人事档案数字化与人才服务信息化建设的思考

杜俊燕，张 芳*

（河北医科大学第三医院，河北 石家庄 050000）

在人事档案管理以及人才服务体系建设过程中，运用发达的网络信息技术和数字化技术，不仅有助于提高工作效率和质量，也能够进一步加强企业和事业单位自身的核心竞争力，更好地适应现代社会发展所提出的要求。利用大数据技术的整合和汇总优势，能够建立更为广阔的管理空间，对人事档案信息进行有效的整理。同样也可以实现精准的测评，在短时间内快速采集信息，以员工为中心，更好地制定合理的培训方案，从而满足人才服务信息化建设的需求。

1 人事档案管理工作及人才服务建设存在的困境

目前，越来越多的企业开始采用数字化以及信息化技术，进行管理方式和服务模式的转变，在带来便利的同时也存在一定的困境和阻碍。

1.1 数字化管理技术落后

在采用数字化管理技术的过程中，必须保障检索的效率和质量，相比较于传统人工汇总和分类的管理模式，依靠数字化技术能够办理更多的信息档案。相关人员在调取档案信息的过程中，可以依靠关键词进行检索，但同时也要不断满足时代发展的需求。确保人事档案信息能够及时更新，加强安全防护，避免重要的信息泄露，给相关人员带来不便。

1.2 建设体系不够完善

目前，一些企业在改革人事档案管理模式的过程中，都开始采用数字化技术，相比较于西方发达国家，我国在这方面的相关研究较少，总体起步较晚，因此，所构建的数字化管理标准体系还没有得到进一步的完善。比如：基于数字化技术进行人事档案信息的储存、录入、扫描等各个环节，还没有制定统一的明确的规范和标准，因此，在全国范围内难以实现有效的改革[1]。

1.3 信息安全存在风险

在应用科学技术开展人事档案管理工作的过程中，可能会面临信息安全方面的问题，主要是由于缺乏对系统功能的升级和维护措施，容易造成重要信息泄露和信息漏洞，这就会给人事档案管理系统，带来一定的风险，不利于实现可持续数字化发展的目标。一些网络黑客和不法分子就容易借助这些漏洞，盗取人事档案的重要信息，对这些问题未来也需要加强安全防护设施。

2 人事档案数字化及人才服务信息化建设的现实意义

技术理性相比较于人工操作能够达到更高的效率和质量，在当前信息时代及网络时代的背景下，采用信息技术和数字化技术进行人事档案管理和人才服务信息化建设，能够在更为广阔的空间范围内，广泛采集来往人员的数据信息。对于企事业单位来说，能够详细记录人事有关的各方面信息数据，比如：某位员工的工作变动以及自我简介信息，借助数字化技术有助于快速分析员工适合工作的领域和岗位，提高管理部门决策的科学性[2]。能够在此基础上制定更为科学合理的培训方案，针对不同员工的实际情况，采取相应的培训力度和模式，有助于提高员工的综合素养，推动企事业单位的工作得到顺利地开展。除此之外，对信息的精准采集和分析，也有助于管理阶层在短时间内快速调取关键信息，对以往的工作情况进行总结，进一步制定长远的发展方案和工作计划。

3 推进人事档案管理信息化建设与人才服务信息化的对策研究

在管理日常档案的过程中，首先要确保档案信息的准确性，在以往的工作模式中都是由人工进行审核和检验，避免后续进行二次校对。依靠数字化技术能够进行快速的分类和归纳，制定更为清晰的目录，也能够拓宽人才服务的内容和范围。

3.1 进一步深化档案管理模式的改革

档案材料涉及的方面极其广泛，不仅包括工作人员在自身岗位上工作的具体时间，还包括以往从事的岗位和主要工作领域，能够对这些信息进行快速的汇总，从而对员工实现更加全面的测评。有助于为员工绩效考核，提供更加直观的参考依据，也便于企业制定更为合理的人才培训方案。对此，必须要根据实际情况，建立科学有效的档案管理模式。首先要确保档案信息的准确性，借助数字化技术制定更为清晰的目录，针对每位员工进行档案信息的核实，一旦发现有缺漏、失误的情况，都需要及时进行修改[3]。相关部门也要定期对人事档案进行二次检查，确保档案信息及时更新，避免给企事业单位的统一人事管理带来不必要的麻烦。建立统一规范化的工作机制，有助于督促各个部门在自己的工作岗位上严格履行工作要求。按照流程开展这项工作，一旦发现信息有缺漏就需要及时进行修改和重新输入。必须要采取严格的标准进行核实，以确保所有人事档案信息的规范性。除此之外，相关部门也需要定期核实人事档案数据库，提高资料库内容的标准性，为了推动人才服务信息化建设，可以采用身份验证的方式进行检索。

3.2 确保管理制度能够得到落实

为了促进人事档案实现数字化管理，人才服务实现信息化发展，要确保管理制度能够得到有效的落实。对此必须要制定统一到信息化建设标准，首先，针对信息技术的应用应建设统一的规范，相关操作人员应严格按照规范进行工作。在采用人才信息化系统的过程中，也需要积极利用网络技术的优势，加强各个部门之间的资源共享和交流，在需要的情况下，需要授予档案信息调取的权利，借助统一的技术应用平台，有助于促进各个部门和领域的分工协作，进一步提高企事业单位的工作效率。在以往部门交接工作的过程中，往往会出现资源重复收集和汇总的问题，给企事业单位带来一定的成本浪费的问题。对此，应构建更加方便快捷的信息检索系统，加强对企业信息化建设相关人员的专业培训，确保他们能够具备过硬的信息技术操作和应用能力。围绕企事业单位的信息化建设需求，构建专门的信息技术专业机构，聘请该领域的顶尖专业人员，对相关工作人员进行培训。也有助于督促整个工作团队，严格按照统一化管理的标准和规范，进一步提高人才服务体系建设的效率。通过这种方式提高信息技术人才的职业素养。结合工作的实际情况也需要外聘一些培训专家，对档案管理员工进行多方位的培训，以便于提高他们的信息技术应用能力。

3.3 采取有效安全维护措施

首先，要对人事档案的录入工作进行较为严格把控，并且要及时将录入的人事档案进行审核与归档，要把人事档案储存地与相关事物办公地点划分清楚，根据实际需要进行档案是与档案录入是的建立，这样才能够更好地保障人事档案的安全性，除了一些专职管理人员，能够按照相关规定查阅人事档案以外，其他人员一律不能随意翻看这些人事档案。其次，从事人事档案管理的工作人员要树立严格的保密意识与工作责任感，为了更好地保障人事档案保密工作的落实，应当根据实际情况设立人性化的保密措施与规章制度，让参与人事档案数字化建设的相关人员签订保密协议，还可以举办宣誓仪式，让大家对人事档案保密工作进行承诺，严格落实人事档案的安全保存与相关工作机制。再次，根据相关的规章制度建立作为完善的奖惩机制，要明确对泄露人事档案，或造成严重后果的人员所进行的处罚细则，以此来让相关工作人员保持敬畏心理，更好地保障档案管理工作的安全性。最后，在数字化建设的进程当中，要紧密依靠硬件设施的升级与完善，对于单位内部所使用的保存系统与设备设施要根据实际情况，积极争取更新维护的机会，面对所存在的安全威胁与问题，也要及时向技术人员反映做好防护措施，做好充分的档案信息安全保障工作。除此之外，也需要促进纸质材料和电子材料之间的对接，确保内容信息的完整性和一致性，加强各部门之间的协作和配合，推动人才服务朝向信息化和智能化方向得到发展。

4 结语

综上所述，在数字化及信息化时代的背景下，数字化技术和信息化技术已经被广泛应用在人事档案管理和人才服务建设的过程中，明显提升了档案管理水平和人才服务的效率。在更为广阔的空间范围内，能够建立更加完善的档案数据库，满足不同现代企业和单位发展的实际需求。但与此同时，也面临信息安全和数据泄露的问题，必须要注重加强档案信息安全管理，提高对相关工作人员的培训力度，将技术的控制权牢牢把握在企事业单位的手中。