高校档案管理数字化及档案管理创新

晋晓辉

高校档案是高校依法履行自身招生、教学、科研、管理等一系列职责，所产生的文件、计划、方案、学籍、学历、成果、论文等材料的总和。在传统高校档案管理工作中，管理人员需要利用纸质文件记录大量信息内容，因而浪费了大量的空间与资源，并且在查询资料过程中会消耗大量的时间。在传统档案管理工作中，档案信息只能用于查询，无法发挥出信息的多样化作用，严重制约了高校发展与学生成长的脚步。而在数字化技术的加持下，高校管理工作发生了天翻地覆的变化，高校档案管理人员利用数字化的优势，通过组织、计划、指挥、协调等行为，利用高校档案内容，合理地整合学校资源，让信息内容发挥出更深层次的价值，以最小的投入为学校师生提供最大化的利益。同时，高校档案是以资源共享、信息共享为建设核心，利用数字化技术、大数据技术、信息化技术，开展的网络线上资源共享平台建设，消除档案存储与调阅需要的时间与空间阻碍，为高校师生学习、科研、教学、管理提供更为优质的服务。

一、高校档案管理数字化发展的重要性

1.高校档案数字化发展的必然性。数字化档案系统建设已经成为高校管理未来发展的主要趋势，只有在高校完善数字化档案信息平台的建设，才能有效整合各类教学资源，让档案信息能够更好地应用于其他工作过程中[1]113。在高校数字信息平台系统建设过程中，不仅学校各个部门可以定期查找学校教育资源、传阅文件、安排活动等信息，还可以让学生利用高校数字信息平台系统上交个人研究作业、档案资料、申请报告以及团队活动资料，并按照学校要求给予学生专业的引导意见。……