新时期高校固定资产信息化管理存在的问题及对策

陈浩新

（广州工商学院，广州 510850）

0 引言

高等院校经常需要进行级别升迁或面对规模整合问题，针对固定资产的管理工作较为复杂。高等院校涉及的资产管理问题更具复杂性，必须革新管理模式，优化管理手段，适应时代发展和教育改革进程。在新时期进行固定资产管理时信息化手段可为管理提速增效，提高高等院校办学水准。为切实弥补固定资产管理缺陷，应先客观审视管理缺陷，进而查遗补漏全面优化。

1 高校固定资产信息化管理概述

新时期下，各领域的信息化建设带动了高校管理工作向信息化领域的迈入。在以往的条件下，高校作为国内教育体系中一个关键的组成部分，高校管理者始终将强化教育工作力度放在第一位，或多或少地忽略了管理工作，导致大量的固定资产闲置浪费，制约了高校建设的发展。但在新时期各领域信息化发展的契机下，高校逐渐改变了固定资产的管理模式，并逐步利用信息化系统来代替人工操作，以期推动固定资产管理工作自动化、智能化水平的提升。在此过程中，固定资产管理责任通常会被划分给财务部门，并由财务部门进行定期的统计、管理，而高校在运行中更侧重于将资源倾斜向教学建设方面，使得校内的财务专业人员数量减少，在岗工作人员的任务较重，因此，往往难以有效执行固定资产管理工作。而在信息化管理下，工作者们借助信息系统的盘点、统计等功能，可以实现多个管理环节的自动化运行，提高工作效率，且人工操作减少，也降低了人为因素对固定资产管理工作准确性的影响，有助于固定资产管理工作水平的提升［1］。

2 新时期高校固定资产信息化管理的必要性

2.1 促进高校固定资产高效化管理

在人工操作模式下，固定资产信息通常被集中存放在财务部门或固定资产管理人员手中，而高校的规模往往较大，所持有的固定资产数量也比较多。因此，固定资产持有、使用信息大多都会分散地存放在各个管理负责人手中，使管理人员难以实现对固定资产的总体性统筹管理，形成了资产闲置、利用率不高等问题。在此过程中，如果能够从统筹的角度出发，基于信息化管理模式，构建出固定资产信息共享平台，便可以帮助管理者从全局角度出发，制订固定资产管理计划，使固定资产能够得到充分地利用，消除因缺乏统筹管理而造成的固定资产浪费问题，实现固定资产的高效化管理［2］。

2.2 促进高校固定资产规范化管理

在管理中，借助配套的信息软件，高校可以建立一个固定资产全生命周期的管理体系，并通过为各个全生命周期管理程序，构建相应的软件操作流程，可以实现固定资产管理的规范化建设，以确保账实相符、工作检查便捷。就目前来看，新时期下，软件技术、网络技术、安全技术的飞速发展，使信息化管理软件行业逐步成型，并进入了稳健发展的状态。因此，高校可以直接到固定资产管理软件供应商处购买相应的软件，同时，全生命周期管理法作为一种先进的固定资产管理技术，在当前各类配套管理软件中，均带有全生命周期管理程序，这使得信息化背景下，管理工作的规范化建设更具可行性。

2.3 促进高校固定资产动态化管理

信息化管理最明显的优势就是实时性强。在此背景下，工作者对任何一条固定资产信息的改动都会同步显示到系统中，同时，系统具有的多样化统计功能，可以随时按照工作者的需求，对现有固定资产信息予以统计、显示，方便其开展动态化的管理。此外，在动态化管理层面上，系统的自动统计、调度功能，以及警告功能，均可以为动态化管理提供有力的依据，改善管理工作的效率。

3 新时期高校固定资产信息化管理存在的问题

3.1 固定资产管理系统的功能有待加强

现阶段，大多数高校并不具备独立、自主构建信息化固定资产管理系统的能力，因此，其通常会以购买的形式，从供应商处购买软件产品，实现信息化管理。在此过程中，虽然为了满足各个机构、组织的固定资产管理需求，供应商会设置多样化的管理功能，但在信息安全功能上，仍存在不足。而在信息化软件运作中，其中的固定资产信息，往往需要共享给财务系统，因此，恶意代码很可能从固定资产管理系统进入财务系统，引发一系列严重的后果，不利于管理工作的正常开展。此外，在管理系统运行中，存在接入终端或系统的需求，在接入时，系统中就会形成边界，而边界区域通常为信息安全防护真空区域，使得系统的信息安全防护能力下降，影响了信息化管理模式的应用效果［3］。

3.2 存在“信息孤岛”

一般来说，信息化的主要目的就是消除信息孤岛问题，但事实上，由于高校所持有的固定资产数量普遍较多，加之财务人员缺乏的现状，一些高校会设置专门的固定资产管理部门，然后在该部门内指定专门的工作者，与财务人员进行对接，实现固定资产的入账。而在此情况下，出于安全与软件建设成本考虑，高校通常不会为财务系统与固定资产管理系统建立连接，导致固定资产系统成为信息孤岛。在此过程中，信息孤岛的产生，使得信息传递过程中很容易出现错误、疏漏，同时，也不方便财务人员查阅固定资产信息，降低了相关的财务工作效率，由此形成了信息化建设中的“信息孤岛”问题，制约了高校内部管理水平的发展［4］。

3.3 管理人员专业素质有待提升

在信息技术引入固定资产管理工作之后，由于工作负担得到了显著的降低，因此，一些高校将固定资产管理工作再一次划归给财务部门，并将原有的固定资产管理部门并入到财务部门中，实现人员、部门的精简，以节约成本、行政管理工作资源。在此情况下，原财务人员在管理工作上，以及原管理人员在财务工作上均会出现操作不熟练、缺乏经验的问题，形成工作者专业素质参差不齐的情况，这不仅影响两个部门的合并效果，也会使固定资产信息化管理的执行大打折扣。此外，一直以来，人力资源市场都呈现出优质人才紧缺的问题，因此，在人才引入过程中，为了满足自身的人资需求，高校通常会降低准入门槛，导致一些专业素质不足的人员上岗，由此形成了后续信息化管理工作中潜在的问题，影响了高校固定资产的统筹应用效果。

3.4 信息化管理意识有待提高

在新时期下，信息技术的迭代速度不断加快，使得固定资产管理软件迅速更新。而在此背景下，部分高校虽然引入了信息化管理技术，但其依然存在重业务、轻管理的情况，导致其信息化管理意识较低，通常不会及时引入新的管理软件，使信息化建设呈现出落后的状态。在此过程中，由于管理者的信息化意识不足，因此，在实际工作中，通常对软件的更新缺乏关注，使信息化建设难以具备足够的先进性，阻碍了管理工作的进一步发展。一般来说，这种信息化管理意识缺乏的问题，主要源于工作者对信息技术的了解不够，其往往不能准确意识到信息化建设在减轻工作负担等方面存在的效用。同时，一部分工作者的年龄较大，对新事物的接受能力不足，影响了工作团队整体信息化管理意识的树立，极大地限制了固定资产管理信息化水平的提升［5］。

4 新时期高校固定资产信息化管理的优化对策

4.1 加强固定资产信息化管理机制建设

应对资产管理机制进行信息化优化，使其在运作中为管理系统提供良好的环境，促进信息化管理顺利推行。资产管理部门应加强和财务部门合作，对招标采购加强科学管理，防止硬件与软件设施设备出现安全漏洞。针对软件开发和硬件管理以及系统操作、信息存储、系统环境控制等方面，进行全方位的管理。应根据环节特点分配和指定专项管理人员，促进环节优化，科学掌控全局。其中，参与人员、信息调阅权限、管理制度、安全预警措施等都应精细化管理，保证信息安全。在机制实行应用中，应强化监督，定位应用缺陷，促进查遗补漏［6］。

4.2 升级固定资产信息化管理系统

资产管理系统在技术升级、信息扩容以及其他因素影响下逐渐显露弊端，软件应持续完善，定期升级，以软件为管理形式之一的管理系统也应力求完善，积极升级。固定资产应实施量化管理，与绩效挂钩，借助绩效管理的积极影响力提升执行能动性，促进管理完善。系统升级还包括信息更新管理，当固定资产的数据信息发生变更时，应及时予以更新。固定资产中资产形成、调度、维护管理和按规定处置等属于日常业务，对这些业务应强化过程管理，保证资产有效性应用，保证资产应用的持续性利益。此外，还应对资产信息的可靠性和精确性加以重视，开展实时、动态管理，辅助科学决策。在管理中应灵活应用功能模块，对管理系统进行个性化设计与应用［7］。

4.3 构建高校管理信息化平台，实现动态化管理

根据相关管理办法要求，学校在进行仪器设备管理时，应采取现代化手段，促进科学管理，该管理中应完善网络资源建设，促进信息网络化传输。精密仪器设备是高等院校重要的固定资产，虽然各高校教学实力不同，但是资源普遍存在局限性，应使用有限的资源创造更大价值，这也是资产管理的核心目标之一。应优化资产整合，促进资产共享和共同使用，调节资源配置，以优质应用和合理扩大价值为预期规划资源，有效节约资源。通过建设信息系统平台，与其他高校共享闲置资产，整合相关信息，规范上传备案，除仪器设备外，办公家具以及教育设施等也可利用网络平台申请资产共享，在资产管理单位统一管理下实现优势互补［8］（见图1）。

图1 固定资产共享调配

4.4 加强固定资产信息在部门间的对接和共享

在不同部门之间，应提高信息流通效率，促进及时有效的信息对接，保证优质信息共享，促进全面协同。应强化监督，各部门应高质量和高效率体现部门职能，构建良性管理体系，促进多方协调配合。在此过程中，财务部门应加强资产定期核算，做好财务审计。纪委部门是查处违纪行为的职能部门，针对资产流失等不良事件应强化追责。审计部门的职责是审计资产现状，应科学审计，全面管理信息，促进精细化审计，及时发现审计问题，依法追责，并向财务部门和纪委部门抄送审计报告。资产部门应体现对固定资产的综合管理职能，完善监督管理［9］。

4.5 强化信息化管理队伍建设，提高管理人员的管理和责任意识

想要实现固定资产长效管理，应从根源着手，影响信息化资产管理的直接因素是人员因素，信息化管理虽以信息化技术为主要依托，管理人员却是技术的实际应用者和管理活动的实际践行者。为此，应保证管理队伍持续输入新理念和优质的新型人才，维持管理队伍先进性和灵活性，为优化管理群策群力，体现集体智慧、人才智慧。对于当前队伍，应以信息化为专项主题实施全员培训，打破固定资产管理的僵化思维模式，提升对信息化管理的重视度，纠正错误认知，将信息化管理置于更科学、更客观的地位，加以优质应用。管理人员应明确，信息化管理的推行基础是人才和技术。从素质方面分析，人才应具备运筹学、管理学以及会计学等专业知识，而且对信息网络技术掌握度有客观要求。资产管理人员应针对固定资产管理需要弥补技能缺陷，了解和掌握资产管理软件应用，强化信息安全意识。还应完善升级智能管理软件，提升信息化水平和数据分析精准性，高效应用软件和相关技术。应增强管理者责任意识，对新时期信息管理严峻性和风险性产生客观认知，能动性管理，精细化执行，促进管理完善［10］。

5 总结

综上所述，在对高校固定资产实施管理的改革中，应落实信息化管理模式，消除传统管理中“信息孤岛”现象，促进信息交流和安全共享，完善管理体系并强化其功能影响，重视固定资产管理中执行者（即人才）的专业素质影响作用，经济渗透信息化管理理念和新时期新视角的管理意识，建设更优质、更有工作热情和责任感的管理队伍，从机制到人员，从主观素质到客观水平，实现全维度优化。