的方法对档案进行排架保管。鉴于此，制定严格且行之有效的保管措施显得尤为必要，同时要对转专业、休学、退学、留级、退伍复学、转入等学籍异动情况的学生档案制定合理的保管方法，对档案丢失如何补办、档案保管装具的要求等应作明确规定。

同时，对高校学生档案利用的程序也应予以规范。由于高校学生档案具有产生于学生、服务于学生的特点，高校档案机构必须加强以人为本的服务理念，本着对学生负责、工作严谨的态度，将人本思想渗透其中。除提供热情周到的基础利用之外，高校档案机构应根据实际，在加强学生隐私权保护的同时，也应适时拓展学生档案管理的内容和功能。比如，深入挖掘学生档案信息资源，建立学生档案数据库，进而建立学校名人档案特色数据库，树立学校名牌，以达到宣传学校的目的。也可以跟踪毕业生就业信息，分析学生就业质量，从而为学校改进人才培养模式、加快教学改革、提高教育质量等方面提供重要参考。

四、不断丰富归档内容，正确转换保管主体，优化动态管理

高校学生档案的内容随着学生的成长不断得以补充和完善，呈动态特性。它记录了学生在高校的成长轨迹，因此每一份归档材料对他们都是不可或缺的。近年来，越来越多的用人单位和人才服务机构对学生档案材料的完整性要求更高，一旦发现材料不够完整即会拒收，增加了档案材料遗失的风险。因此，高校档案机构应制定相应的管理制度，据此对档案材料的各形成单位严格要求，不仅要求各类归档材料齐全率达到100%，而且对材料填写的质量和标准严要求，这样才能真正意义上丰富和完善归档内容。

高校学生档案随着学生的毕业而流动，档案的保管单位也随之发生变化。自2015年起，毕业生档案的转寄由机要渠道转化为EMS渠道。调研结果也显示全部高校都采用了EMS寄递方式。此方式大大缩短了转寄时间，但准确性和安全性却有所降低。毕业生档案寄递信息由高校各院系负责采集，由招生就业部门负责集中和梳理，因此档案寄递的最终信息来源于招生就业部门的毕业生派遣信息系统。由于在最终派遣信息形成的过程中，有些学生和辅导员不重视信息采集工作，或不了解相关知识，或招生就业部对变更的地址信息未及时更新，或档案管理部门对派遣信息缺乏准确判断，或邮政公司工作不严谨，都会出现寄递信息失实或不准确，从而造成错投或退档的情况。以某校毕业生档案转寄工作为例，由于负责毕业生档案管理的老师经验丰富，责任心强，每年对毕业生派遣信息反复核对，至少核对出2%—3%的不准确或错误信息，但是即便某校提供了100%准确的派遣信息，却不能保证邮政公司打印快递信息及投递环节的准确率。因此，有必要制定相应的制度和标准，对每个环节进行质量控制。通过制度的完善和立法的健全，真正为学校高质量完成档案转递工作提供保障，也为邮政公司和档案接收单位提供收寄、投递及接收标准，准确无误地将毕业生档案转递到正确的主管单位，为毕业生顺利就业保驾护航。

五、加速电子化建设，实施信息化管理，实现信息共享

在信息化时代，档案数字化大势所趋，高校学生档案亦不例外，要想与社会发展同步前行，要想高质量、高效率地为利用者服务，加快高校学生档案电子化建设和信息化管理就势在必行。

通过课题组问卷上“学生档案是否电子化”和“是否有学生档案管理系统”的调查得知，仅有6%的高校学生档案电子化，18%的高校配有学生档案管理系统。这说明我省高校学生档案电子化建设滞后，信息化管理水平落后。随着高考招生录取的电子化，全国目前有广西、江苏、山西三省的高招材料电子化，而我省大多数高校学生档案仍为纸质的，因此无法形成网络对接，反而造成信息缺失。根据调查，各高校对电子化的高招材料案的处理方法五花八门，一半以上的学校不予处理，其他学校则由招生就业部门通过招生系统打印出来交由档案管理部门，其中有的学校将打印件放入学生档案，有的则只做备查之用。造成学生高中阶段重要材料缺失或者不足以具备法律效力，为学生日后顺利就业埋下隐患。

“大数据”时代到来是由全球知名咨询公司麦肯锡提出，大数据是信息时代的产物[3]26。它的意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于专业化处理这些数据并形成有意义的数据。而高校学生档案数量庞大，每年都会入学、升学、就业、出国、深造、转入、转出，每年形成的档案材料数量惊人。以一名学生在校期间形成十份材料、在校生一万名为例，每年要产生十万份材料，庞大的档案数据会随着学生的变动发生改变，传统的人工管理模式，速度慢、耗时长、准确率低，且无法提取有益的信息资源，同时形成的档案材料内容简单、形式单一，不足以展现学生的综合素质和个人能力。2020年全国普通高校毕业人数达874万，同比增加40万，这就意味着，2020年有874万份高校学生档案会随之流动，变成人事档案，发挥更大的作用。因此，高校有必要改变传统工作模式，建议构建高校学生档案管理平台，整合各类管理系统，将从各个路径产生的档案材料转换为成数字化信息，并将大数据整合到学校数字化校园的公共数据平台中，进行网上收集归档，既可以为档案信息化管理打牢基础，又可以解决学生的后顾之忧。

与此同时，建设高质量的学生档案人才队伍也非常必要。只有掌握现代技术手段，具备网络安全意识，熟悉信息安全维护技能，才能满足信息化时代的要求，才能保障档案信息的真实性和保密性，才能有效推动高校学生档案电子化建设进程，将纸质档案和电子档案有机结合，构建“大服务”体系，提供更加专业化、个性化、社会化的服务，实现信息共享，为国家选拔高质量人才提供有力支撑。据此，笔者认为对高校学生档案电子化建设有必要建章立制，以加快高校学生档案电子化建设的进程，构筑与现代信息社会接轨的高速通道。

六、制定专门法规，规范管理行为，提供制度保障

《高等学校档案管理办法》（27号令）明确将“学生类”档案列入文件材料的归档范围，这是国家首次将学生档案纳入高校档案管理体系，虽然不够详尽，但为依法开展高校学生档案管理工作奠定了重要基础。课题组通过问卷“是否有必要出台《高等学校学生管理规范》”来进行调查，94%的答案是“有必要”。问卷“学校是否制定学生档案管理办法，其依据是什么”的调查结果是，75%的学校自行制定了学生档案管理办法，但依据各有不同，有的依据《高等学校档案管理办法》、有的依据《干部人事档案材料收集归档规定》、有的依据人社部关于流动档案管理的相关文件。笔者在湖北省的一个高校毕业生档案工作QQ群中，经常会看到老师们对工作中出现的许多问题感到迷惑，找不到解决问题的答案和依据，比如退学档案如何处理、档案遗失如何补办、遗留档案如何解决等等。因此，笔者认为，根据相关法律法规，应尽快出台高等学校学生档案管理规范或工作条例，科学定义学生档案，明确管理主体和管理职责，确定归档范围和归档内容，统一归档渠道、转递标准及信息化建设标准，提供利用服务和加强隐私保护等条款，与《干部档案工作条例》等相关法律法规有效衔接，使高校学生档案工作有法可依、有章可循，让法律法规约束档案人的行为，提高高校学生档案管理的质量，尽快走上法制化、科学化、规范化管理的轨道。

高校档案管理工作是高校重要的基础性工作，随着时代变迁，其内涵和外延也在逐渐发生变化，它关系到学校的整体发展规划。随着高校逐年扩招，学生数量不断增加，高校学生档案管理工作也显得愈发重要。国家档案局局长陆国强说：“站在‘两个一百年’的历史交汇点上，广大档案工作者责任重大，使命光荣。”高校学生档案工作者应不负使命，努力开创新时代学生档案工作新局面。在思想上高度重视，在制度上不断完善，在行动上充分落实，切实发挥高校学生档案的重要作用，有效搭建高校和用人单位的桥梁。同时，规范高校学生档案管理，不仅能够提高学生档案的质量，最大限度维护学生利益，而且能够促进学校树立优良学风，提高教学质量，推动学校稳定健康发展。