高校学籍档案数字化管理的现状分析及思考

武丹阳

(内蒙古财经大学，内蒙古 呼和浩特 010051)

档案管理是高校教务管理工作中最重要的组成部分，高校档案管理工作所包含的内容也非常广泛，主要包括教学档案管理、人事档案管理、学生学籍档案管理和教务活动档案管理等[1]。随着高校办学规模的蓬勃发展，高校学生档案爆发式增长，传统的学籍档案管理模式和手段存在的问题不断凸显，因此学籍档案管理数字化已经成为必然趋势。

1 高校学籍档案的作用和特点

学生学籍档案是指学生从入学开始到毕业离校这一时间内的政治思想表现、社会实践和学习成绩等原始、真实、系统的记录[2]。主要包括：高考原始档案材料、学生学年鉴定表、高等学校毕业生登记表、学籍卡片、在校期间的成绩单、获奖证书复印件、违纪处分记录、健康体检表、体质健康标准登记卡、毕业生实习登记表和学生干部登记表等。

学生的学籍档案的用途十分广泛和频繁。以笔者的工作经验来看，学籍档案的主要用途有以下几个方面：①学生的学籍档案是用人单位了解新入职学生的主要依据之一。它真实而准确的记录了学生在校期间的表现，是学生在校学习生活的缩影，用人单位可在短时间内对学生的基本信息有初步的掌握。 ②毕业生因保管不善，遗失了学历(学位)证书，需要补办学历(学位)证明书。补办人向学校档案科提出申请，学校档案科出具申请人的学籍卡片、成绩单、当年的高考录取名册、毕业证(或学位证)编号复印件后，学校教务处可出具补办学历(学位)证明书(见图1)。……