电子会计凭证的归档分析

李梦瑶 李广都

摘要：随着国家出台会计档案电子会计凭证的相关管理规定，电子会计凭证归档已经成为档案界必须面对的问题。该文结合国家管理规定和档案管理学知识，重点分析电子会计凭证的归档问题，希望能够对该凭证的归档和管理工作起到积极的促进作用。

关键词：会计档案 电子会计凭证 在线归档 档案管理

随着我国社会经济的发展，电子会计凭证出现在人们日常生活中，广泛参与人们的各项经济活动，特别是经济账目来往和各类报销活动，因此对于电子会计凭证的管理和具体法律效力等问题，成为人们关注的热点问题。

电子会计凭证是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子原始凭证、电子记账凭证等。电子会计凭证以电子形式生成、传输、存储，不论是生成形式、传输渠道还是存储介质，均有别于纸质会计凭证，完全处于电子环境中。近年来，随着互联网经济的发展及无纸化、电子化社会交易与消费事务的兴盛，电子会计凭证的运用范围越来越广泛。电子会计凭证兼具便捷性、高效性、环保性等特征，可弥补传统纸质会计凭证的部分不足。

电子会计凭证的法律效力是指法律赋予电子会计凭证的约束力量。并非所有的电子会计凭证均具备法律效力，由于电子类数据本身固有的特点，只有在规定范畴内的电子会计凭证，才享有同正式的纸质会计凭证同等的法律效力。2020年3月，财政部、国家档案局印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，其中第二条指出：“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。”来源合法即来源符合法律的规定，才能在法律的制度框架内正当、持久发揮其法律效力。来源真实则是在遵循既有的来源合法规定的基础上，确保电子会计凭证来源真实、可靠，在必要的条件下，能够提供渠道来源的资质证明文件、电子订单等相应记录，从而保证电子会计凭证内容与实际相符。

近年来，电子商务发展迅猛，极大地改变了人们的生活习惯和消费模式。现阶段电子商务活动的大力推广，必然要求更多的在线电子凭证生成后运用于日常生活中，同时必然要求电子凭证广泛运用于报销流程及报销后进入归档流程，以符合国家经济活动需要。电子会计凭证被归档转化为电子会计档案，需要符合法律层面的归档依据、在线认证必须有效、严格执行具体归档流程。

（一）符合法律层面的归档依据

电子会计凭证转化为电子会计档案，需经过归档流程。电子会计凭证的归档及管理应符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）中的相关要求。第一，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料满足来源要求、会计核算系统要求、审签程序、档案管理系统要求、防范措施、备份制度，可进行归档，形成电子会计档案。第二，单位外部接收的电子会计资料，除须满足内部会计档案资料向电子会计档案转化的条件要素，还需附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。这样首先要确保生成的电子凭证的真实性、合法性，然后才能进入报销和归档程序。

（二）电子会计凭证的在线认证必须有效

现有的管理规定要求公民和法人单位接收的包括电子发票在内的各类电子凭证必须经过法定平台认证，保证其来源的真实可靠及内容的合法完整，才能进入符合要求的报销、归档流程。目前增值税发票查验平台（https：//inv-veri.chinatax.gov.cn）作为国家税务总局开发的官方查验平台，不仅具有权威性，而且能够有效鉴别电子发票的真伪。所以，法人单位财务人员通过网络接收电子会计凭证后，可登录平台并下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子发票并验证电子签名以及电子发票监制章的有效性。在电子会计凭证报销及归档流程中设置在线认证步骤，能够保证电子会计凭证的合法合规，有效防止虚假报销、篡改信息等不良行为，确保报销流程合法。经过验证的电子凭证才是真实的，才可以进入归档流程。

（三）严格执行具体归档流程

业务部门在收到申请人提交的报销申请后，经过审核和在线审批，可以将申请人的报销申请在线办结，完成此项报销业务活动。然后，财务部门需要将这些报销凭证（包括用于报销的电子会计凭证）移交给档案部门归档保存。目前，电子会计凭证归档保存分为以下两种情况进行。

1.已建立电子档案管理系统的单位归档流程。第一，如果一个单位的电子会计凭证归档、管理分属不同的电子档案管理系统执行，且与电子发票相关的会计凭证，如记账凭证、报销凭证等均已实现电子化，则主要依托执行电子文件归档功能的系统，完成电子会计凭证的归档流程，再转入执行电子档案管理功能的系统对相应的电子会计凭证进行保管。在归档中，应注意电子会计凭证导入、导出过程中可能存有的风险，以及重复归档的可能性。第二，档案部门和财务部门采用独立的电子档案管理系统和会计信息系统。电子会计凭证归档功能、会计档案管理功能分别由业务系统（会计信息系统）和独立的电子档案管理系统来执行，若相关会计凭证已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证先在存有前期流程业务信息的业务系统整理和归档，再导入电子档案管理系统，并依照相应的保管期限进行保存。在归档中，应特别注意电子档案管理系统或会计信息系统升级时对电子会计凭证归档与管理间的无缝衔接造成的影响。第三，如果单位与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，一方面，财务部门需加紧推广使用电子会计凭证进行业务办理与归档，循序渐进提升电子会计凭证的使用率和归档率；另一方面，在实际工作中可单独将电子发票在预归档中心衔接归档接口在线批量自动导入或手动导入电子档案管理系统，并根据电子档案管理系统的归档、保管、利用等基本管理功能模块设计，对电子发票进行整理、归档、保存。在归档过程中，注意必须以安全可控的环境与相应的技术措施确保电子发票的真实性，预防电子发票内容由于环境与技术的漏洞被篡改。

2.未建立电子档案管理系统的单位归档流程。第一，未建立电子档案管理系统与会计信息系统的单位，整体会计档案管理基本延续传统人工档案管理模式。第二，如果单位已经实施了会计信息系统，具备了一定程度的会计信息电子化管理基础，则能够保障预归档环节的电子化。依托会计信息系统，如果与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可先将电子会计凭证移交会计档案管理人员保存，再进入归档保管阶段。移交时，以一整套对应的记账凭证、报销凭证、电子发票、其他附件列入文件夹，作为独立的凭证存储文件，并为该文件夹单独编制档号。相关人员要将不同档号的凭证文件夹合并为当月的凭证文件夹，不同月份的凭证文件夹与台账或目录合并为当年度的凭证文件夹，最终形成有层次、有条理的存储结构。第三，如果单位与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，则可单独将电子发票通过硬盘、光盘等存储介质移交会计档案管理人员，会计档案管理人员再进行整理、归档并长期保存。移交时，电子发票的分类存储方式同上所述，以月份、年份为线，从而形成清晰、有序、合理的电子发票层级文件夹，方便会计档案管理人员进行后续的整理工作。

（一）适应纸质与电子版双套并存的现状

目前，由于不同区域、不同行业的信息化水平存在较大的差异性，短期内无法要求全社会所有行业完全实现电子会计凭证的归档，具体推进过程还需要很长时间，因此纸质会计凭证与电子会计凭证在社会各界的报销中仍会长期并存，也就是说目前的会计凭证双套制归档模式依然是主流。因此，加强纸质会计凭证与电子会计凭证的同步归档管理显得尤为重要。当前一段时间内，档案部門、财务部门可以通过建立归档对照表、报销单条形码等手段，保证纸质会计档案与电子会计档案的整合管理，实现纸质会计档案与电子会计档案间的顺利互查。

（二）积极鼓励单位优先使用电子会计凭证进行报销和归档

目前，随着社会信息化和电子文件管理进程的加速，电子会计凭证的运用越来越广泛，归档单位与个人在符合条件的情况下，探索优先使用电子会计凭证进行报销入账归档，既符合国家层面的倡导，也可以此为契机，简化单位内部会计凭证归档流程，提升工作效率。因此，当前高校和许多国有大型企业单位，应该积极改进工作模式，加大信息化设备投入，促进单位优先使用电子会计凭证进行报销和归档，少数单位可以优先试点，等到改进后逐步推广到本行业、本系统的所有单位。

（三）归档材料和归档流程要符合规范

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中列举了单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的数种情形，从中可以看出国家对电子会计凭证归档的有力支持。但这些都基于一个前提，即电子会计凭证进行报销和归档首先要规范化并符合国家档案管理要求。

随着我国电子政务的不断发展，电子会计凭证的运用和规范归档工作，成为社会各界必须面对的问题，因此研究这一问题具有积极的现实意义，同时也是为了更好地保障电子会计凭证服务社会和促进社会经济发展。

*本文系2017年国家社会科学基金课题“大数据背景下的民生档案信息服务发展与创新研究”（项目编号：17BTQ073）的阶段性研究成果。

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作者单位：南京理工大学档案馆