关于地勘单位电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范探讨

吴秀霞

◆摘  要：电子档案管理作为一种新型的档案管理方式，得到了很多单位的推广和运用，取得了良好的成效。但因为电子档案管理将计算机互联网作为载体，在实际管理中也面临着信息泄露、被盗等风险，所以必须要提升安全管理的重视度。当前我国地勘单位电子档案管理工作中还面临一些风险和不安因素，本文对此进行了总结，并结合地勘单位的现实情况提出一些防范措施，旨在推动地勘单位电子档案管理水平的提升，维护档案信息的稳定。

◆关键词：电子档案管理;地勘单位;风险;不安因素;防范措施

地勘单位是我国地质类单位，其中的档案信息通常都是与地质勘察有关的，这些信息不仅是单位发展历程的见证，也是国家地质信息的“提供者”，对于国家长远发展意义重大。但传统模式下，采用纸质方式对档案信息进行管理，往往面临着遗漏、缺失或者查找利用难等问题，因此近年来我国很多地质勘查单位开始采用电子方式对档案信息进行管理。虽然电子方式档案管理提升了整体管理水平，但也出现了一些新的风险和不安因素，如何对这些风险和不安因素进行应对，使电子档案管理取得更为良好的成效，成为了很多人员亟待探索的问题，这也是本文研究的主要问题。

一、地勘单位电子档案管理的优点分析

地勘单位中的档案信息资料较多，且这些资料信息相对较为分散，对于档案管理的要求较高。同时，由于地勘单位涉及地质勘查工作，而这一工作具有较高的复杂性，所以注定了其档案信息管理要比其他单位档案信息管理更为复杂。正是如此，其对电子档案信息管理的要求更高。具体来看，地勘单位电子档案管理的优点如下：

1.提升档案文件传输的速度与安全性

地勘单位在日常办公过程中，采用的文件传输方式往往较为单一，通常是运用邮政系统进行传输，不仅传输的速度慢，而且传播范围会受到较大的限制，甚至会因为文件冗杂或者堆积而出现丢失的现象，导致档案信息难以被及时归档，不便于相关人员的运用和查找。而通过运用计算机网络系统，则在很大程度上对这种现象进行了改变，其能够有效对网络进行运用，直接传输文件，不仅能够提升传输的速度和效率，而且还能够提升传输的安全性，使档案信息有效被保存和运用。

2.提升档案文件保存的稳定性

与传统纸质保存方式相比，电子档案具有更高的稳定性，其能够对文件资料进行长时间保存，且这些资料不会因为时间的消逝而出现化学或者物理变化，因而具有更高的稳定性。同时，地勘单位电子档案管理，还能够运用计算机互联网系统对各类档案信息进行分类、整合等，根据档案信息的实际情况对其进行细化梳理、保存，从而能够为相关人员有效运用这些资料提供有力的指导。此外，通过运用互联网手段，单位人员在运用档案的过程中，只用输入名称在档案系统中进行检索即可快速找到对应的档案信息，不用在花费较多的时间对档案信息进行查找或者翻阅等，大大提升了档案运用的效率，这对于档案信息的稳定保存也是极为有利的。

二、地勘单位电子档案管理工作中的风险与不安全因素

1.安全风险

在地勘单位电子档案管理工作中安全风险是一个十分突出的风险，其主要指的是电子档案信息被盗取或者被遗漏的风险。很多人员在开展电子档案信息管理过程中，都认为只要加强安全检测或者建立防火墙即可，并不注重其他环节的安全管理，然而安全的电子档案不仅要得到先进技术的支持，还需要得到科学管理体系的支持，如果仅仅依靠科学技术而不构建科学的管理体系，那么很容易导致安全管理流于形式。现实中就有一些地勘单位因为没有构建科学的安全管理体系，而出现了各种各样的安全问题，影响到了单位和长远发展。还有一些地勘单位在开展档案信息管理的过程中，较为重视外部安全，而忽视内部安全，例如不注重对岗位职责进行科学划分，工作者存在业务操作权限配置混乱的问题，这也会导致电子档案安全管理受到影响。

2.技术风险

技术风险也是地勘单位电子档案管理所面临的一个重要风险。电子档案管理离不开科学的技术做支撑，但我国电子档案管理的技术支撑体系较为薄弱，这导致很多电子文件管理面临着漏洞，主要表现在如下几点：第一，硬件质量不高、功能欠缺等导致系统难以有效发挥作用，很容易产生数据丢失的问题;第二，由于在设计过程中面临漏洞或者使用不当等，导致软件运行面临很多差错，甚至会出现系统崩盘的现象，在很大程度上影响了档案管理的成效;第三，在电子档案管理过程中很容易受到黑客或者病毒入侵，导致软件运行面临威胁，档案数据被泄露，因而出现十分严重的后果;第四，存储系统和服务器在运行中会对附近环境提出较高要求，如果难以对附近环境进行科学处理，也很容易导致计算机系统面临损失。

3.人员风险

人员风险也是地勘单位电子档案管理所面临的风险，其主要指的是档案管理者综合素质不高而产生的风险。地勘单位电子档案管理是一项尤为重要的工作，要想降低电子档案管理的风险和威胁，不仅需要构建科学的档案管理体系，加强技术创新，而且还需要档案管理者有较高的综合素质，能够及时跟随单位的发展变化对档案信息进行科学管理。但当前我国很多地勘单位档案管理者都面临着综合素质不高的问题，一方面缺乏风险意识，在实际工作中不注重风险管理，另一方面档案管理技术的掌握不够，档案管理工作难以得到创新，影响了档案信息价值的发挥，也无法为单位的长远发展提供更为强大的推动力。

三、地勘单位电子档案管理风险的防范措施

地勘单位电子档案管理风险防范不仅仅能够提升档案管理的有效性，而且还能够推动单位的稳定运行，具有较大的现实性意义。因而，需要针对于当前电子档案管理中所面临的风险，制定科学的防范措施，以更好地提升电子档案管理的效果。

1.提升电子档案安全管理意识，并构建安全管理体系

地勘单位电子档案管理必须要重视安全管理，这是确保电子档案安全的前提和基础，这就需要档案管理者以及其他各位人员不断提升安全意识，并在企业中构建科学的安全管理体系。第一，地勘单位领导要认识到安全管理的重要性，明白电子档案所发挥的作用，分析采用何種措施提升安全管理的效果。需要就单位发展情况以及电子档案信息的价值进行分析，并为企业其他员工宣传电子档案管理的重要性，提升员工的安全管理意识，自主依据规定开展档案传输、管理等工作;第二，在单位内部构建科学的电子档案安全管理体系。一方面要严格依据单位的实际发展情况构建电子档案安全管理规范，使档案管理者能够有明确的依据来开展工作，切实降低安全隐患发生的概率;另一方面要做好岗位划分，确保每一位档案管理者都有明确的工作职责和工作内容，能够实现各个岗位的有机制衡和监督。此外，还要构建监管措施，可以安排专门的小组开展监管工作，定期对档案管理者的工作情况进行分析，找出其中面临的问题，分析有无严格依据制度开展工作，明确制度是否被有效落实，并督促改正。

2.加强技术创新，提升电子档案管理的效果

电子档案工作的开展依赖于信息技术，如果信息技术的运用不够有效，那么就很容易导致电子档案信息管理面临问题，对此必须要加强技术创新，以更好地提升电子档案管理的效果。第一，档案管理者可以在现有的档案管理系统中添加管理监视子系统，通过该系统监视和管理电子档案信息存取过程。在设计系统的过程中，可以将无线网络、智能传感器以及数据库检测等视为一个整体性的系统，借助于物联网网络进行连接，使系统24小时对电子档案进行不间断的监管，一旦发现安全威胁，系统及时发出警报或者提示，相关人员对警报进行分析，并寻找安全隐患，及时进行消除。第二，地勘单位要重视电子档案管理的有效性，在引入硬件系统的过程中，要做好全面性分析，尽量引进与单位发展相符合的硬件系统，且确保系统有较高的稳定性，降低因为系统不匹配而产生的风险。第三，要在计算机系统运行中纳入防火墙技术、安全检测技术以及访问控制技术等，从多方面多层次对安全问题进行解决。而在数据安全上，则要运用数字水印技术、数字签名技术以及加密技术等，确保档案数据信息具有较高的安全性。当然，这些技术的实现，离不开地勘单位资金的合理分配，单位要注重在电子档案管理上分配资金，使新技术的运用和建设都能够有足够的资金支持。

3.有效提升电子档案管理人员的综合素质

地勘单位电子档案管理改变了传统纸质档案管理的方式，提升了档案管理的有效性，但是也对档案管理者提出了更高的技能要求，这就需要电子档案管理者加强学习和创新。第一，电子档案管理者要提升自身的风险意识，时刻明白电子档案管理的危险，并及时对档案管理过程进行梳理，善于寻找缺陷、发现问题，并有效对问題进行解决，将风险消灭在摇篮中。第二，加强技术创新，不断提升技术水平。地勘单位档案管理者还要加强技术创新，多学习先进的技术，借助于新技术、新手段提升档案管理的效果。比如，要多学习大数据技术、云计算技术、防火墙技术等，通过这些技术，一方面能够对档案信息进行科学化管理，提升整体管理的有效性，另一方面还可以充分分析单位各位人员的档案运用需求，并及时为其推送对应的档案信息，提升档案信息的价值。此外，还可以更好地对档案风险进行管理，促进整体管理水平的提升。

四、结语

地勘单位档案管理的电子化发展已经成为大趋势，对于单位长远发展以及档案价值发挥都具有十分有利的作用，但是因为电子档案管理涉及系列电子技术的运用，所以也面临着很多风险和不安因素，这就要求单位在开展电子档案管理之前要做好全面性分析，构建科学的安全管理体系，提升安全管理意识，并加强技术创新。

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