浅谈农业机械检验检测机构的文件控制

内蒙古自治区农牧业技术推广中心

□ 王靖 刘波 郭海杰

文件是信息的载体。管理体系文件是建立并保持体系有效运行的基础，也是指导检验检测机构开展工作的根本依据，制定程序对文件进行控制必不可少。文件控制是对文件的编制、审核、批准、标识、发放、变更和废止等环节的管理，贯穿于检验检测机构管理体系运行全过程。近年来，随着认证认可要求等因素不断更新，对文件控制提出了新要求。

一、检验检测机构文件控制要求

检验检测机构管理体系文件控制，需满足中国计量认证（CMA）、中国合格评定国家认可委员会（CNAS）等认证认可准则要求。在RB/T 214—2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》和CNAS—CL01：2018《检测和校准实验室能力认可准则》、CNAS—CL01—G001：2018《CNAS—CL01〈检测和校准实验室能力认可准则〉应用要求》等标准和准则中提出规定。

根据表1所示，文件控制要求可归纳为以下几点：

表1 认证认可准则、标准对文件控制的要求

1.建立和保持控制管理体系内部和外部文件程序，明确文件全过程管理要求，并执行程序控制管理体系文件。

2.定期对管理体系文件进行审查和跟踪，确保文件现行有效，防止使用无效、作废文件。

3.管理体系文件应传达至有关人员，并确保在使用地点可获得适用文件的相关版本。

二、文件分类和管理

（一）文件的结构和分类

农业机械检验检测机构的管理体系文件，在满足CMA、CNAS认证认可准则要求的同时，还要结合《农业机械试验鉴定办法》等行业政策法规及机构自身管理要求制定。管理体系文件内容繁多、形式多样，可以是政策声明、规范、程序、计划，也可以是图表、张贴品、制造商的说明书、图纸等。文件可以承载于各种载体上，包括硬拷贝和数字形式等。

管理体系文件适用于检验检测工作相关部门、人员和全过程，满足机构内检验检测结果质量要求，指导和规范农业机械试验鉴定工作。在检验检测机构中，通常将管理体系文件分为内部文件和外部文件。

内部文件：机构内部编制、发布的文件。包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格等。采取自上而下的层次结构，上层是纲领，下层是支撑，上下层互相衔接，有利于文件的发放、保持和理解。（如图1）

图1 管理体系内部文件层次结构图

外部文件：来自机构外部，对质量和技术等活动有影响或有指导性、指令性作用的文件，包括法律法规、标准、鉴定大纲以及相关规范性文件等。

（二）文件全过程管理

管理体系文件全过程管理，每个环节都需要控制，主要包括编制、审核、批准、标识、发放、变更和废止等。（如图2）

图2 文件控制流程图

1.文件编制：包括内部文件编写和外部文件纳入。通过成立体系文件编制组或确定编写人，按照要求编写和纳入，不断构建和完善管理体系文件。

2.文件审核：包括编制后审核和定期评审。文件控制程序中需对文件审核人员的权限进行规定。

3.文件批准：编制好的内、外部文件发布前,必须经授权人员审核批准方可使用。

4.文件标识：为区分不同文件及版本，受控文件应有唯一性标识。为防止使用作废或非受控文件，可对纸质文件加盖“受控”或“作废”章。

5.文件发放：内部文件根据程序文件中规定的发放范围发放，外部文件根据具体工作需要发放。为便于文件跟踪和管理，不同人员获取的文件上应有受控/分发标识。

6.文件变更：在识别出文件的适宜性、符合性和有效性不满足要求时，应及时对文件进行变更。文件编写人员执行文件变更流程，由相关审核人员批准。为便于识别文件更改和当前修订状态，文件变更时需保留修改标记。

7.文件废止：当文件不满足管理体系要求或无法变更时，对文件进行作废处理。对于个人需要保留或参考的作废文件，应由文件管理员添加标记，如加盖“作废”章。

三、文件控制的关键点

（一）唯一性标识

文件的唯一性标识是识别文件受控状态的重要手段。内部文件的唯一性标识，一般包括文件类型、文件号、发布/实施日期、修改状态、发布机构、受控/分发号等信息。外部文件一般沿用自身的识别标识，如标准/大纲号、文件号、文件名称、发布/实施日期、修改单号等，纳入管理体系后增加受控/分发号等信息。

随着管理手段不断提升，文件唯一性标识也由传统的文字代码、标记符号发展为由计算机管理系统辅助的条形码、二维码或其编码等表现形式。但无论形式如何转换，其本质依然是体现文件的状态、分类及归属，便于管理和控制。

（二）文件评审

定期的文件评审必不可少。通常以年为周期，在内部审核之前进行。检验检测机构也可根据具体需求，不定期或适时开展文件评审活动。

文件评审应重点考察以下内容：是否满足现行国家法律、法规和行业政策要求；是否满足机构自身质量管理、技术管理和行政管理要求；是否满足农业机械试验鉴定业务发展和行业水平提升要求；各项质量活动的职责范围和目的要求是否明确；体系文件中各项规定是否具有可操作性，与实际检验检测活动是否相匹配；内、外部文件是否现行有效；现行体系文件是否根据检验检验活动变化情况进行增加、删减或合并等。

文件评审应做好相关记录，及时对发现问题整理和汇总，按文件控制程序要求执行文件变更或文件作废，文件评审结果也可为管理体系改进服务。

（三）纸质文件与电子文件的控制

文件控制是一项繁琐工作。传统依托于纸质文件，文件管理员通过发放和回收等方式实现文件有效控制。随着检验检测机构业务范围不断扩大，涉及的标准和大纲不断增加，内、外部受控文件数量日益庞大，纸质受控文件的管理存在着诸多困难。

借助计算机管理系统和网络服务平台，实现规范便捷、高效节能的体系管理成为检验检测机构选择的新方向。通过构建内部局域网和实现人员授权管理，实现文件控制电子化。授权人员登录管理系统后，根据权限对文件查看和下载。系统对打印受控文件自动生成唯一性标识，实现受控文件的管理和追踪。电子文件控制可减少管理成本，将过程繁琐的纸质文件发放登记流程便捷化，同时利于检验人员随时查阅，及时获取文件信息。在外部文件管理上，可借助标准文献公共服务平台的标准托管等服务，实现检测方法动态跟踪。通过及时接收平台发送的作废、变更的信息，代替机构主动发起的标准集中查新，能便捷、高效地防止使用过期作废文件。

四、小结

纸质文件在管理体系运行中虽存在一定不足，但在目前还不能完全被电子文件所替代。提升电子文件控制覆盖面，把二者更好地相结合是检验检测机构不断探索的方向。通过不断研究探讨，寻求文件控制高效、准确和便捷的途径，推动体系文件管理规范化、流程化，进而提高检验检测机构的整体管理水平。