条形码技术在病案信息化管理中的应用

刘娜

盘锦辽油宝石花医院 辽宁 盘锦 124000

引言

病案作为医务人员在疾病诊疗过程中的信息记录文件，主要对患者的病情发展情况、诊疗方法、治疗效果等信息进行完整、客观地记录。通过做好病案管理工作，不仅方便医患双方再次就诊时明确方向，而且这一信息也是医学研究的重要资料。而病案的载体形式包含纸质文件、电子文档、影像胶片、病理切片等等，要求医院的档案管理部门做好存档管理工作[1]。而随着社会时代的快速发展以及医疗结构规模的扩大，病案信息体量日渐增大，如果依旧采取传统的纯人工病案管理模式，必定会影响医院的工作效率与治理，所以必须踏上信息化发展道路。其中，条形码技术凭借着在信息采集与记录工作中表现出的可靠性、便捷性、精准性、低成本的优势，在如今的病案信息化管理中得到了广泛应用。

1 条形码技术概述

条形码（bar code）是一种由反射率、宽度存在差别的黑白条与空格，按照既定规律排列组成的平行线图案，属于一种数据载体，能够承载录入的有关信息。作为一种信息承载形式，条形码无法通过人类视觉识别，需要用到专用的条形码识别装置进行计算机语言转译，借助的正式自动识别技术中的一种[2]。随着计算机技术的快速普及，条形码技术在社会生活生产中得到了广泛应用，其中在医院病案管理工作中，主要是根据病案号进行转码，形成黑白条纹与空格的组合图案，将其打印在住院病案首页上，如图1所示。每个病案有且仅有一个对应的条形码，用扫描枪对条形码进行扫描，便能在计算机上显示转译结果。

图1 住院病案首页条形码样式

2 条形码技术在病案信息化管理中的应用背景

一方面，随着社会时代的快速发展，医院每天接待的患者人数不断增多，病案库房的病案数量可用“海量”来形容，导致病案管理人员的工作压力剧增，出现差错率不断上升的迹象。从实际来看，过去的纸质化病案资料是按照编码序号顺序上架的，时间一长或借阅次数增多，则有可能导致病案编号磨损无法辨明，归还时则容易出现错放的情况，严重影响后续借阅工作效率。而且手工管理病案的方式会增加人工、时间的成本，不利于医院的长远发展[3]。

另一方面，信息化技术在近年来得以飞速发展，条形码技术在众多领域应用广泛，安静器应用到病案信息化管理中，相较于手工管理模式而言，能够大幅提升病案信息的数据采集与处理速度，同时全面提高了数据的精准率，为医院病案管理者对病案信息的实时、精准掌握提供了可能。

3 条形码技术在病案信息化管理中的具体应用

3.1 数据输入

用专门的扫描装置对条形码进行扫描，能够实现病案数据的自动化等级输入。第一步，回收。工作人员在病案信息化管理系统中登录权限账号，选择“回收”操作，用扫描枪对病案首页的条形码进行扫描，承载在条形码中的病案信息便会自动化录入医院信息系统，意味着病案已回收；第二步，整理。回收后的病案会分发给不同的整理人员，通过登录各自账号进行整理，能够保证病案实现精准定位。在系统中选择“整理”操作项，同样扫描病案首页条形码，便能完成病案数据整理，代表病案经过了整理人员的手，整理工作已完成；第三步，编码。整理过后的病案会按照科别类型的不同而分发给不同的编码人员，在选择“编码”操作项后，扫描病案首页条形码便能对病案数据进行编码；第四步，质控。质量控制阶段的操作方法与前面基本相同，意味着病案质控工作的完成；第五步，上架。经过了上面流程后，库管人员通过扫描条形码，对病案进行“上架”操作；第六步，扫描。扫描人员将病案从架上取下，对其条形码进行扫描登记，完成后纸质病案则做好封存管理，一般使用的便是扫描版病案。

3.2 数据输出

病案信息化管理会用到计算机设备，主要用作存储与检索，均十分方便。在病案信息化管理系统中，只需要搜索病案编号，便能快速、精准地定位病案的位置与具体状态。所有检索出的流程均代表病案此刻经历的环节，在进入下一个流程后，上一个流程便会定位失效，所以状态是跟随流程实时更新的，能够第一时间了解病案的位置。尽管该患者的病案有着许多流程，但最新状态会在最前面显示，所以检索其病案时能直观地看到病案在“质控”环节，如果要找出这份病案，可直接找对应工作岗位，提高了工作效率。

3.3 病案复印

在以往的病历管理软件中没有区分的特别细，归档后不能知道是否在编码还是在指控，因此导致病案提供速度慢，患者等待复印时间过长的情况，严重影响患者的就诊满意度。而条形码技术在病案管理中的应用，工作人员只需要在系统中检索病案号，便能定位到病案此刻所在位置与状态。比如，如果病案显示在“编码”环节，意味着病案此刻在病案室内的编码环节，前往对应工作岗位查找即可；如果病案显示是空白，意味着病案尚未回收，可直接去医师办公室查找；如果病案显示“等待修改踢坏”，意味着该病案信息将要被主治医师修改，此时最好不要进行病案复印，建议患者等候一段时间或申请邮寄服务。

3.4 病案借阅

在大规模的医疗机构中，每天的出院病案数量巨大，而且还有众多三甲医院承担着医疗、教学、科研的工作任务，同样需要调用一手病案进行借阅，借阅病案的人员、次数增多，如果继续沿用人工查找纸质病案的方式，一定会造成工作效率、耗费时间长的局面。将条形码技术应用到医院病案借阅工作中，通过实现病案的自动化管理，病案流通速度大幅提升，除了少量病案尚在流通外，绝大多数病案都会第一时间扫描，不会再出现病案堆积如山的情况。病案的借阅只需要在计算机中输入病案编号，能快速定位病案状态，只要状态显示为“扫描”，意味着该病案已扫描完成，便可直接借阅电子版；倘若病案显示在其他流程，则直接去工作岗位查找，此举能排除绝大部分已扫描的病案，对小部分未扫描的纸质病案进行借阅查找，工作量会减小很多，速度也能提上去。

3.5 定位问题病案

为了确保病案质量，医生往往会对病案做出修改或补充，在病案信息化管理系统中，医生需要先在线提交对病案的修改申请，得到医务部的许可后才能修改。在收到医师的病案修改申请之后，病案管理工作人员需先检索病案编码，查看该病案是否已被复印，之后提交给医务科进行处理。同时，病案管理工作人员会在系统中将其更正为“等待修改替换”状态，扫描登记该病案的条形码。倘若患者需要复印而此刻病案状态显示为“等待修改替换”时，代表病案资料不够完整，为了避免可能出现的医患纠纷，原则上暂时不宜辅以；如果等待一段时间后状态显示为“完成修改替换”，意味着病案已经过了医师的修改完善，此时可正常复印或借阅。

3.6 定位邮寄投诉

患者出院后因为各种原因未在医院打印病案，而选择在微信公众号办理病案快递邮寄服务，一般情况下会走绿色通道尽快完成相应流程，让患者第一时间拿到病案。然而，在流通环节中会出现不同因素的影响而导致病案长时间未邮寄，从而引起患者的不满进而投诉。有了条形码技术的应用，便能精准定位邮寄流程中的环节信息与操作时间，查明病案未能及时邮寄的原因。可根据病案在“回收”状态的操作时间，判断是否是因为归档过慢而造成病案没有及时邮寄；也可根据“整理”、“编码”等状态的操作时间，判断各工作岗位是否存在耽误病案邮寄的事项。

4 条形码技术在病案信息化管理中的应用效果

4.1 保证病案封面清晰美观

在病案封面粘贴打印出的对应条形码，不仅打印过程快速便捷，而且条形码整体观感工整。反观以往人工手写录入患者病案号码、姓名、出院时间与科室等信息的工作方式，极易因为粗心行为出现数据偏差，有了条形码技术的应用均可避免。而且条形码标签规格统一、白底黑字，非常醒目，不仅为病案库房管理提供方便，同时也便于病案管理的各个扫描操作环节。

4.2 提高工作效率与质量

以往的病案借阅与归还管理主要采取人工登记的方式，但因为病案编号由多位数字组成，通过手工逐个输入不仅浪费时间，同时也会因为粗心而出现数字错输、漏输或输入其他字符的情况，严重影响工作效率。而借助条形码扫描设备对病案条形码进行直接读取，平均仅需0.5s时间，不仅登记时间缩短，而且基本不会出现差错。从应用效果来看，借助条形码扫描系统对病案号进行自动识别，可快速办理病案的借阅与归还工作，弥补了工作误差，受到医务人员的一致好评。同时，在复印窗口引入条形码自动识别系统，也能快速定位到患者要复印的病案资料，缩短了手续办理与等待时间，而且复印的资料非常齐全。可见，条形码技术的应用能提高工作效率与质量，从某种程度上来讲利于医患关系的发展。

4.3 具有强大统计查阅功能

通过扫描枪对条形码进行扫描，能够自动识别出病案的全部信息，并且界面内显示的各种表格有着规整格式、齐全数据，操作简便且定位功能强大。通过对已回收的病案进行识别，其流程、状态都会按照时间顺序逐一列明，查询非常简单，无论是入院管理还是科研工作使用，即使是流动频繁的病案都能一目了然，方便病案管理人员的查找。同时，在条形码自动识别系统中，还能对病案使用情况、医师借阅次数、复印量、病案使用途径等项目进行实时化统计。

4.4 便于考核工作开展

医院绩效考核是提高医疗工作服务质量的有效手段，条形码技术的应用同样能为考核工作的开展提供方便。病案管理的回收、整理、编码、质控、借阅、复印、邮寄等各个环节，均由不同工作人员登录不同权限的账号进行操作，在条形码自动识别系统中也会对相应工作人员的工作量进行统计，客观反映出了不同岗位的工作强度。在该系统的应用下，不同岗位人员的绩效能实现量化考核，实现工作质量控制。

5 结束语

综上所述，条形码技术具有识别快速、操作简单、输入便捷、精准定位等优势，将其应用到医院的病案信息化管理工作中，相较于以往的手工录入模式而言，不仅能够缩短病案查找的时间，同时也能精准快速定位病案位置及状态，实时掌握病案信息资源。可见，在条形码技术的加持下，病案管理实现了自动化、信息化、流程化的管理，节省了人力与时间方面资源，同时提升病案利用效率，缓解了病案管理工作的巨大压力，能够为医疗机构的诊疗工作提供可靠保障。